With コロナ、After コロナ、 ニューノーマル時代に求められる 社内イントラネットとは？
社内イントラネットは、以下のような役割を果たします。
- 情報の伝達と共有
- 従業員、チーム、部門をつなぐ
- コラボレーションをシンプルにして生産性を向上
これは、単なるコンテンツリソースではなく、社内コラボレーションツールとして機能します。交流したり、同僚とチャットしたり、答えを見つけたり、会社で何が起こっているかを知ったり、会社の文化に参加したりする場所です。
コロナウイルス流行によって急速に変化する働き方、リモートワークが多く取り入れられ、社内のコミュニケーションやコラボレーションの形も劇的に変化しつつあります。
そこで重要になってくるのは、まさに企業内のイントラネットなのです。従来のように全社員がオフィスに出社してコミュニケーションをとるようにオンライン上でも経験を共有したり、必要な書類やアセットが一目で見つけられたり、社内の最新情報を確認できるイントラネットが必要なのです。このイントラネットのおかげで、離れて業務をこなす在宅ワーカーは、疎外感を感じることなく、モチベーションを保って業務を遂行することが可能になります。それをいわゆるデジタルワークプレイスと呼んでいます。
社内イントラネットの主要な目的の1つは、スマートに機能し、従業員がタスクをより効率的に実行できるようにするプラットフォームを提供することです。これは、ITから人事、戦略開発チームまで、すべての部門に適用されます。社内イントラネットはすべての人にメリットがなければなりません。
SNSの急速な発展に伴い、社内イントラネットはあらゆる規模の企業にとって不可欠なツールになってきました。以前は、イントラネットはコンピューター画面上のもう1つのアプリとして存在し、その見難さからユーザーはしばしば使用することを避けていました。ナビゲートが難しく、退屈で、ユーザーにとって必要のないドキュメントがたくさんあり大変使い勝手が悪いという評判がありました。
では、なぜ企業はイントラネットを使用する必要があるのでしょうか？
それは、最新のイントラネットは以下のようなメリットがあるからです。
- スマート
- ナビゲートがシンプルで簡単
- 速い
- 実用的
- 使いやすさ
- クラウドベース
イントラネット技術は急速に拡大しており、その機能は常に進化しています。成功している企業イントラネットサイトは、ユーザーを理解し、イントラネットと企業のエクスペリエンスを強化するオールインワンプラットフォームを提供しています。
社内イントラネットプラットフォームは、チームメンバーが最新情報について話したり、情報を見つけ、アイデアを共有し、交流する場所でなければなりません。従業員はそれを使いこなせる必要があります。通常イントラネットは、勤務時間中、大多数の人のコンピュータまたはスマートフォンで開いている必要があり、1日に数回アクセスする必要があります。
ではここから、イントラネット機能をいくつか見てみましょう。
- コミュニケーション–同僚とリアルタイムで連絡をとる手段
- 情報–会社の活動に関する最新情報
- コラボレーション–同じ目標を達成するために協力する手段
- エンゲージメント–興味深い情報ツールの提供
- 知識–最新の情報源
- 生産性–従業員のイントラネット活用により向上
- 組織–すべての情報、アセットを1か所に保管
- 従業員同士のつながり–強力でグローバルな従業員ネットワーク
- 企業文化–共通の文化構築による企業価値の向上
- モビリティ–従業員がどこにいてもアクセス可能
上記がイントラネット活用の目的となります。イントラネットは単なるコミュニケーションツールではなく、従業員と会社の両方にメリットがある物でなければなりません。そうするには、従業員は日常業務で当然イントラネットを使用する必要があります。そして、企業がそうすることを彼らに奨励するには、従業員フレンドリーな使いやすいイントラネットシステムを構築することが不可欠です。
今日のデジタルワークプレイスでは、社内イントラネットはチームの1員として捉える必要があります。これが、イントラネットに名前とブランドが必要な理由です。従業員を内部顧客と捉え、イントラネットは公開Webサイトのような役割を担います。そのため、ビジネスを運営するために必要なすべての作業ツールを1か所に保管できる社内スペースを提供することが非常に重要です。
この貴重なイントラネットは、会社の考え方を共有し、24時間365日いつでも、どのデバイスからでも利用でき、常に最新でありそれを使用するすべての従業員に刺激を与えるものでなければなりません。
企業イントラネットにはどのような機能が必要でしょうか？
企業の社内イントラネットはユニークで、その企業の特定のニーズに合わせてカスタマイズすることで 、会社の目的と調和し、すべての従業員が信頼して使用できるリソースである必要があります。
最高のイントラネットソリューションは、どの機能が生産性に役立つかを考慮する必要があります。 理想的なイントラネット機能は、革新的でプラットフォームに組み込むことができ、スムースかつシンプルに情報を必要としている従業員に的確に提供し、それを使用するすべての閲覧者の興味を引きつけなければなりません。
最新の企業イントラネット機能
1. インテグレーション
イントラネットは既存のアプリと統合する必要があります。 例えば Googleドライブ、Office 365、Trello、Slack… 会社がこれらの特定のアプリを既に使用している場合は、それらのツールへの完全連携可能なイントラネットプラットフォームを検討する必要があります。 これにより、従業員は慣れ親しんだ方法で作業を続けることができます。
2. クラウドベースアクセス
従業員がいつでもどこでも、どのデバイスからでも、イントラネットを利用できるようになります。 リモートでの作業が一般的になっている現在、物理的な場所に関係なくイントラネットを利用できることが重要です。 朝の6時に仕事を始めたい場合でも、会社の海外拠点と7時間の時間差がある場合でも、情報の流れは止まりません。
3. モバイルアプリ
モバイルイントラネット機能は、従業員が場所に関係なくプラットフォームにアクセスできるため、エンゲージメントを高めます。つまり、モバイルイントラネットを頻繁に利用することで外出先でもアップデートをすばやく確認できます。 最近、モバイルデバイスとアプリの使用に多くの時間を費やしているため、モバイルイントラネットアプリの採用がさらに簡単になっています。 モバイルデバイスで会社のイントラネットに常時アクセスできるため、従業員同士の交流や、情報の転送がより簡単に可能になります。
4. カスタマイズ可能
イントラネットは、企業の特定のニーズをサポートするために構築することができます。 自動車、小売、サービス業界のいずれの組織でも、コラボレーション、コミュニケーション、またはサポートセンターとして機能するようにプラットフォームをカスタマイズできます。 また、時間の経過に伴う変化やビジネスの成長に対応するために、アジリティと適応性も備えている必要があります。
5. アナリティクス
イントラネットソリューションの重要な部分、アナリティクスは生産性とエンゲージメントを調査や分析するために使用されます（たとえば、従業員が何を表示し、シェア、いいね、および何を投稿しているのか？など）。
6. コミュニケーション
ニュースフィード、ブログ、お知らせ、チャット、マルチメディアを通じて、社内のインタラクションを促進します。 従業員は、イントラネットコラボレーションツールを使用して、共有ドキュメント、メッセージングアプリケーション、プロジェクト管理システムなどのコミュニケーションを行うこともできます。
7. 社内アセットの集約と一元化
イントラネットは、従業員が見つけやすいように情報を保存して貴重なリソースにする必要があります。テンプレートレターの検索から製品情報の調査、テクニカルマニュアルの参照まで、イントラネットの集約能力は無限です。 また、このイントラネット機能の最も効率の良い方法はすべてのファイルを最新の状態に保つことです。
8. ソーシャル
従業員がオンライン上で集まり、SNS機能を使ってアイデア、関連情報、ネットワークを共有し、コラボレーションできる場所。 ソーシャルイントラネットは、チームワークを向上させ、強力なブランド支持者を生み出すと同時に、エンゲージメントを高め、同時に生産性を向上を実現することができます。
9. マルチメディア
会社のイントラネットを従業員のエクスペリエンスを向上させることができるビデオとオーディオファイルを見つける場所にできます。 エンゲージメントや教育コンテンツを長く退屈なレポートではなく、画像や音声を通じて情報を簡単で覚えやすいように提供します。
10. セキュリティ
イントラネットは依然として悪意のある攻撃やウイルスにさらされているため、最高レベルのセキュリティはイントラネットにとって不可欠です。 最新のクラウドイントラネットは、オフクラウドプラットフォームと比べ、セキュリティに関して十分なメリットがあります。 もう1つの重要なセキュリティ手順は、適切な人だけが企業情報にもアクセスできるようにし、人事や財務などの部門が十分なデータセキュリティを確保できるようにすることです。
イントラネットの基本的な機能だけでなく、それをユニークなものにし、単なる情報を広めるためのプラットフォームにならないようにすることを検討することが重要です。
