魅力的なイントラネット：従業員エンゲージメントを高める22のアイデア
それでは、従業員エンゲージメントを向上させるにはどうすればいいのでしょうか？ 重要な要素の一つは、イントラネットソリューションを導入し、従業員がプラットフォームを日常的に採用して利用できるようにすることです。
この記事では、従業員エンゲージメントを高めるための幅広いイントラネット活用アイデアをご紹介しています。具体的には次の2点がわかります。
- 近代的なイントラネットの特徴と、それに関わる従業員エンゲージメントとユーザーアダプションの定義
- 組織向けのイントラネット活用アイデアの詳細
近代的なイントラネットと従業員エンゲージメント、ユーザーアダプションの基本的な定義
近代的なイントラネットとは？
近代的なイントラネットは、最も勢いがあって強力な従業員向けのコミュニケーションツールの一つです。
これらのプラットフォームは、情報のデータベースと知識共有システムの役割を果たします。
デジタルワークプレイスは従業員エンゲージメントを維持するために不可欠であり、生産性に直接影響を与えます。
従業員エンゲージメントとは？
従業員エンゲージメントとは正確には何を指し、どのように測定できるのでしょうか？
当然のことながら、高い従業員エンゲージメントは、従業員がより生産的で仕事に熱心に取り組めるような適切な労働条件から生まれます。
従業員の満足度のみを調べる満足度調査とは異なり、従業員エンゲージメントは、従業員が職務を遂行する際にどれほど情熱的 (身体的、感情的、認知的) に取り組んでいるかに焦点を当てています。
ユーザーアダプションとは？
企業のイントラネット活用と従業員エンゲージメントに関連して、
ユーザーアダプションとは、従業員（ユーザー）がイントラネットポータルを通じて毎日情報にアクセスし、参加者になるプロセスのことを指します。
近代的なイントラネットの主な特徴とは？
近代的なイントラネットは、企業やさまざまなタイプの従業員向けの機能が備わっています。
近代的なイントラネットは、従業員に対してタイムリーで関連性があり、魅力的なコンテンツを提供し、仕事をより簡単にします。
そのほかの機能としては以下のようなものがあります。
— クラウドベースソリューション
ソフトウェア導入の決定と同様に、オンプレミスかクラウドベースか選択する必要があります。
イントラネット業界において、クラウドベースの機能は、今日の企業ニーズに対して信頼性や安全性、柔軟性を提供します。
— シームレスな統合
近代的なイントラネットソリューションは、主要なコラボレーションスイートである Google WorkspaceやMicrosoft 365から、ソーシャルメディアアプリやチャットツール、独自アプリなど、サードパーティアプリケーションとのシームレスな統合を提供します。
この機能により、社内コミュニケーションを一つの拠点に集約します。
エンゲージメントとアダプションが不可欠な理由
エンゲージメントの高い従業員のメリットは無限にありますが、わかりやすいメリットの一つは、企業の離職率を下げることです。
エンゲージメントの低い従業員は退屈になり、最終的には不満を抱いて辞めてしまいます。
調査によると、「従業員のほぼ3分の1 (30%) が過小評価され、感謝されていない」と感じています。
従業員を引き込むために優れたソリューションを採用することは、成長を維持するために不可欠ですが、従業員エンゲージメントを高めるイントラネットがそのソリューションとなり得るのです。
また、ソリューションを採用すれば、エンゲージメントの高い従業員はもっとやる気が出てくるため、生産性も高くなります。
とはいえ、イントラネットのユーザーアダプションもまた、重要な要素に変わりありません。イントラネットソリューションに直感的に使える機能がなく使いづらければ、投資対効果はほとんど見込めません。
それでは、自社のイントラネットをより魅力的にするにはどうすればいいのでしょうか？
前述したように、従業員が毎日使用する業務に不可欠なアプリを統合することで、イントラネットエンゲージメントを高めることができます。
以下ではイントラネット活用アイデアをさらに詳しく紹介していきます。
22のイントラネットの活用を促進するアイデア
1. フィードバック調査とアンケートを活用する
イントラネットソフトウェア導入後、イントラネットエンゲージメントを高める最も効果的なアイデアの一つは、調査とフィードバックアンケートを実施することです。
一般的な質問は避け、精査された質問にしましょう。これはシステムの特定の領域に焦点を当て、どのように改善できるか判断するためです。
調査は通常1〜3ヶ月に1回程度、定期的に実施します。以下のような質問をしてみてください。
デザインに関するフィードバック
- デザインは魅力的で直感的に使いやすいですか？
- 情報は見つけやすいですか？
コミュニティやトピックに関するフィードバック
- 足りないコミュニティはありますか？
- 利用されていないコミュニティや、分けたほうがいいコミュニティはありますか？
コンテンツに関するフィードバック
- どのようなコンテンツが最も役立ちますか？
- どのような機会にコンテンツを使いますか？
- 従業員はコンテンツを積極的に作成していますか？（コンテンツ分析により、これらの質問が設けられている可能性があります）
統合とプラットフォームに関するフィードバック
- イントラネット導入後、プロセスにかかる時間は多くなりましたか？少なくなりましたか？
- 統合されていないシステムはどれですか？
2. コンテンツ戦略プランを策定する
イントラネットエンゲージメントを高めるもう一つの方法は、コンテンツ戦略プランを作ることです。
従業員が生み出すコンテンツは、イントラネットソリューションの最も重要な部分の一つです。簡単に素早く更新できるようなテンプレートを求めている従業員もいれば、より高度な機能を求めている従業員もいるでしょう。
基本的な要素としては以下のようなものがあります。
- テンプレート - 従業員が発案から公開までスムーズに移行できるよう、事前に構築されたテンプレートを作成します。
- 分類 - コンテンツタグに関するガイドラインを作成することで、検索やナビゲーションを通じてコンテンツを素早く見つけられます。
- コンテンツプランニング - チームリーダーやそのほかの提案者と協力して、ニュースレターや月次レポート、チームビルディングのアイデアなど、再現可能なコンテンツアイデアを開発します。
イントラネットコンテンツ戦略を維持および改善することで、従業員エクスペリエンスをより良いものにします。
3. 目標を透明化する
企業イントラネットエンゲージメントが低い原因の一つは、目標に透明性がないことです。
従業員は「なぜ私たちはイントラネットソリューションを使っているのか？」という質問に答えられなければいけません。
答えられない場合、それはすなわち、企業目標に透明性がないことを意味します。
社内コミュニケーションの改善、部署や地域間の協力の促進、従業員エンゲージメントの向上など、イントラネットに関する目標は、全社ミーティングや適切な方法を使って示さなければなりません。
イントラネットの目標を透明化することは、目標達成への第一歩なのです。
4. シンプルにする
目標を透明化することに加え、イントラネットエンゲージメントを高めるためのもう一つの簡単で効果的なアイデアは、それをシンプルなものにすることです。
これは、コンテンツやデザイン、使いやすさに言えることです。
前述したフィードバック調査やコンテンツテンプレートなどのアイデアは、イントラネットのシンプルさを向上させるのに役立ちます。
ユーザーテストを実施して、従業員が必要なものを見つけやすいかどうか確認してください。もう一つのアイデアは、従業員が生み出すコンテンツが、すぐに慣れて理解しやすいものであるかどうか確認することです。
最後に、重要な要素はナビゲーションメニューとイントラネットインターフェースです。新しく入った従業員でもほとんど教えてもらうことなく、ログインしてポータルを使いこなせるはずです。
5. 美しいデザイン
デザインの観点から言うと、シンプルさには、美しく、目を引き、人を引きつけるデザイン体験が含まれます。
ブランドアイデンティティに合った適切なフォントや画像、色やスタイルを適用します。これがうまくいくと、従業員のイントラネットエンゲージメントにデザインがどのように影響を与えるかがわかります。
デザインチームはプロジェクトマネージャーと協力し、理想的なデザイン美学とユーザー効率の両方の目的を果たすナビゲーションメニューとレイアウトを実装しましょう。
6. カスタマイズ可能なイントラネットエクスペリエンスを提供する
イントラネットエンゲージメントを高める最も良い方法の一つは、従業員にパーソナライズされたエクスペリエンスを提供することです。
どんな人にも同じアプローチをするのは効果的ではありません。私たちの社会は、ソーシャルメディアフィードを自分の好みに合わせて調整することに慣れているからです。
この概念をイントラネットにも反映すべきです。
従業員に、最も関心のあるコンテンツをフォローし、通知を受け取るよう選択させてください。
また、彼らがログインするたびに、最も関連性が高く重要な情報が提供されているかどうか確認してください。
従業員個人の好みをうまく利用して、従業員のイントラネットエンゲージメントを高めましょう。
7. コンテンツ作成を奨励する
イントラネットエンゲージメントを高めるためのもう一つの重要なアイデアは、コンテンツ作成を奨励することです。
これは、閲覧数が最も多かったり、役立つ記事を書いたりした従業員に賞を授与するなど、インセンティブを与えることで行うことができます。
イントラネットの管理者は、従業員が完了すべきチェックリストを作成することで、ゲーム化の要素を導入することも可能です。
これはデジタル宝探しのようなものです。
8. モバイルエクスペリエンスを提供する
現在、世界人口の約半分がモバイルデバイスを使用しています。
さらに調査によると、アメリカのウェブサイトへのインターネット通信のうち、60%以上がモバイルデバイスによるものだということです。
これは従業員の多くが、職務においてモバイルデバイスに依存していることを示しています。
現代のイントラネットソリューションは、完全なモバイル機能を備え、アプリを通じて利用できるようでなければいけません。そうすることで、イントラネットは従業員の日常生活の一部になるのです。
9. ゲーミフィケーションと競争
ゲーミフィケーション戦略は、従業員エンゲージメント向上のための、もう一つのイントラネットアイデアです。
ゲーミフィケーションとは、ゲームの要素をゲーム以外の物事に応用することです。これを職場に導入するには、いくつか方法があります。
たとえば、企業全体でコンテンツ作成コンテストを開催したり、難しい仕事をやり遂げたら報酬で評価したりすることができます。
対象の従業員にはデジタルバッジやレベルアップ機能を提供し、個人およびチームの成果を披露できるようにします。
イントラネット上の従業員エンゲージメント活動をゲーミフィケーションすることは、イントラネットエンゲージメントを高めるための効果的で楽しい方法だと言えます。
10. 年間行事を計画する
ユニークで何度でもできるイベントを計画すると、従業員が自ずとイントラネットに戻ってきます。
これはチームビルディングに最適であり、イントラネットはチームを組織するための中心拠点になります。
例としては、休日関連の投稿や課題、新年の抱負や料理対決、家族や子どもの写真撮影などが挙げられます。
11. リッチコンテンツ：動画や画像など
1枚の画像には、1000の言葉と同じ価値があると言われています。
マルチメディアやデザイン要素を使ってコンテンツを作成するよう、従業員に勧めましょう。
そうすれば視覚優位型の人にとってより魅力的なものになります。
テキストベースのコンテンツを補完するためには、インフォグラフィックや画像、グラフを使用できます。
特定のタスクに関して従業員に指導するために、必要に応じて短い動画も導入しましょう。
企業や機能によってはアップデートを紹介するときに、画像やテキストで行うよりも動画で行うほうが適している場合があるからです。
12. 面白くて楽しいコンテンツ
ゲーミフィケーションと同様、ユーモアを用いることは従業員を引きつけるのに効果的な方法です。
これは、従業員が自分のコンテンツ投稿でミーム（画像ネタ）やGIFを使えるようになると実現します。
従業員が参加できる楽しい課題を設定しましょう。たとえば、写真コンテスト、懐かしの質問、トリビア、または「2つの真実、1つの嘘」といったエクササイズが挙げられます。
また、最近の出来事についてのディスカッションを設けてもいいでしょう。例としては、スポーツイベントや授賞式、あるいはウイルスについての話などがあります。
関連性の高いエンターテインメントとおもしろいコンテンツを導入することは、従業員エンゲージメントに間違いなく影響を与えます。
13. 従業員の表彰
イントラネットを最も使用し、イントラネットに最も貢献している従業員を認めて表彰することは、イントラネットエンゲージメントを高めるもう一つのアイデアです。
多くの人は、金銭的な報酬のためではなく、組織内での知識共有の重要性を理解しているからこそ、自分のアイデアをイントラネットコミュニティに投稿する傾向があります。
プラットフォーム上で最も活発に動いている従業員に注目し、彼らの努力を認めましょう。
そうすることでイントラネットに貢献する従業員が増え、アイデアを交換しようという意欲が高まります。
従業員を表彰するとイントラネットエンゲージメントが高まるだけでなく、優れた知識共有文化が育まれ、企業の生産性が向上すること間違いありません。
14. 従業員を祝う
従業員のキャリアには、新しいステージに到達したり、期待以上の成果を上げたりする瞬間が訪れます。
そういう状況は常に、従業員イントラネットエンゲージメントを高めるチャンスとなります。
事の大小にかかわらず、イントラネットコミュニティ上での彼らの成功を祝うべきです。
これは、管理職が主導することも、#LoveWallや#ComplimentWallなどのコミュニティを通じて行うこともできます。
さらに、従業員の誕生日や記念日を祝い、半年に一度表彰式を開催してもいいでしょう。
15. コミュニティ担当の専任チームを編成する
イントラネットコミュニティの監視と計画を担う専任の従業員チームを編成します。
その際、上級管理者や部長などの従業員を含めると、従業員エンゲージメントを高められます。
彼らは行動力とリーダーシップの素質を活用した、コミュニティを活発に維持するスキルを持っています。
なお上級管理者には、最高の結果を出してもらうための研修を行いましょう。
この専任チームは、新しいコミュニティの作成、コミュニティやコンテンツのアーカイブ、従業員へのコンテンツ投稿の奨励など、さまざまな責任を負います。
16. コンテンツの投稿タイミングを最適化する
イントラネットエンゲージメントとユーザーアダプションを高めるもう一つの実践的なアイデアは、コンテンツを適切なタイミングで投稿することです。
これは、コンテンツの投稿日時と頻度がエンゲージメントレベルに影響を与えるからです。月曜日だけコンテンツを投稿しても、良いエンゲージメントは得られません。
分析と調査から最もアクティブな時間と最も静かな時間を把握し、その時間帯にコンテンツを投稿するよう従業員に奨励します。
そうすれば投稿者はフィードバックを得られ、コンテンツが届く範囲も広がります。
17. 重要な情報と資料のハブを構築する
イントラネットを重要な情報と資料の信頼できる情報源にすることは、イントラネットが採用されるための方法の一つです。
これには従業員名簿や統合された業務アプリケーションなどの機能が含まれますが、販売およびマーケティングなどの資料にまで拡張できます。
これにより、便利で安全なドキュメント保存システムを備えるという目標が達成可能です。より便利にするために、GoogleドライブやSharePointなどのツールをイントラネットに統合することもできます。
さらに、研修プレゼンテーションや研修コースをプラットフォームに直接組み込むことが可能です。
これにより、従業員は研修コースを完了するための拠点を確保でき、企業は学習管理システムを実装できます。
最後に、イントラネットソリューションは、企業のニュースレターを送信するための理想的な手段となっています。人事異動やマーケティングレポート、または製品手引きのプレゼンテーションは、直感的に使えるテンプレートを使用して送信できます。
イントラネットソリューションはこのように、ニュースレターが届く範囲とエンゲージメントを改善します。
18. 業界ニュースとその洞察のハブを作成する
業界ニュースとその分析、洞察を定期的に投稿するシステムを作成します。
これはコンテンツチームによる競合他社のレビュー、COO（最高執行責任者）による競合他社の合併分析、エンジニアリングチームによる新しいテクノロジーの実装など、さまざまな人が投稿することができます。
このタイプのコンテンツがあれば、従業員が最新情報を把握し、貴重な業界知識を得るためにイントラネットにアクセスし続けるようになります。
これが、メールよりもイントラネットのほうがエンゲージメントに適している大きな理由の一つです。
ニュースとそれに対する洞察をメールで共有することもできますが、受信箱がいっぱいになるにつれて、多くの情報が見逃されたり、放置されたりする可能性が高くなるのです。
イントラネットを分析すれば、ニュースとそれに対する洞察コンテンツがどれほど有益であるかがわかります。
業界ニュースに加えて、従業員にとって関心の高い企業ニュースを発信することも、イントラネット活用の大きなチャンスです。企業のパフォーマンスや今後のイベント、最新情報などをまとめた月次レポートを作成し、共有しましょう。
19. 議論を促す
イントラネットで活発な議論を促せば従業員エンゲージメントを高められますが、それはスイッチを入れるような簡単なものではありません。
以下のようなポイントが鍵となります。
- 従業員がコンテンツやコメントを投稿する際に問題が発生しないような、使いやすくて信頼できるプラットフォームであることが必須です。
- あらゆる階層の従業員が積極的に参加しやすい環境が必要です。それには前述したように、イントラネット運営委員会の存在が重要になってきます。
- 仕事と娯楽のバランスがとれていなければなりません。
組織の協働を促すためには、社内コミュニケーションシステムが不可欠です。
従業員同士が会話や情報交換を気軽に行うことで、組織の目標達成に近づけるのです。
20. リモートワーカーと連携する
リモートワーカーを抱える企業が、離れた場所にいる彼らに仕事をさせるのが難しい場合もあります。
しかし、最新のイントラネットはソーシャル機能やコミュニケーションツールなどを備えており、こうした機能が企業とリモートワーカーの間の橋渡しをしてくれるのです。
効果的な活用方法としては、イントラネット上にコミュニティを作り、リモートワーカーが自分の作業スペースの写真や動画を投稿し合う場を作るのがおすすめです。
逆に、普段オフィス勤務の人がたまに自宅や別の場所で仕事をしてみることで、より協働的な取り組みを促すこともできます。
21. 新しく入った従業員を紹介する
イントラネットは、新しく入った従業員を教育したり、歓迎したりするのに最適なツールです。
人事部は彼らを歓迎し、チームメンバーに紹介する社内アナウンスをイントラネットで発信します。そして彼ら自身も自己紹介の投稿をし、ほかの従業員に人柄を知ってもらうことができます。
最近のイントラネットソリューションには、コメントやリンク、いいね！などのソーシャル機能が搭載されています。
これらの機能を活用すれば、温かく歓迎していることを彼らに伝え、自社の企業文化に対する第一印象を良くすることができます。
22. Q&Aフォーラムを作る
組織内におけるQ&Aフォーラムのメリットはたくさんあります。
中でも重要なのは、製品のアイデアが生み出されることです。
ほかにも、業務内容や採用選考に関する疑問、今後のイベントや企業ビジョンなど、その時々に応じた質問に答えてもらうことができます。
戦略的なQ&Aフォーラムの運用で、イントラネットの従業員エンゲージメントをさらに向上させましょう。
