社内コミュニケーションを改善するための21のステップ
効果的な社内コミュニケーションは、企業を成功に導く鍵です。
小規模なスタートアップ企業の経営者であるか大企業のトップであるかにかかわらず、チームは適切にコミュニケーションをとらなければなりません。
社内コミュニケーションを改善すれば、従業員の生産性がより高くなり、情報が行き渡るようになり、より緊密に連携できるようになります。
この記事を読み、社内コミュニケーションを改善するための21の確実な方法を学びましょう。
社内コミュニケーションで重要視すべき課題とは？
社内コミュニケーションの改善策に注力すると、多くのメリットが得られます。
効果的な社内コミュニケーションをとると、次のことを実現できます。
- 企業文化の強化
- 従業員の情報共有とエンゲージメントの向上
- イノベーションの促進
- 従業員の全レベルにおける生産性の向上
しかし、効果的な社内コミュニケーションが重要であるにもかかわらず、多くの企業が部署間のコミュニケーションの改善に苦戦しています。
社内コミュニケーションにはトップダウン型のものやフォーマルなもの、そしてインフォーマルなものまで、さまざまな種類があります。
しかし、従業員のエンゲージメントが足りないと、こうした社内コミュニケーションの方法の多くが機能しなくなる可能性があるのです。
適切なコミュニケーションツールが導入されていなければ、従業員が効果的にコミュニケーションをとることは難しくなります。
時代遅れ、もしくは非効率的なオンラインツールを使っていると、リモートワーカーとのコミュニケーションも難しくなってしまうのです。
企業文化もまた、社内コミュニケーションに影響を及ぼします。
従業員が自社に対してエンゲージメントを感じていなければ、アイデアを共有しようとは思いません。
場合によっては、気になる点を提起したり何か提案したりすると、報奨をもらえるどころか罰せられるのではないかと感じている従業員もいるぐらいです。
また、経営者のメッセージが一貫してなかったり曖昧だったりすると、コミュニケーションに関する問題が発生します。
最高幹部が透明性を欠いていることも、社内コミュニケーションが失敗する原因の一つです。
ただ、このような問題を回避するのは、あなたが思っているよりも簡単です。
以下では社内コミュニケーションの改善策の例を紹介していますので、ぜひご覧ください。
ステップ1：トップから始める
組織に大きな変化をもたらそうと思ったら、常にトップから始めるべきです。従業員に期待する基準を、経営者が設定して示す必要があるからです。
上層部はコミュニケーションスキルに重点を置いていることを示す行動をとりましょう。
経営者は、自分たちが気軽に接することができる存在であり、従業員を尊重し、問題について議論するのにオープンな姿勢をとっているということを示す必要があります。
例
行動指針にオープンドアポリシーへのコミットメントを含めることは、経営陣がコミュニケーションの改善に努めていることを従業員に認識させるための優れた方法です。
最重要ポイント
経営陣に傾聴講座や対立解消トレーニングに参加させると、コミュニケーションが優先事項であることを示せます。
ステップ2：社内コミュニケーション戦略を策定する
社内コミュニケーション戦略は、社内コミュニケーションの目標を定め、それを達成するための方法を提供します。
まず、社内コミュニケーションの現状を分析し、弱みがあれば特定します。
その後、それらの問題に対処するためのコミュニケーション戦略を立てましょう。
例
優れた社内コミュニケーション戦略では、どういう情報を、いつ、どのように伝えるべきかが網羅されています。
最重要ポイント
コミュニケーション戦略を適切に策定するため、意見を聞くのにふさわしい人を選ぶようにしてください。
ステップ3：従業員のコミュニケーション手段を把握する
従業員同士がコミュニケーションをとるために使う手段を確認しましょう。
そうすれば、彼らの好みに合う社内コミュニケーションのベストプラクティスを導入できます。
例
メールが好ましい方法なのか、それともチャットグループを使うのかを調べてみてください。
対面でのミーティングとオンラインでのミーティング、どちらがいいのかも聞いてみましょう。
それらの答えがわかれば、社内コミュニケーションの方法をカスタマイズすることができます。
最重要ポイント
デジタルアンケートを送り、好きなコミュニケーション方法を従業員に選んでもらいましょう。
ステップ4：従業員エンゲージメントに注力する
レベルの高い従業員エンゲージメントを構築することに力を注ぎましょう。
エンゲージメントの高い従業員は、仕事への満足度や生産性が高く、コミュニケーションを効果的に行う可能性が高くなります。
彼らはアイデアや提案を積極的に共有してくれるでしょう。
例
強い企業文化を築き、福利厚生を提供し、従業員が仕事に意義を見出せるようにすることが、従業員エンゲージメントを高めるための良い方法だと言えます。
最重要ポイント
社内コミュニケーションツールを使って、社内報やニュースレター、アンケートなどを配信しましょう。
ステップ5：従業員からフィードバックをもらう
効果的な社内コミュニケーションを確立するには、従業員からフィードバックをもらうことが重要です。
彼らが自分の意見を聞いてもらえていると感じられれば、アイデアを共有する可能性が高くなります。
例
イントラネットを通じてアンケートを送ることは、従業員からのフィードバックを集めるための効果的な方法です。
最重要ポイント
従業員アンケートを定期的に実施しましょう。
週に1回、月に1回、または毎日でもかまいません。
ステップ6：常にコミュニケーションがとれる状態にしておく
若手社員が画期的なアイデアを持っていることがありますが、彼らが経営陣とコミュニケーションをとることに抵抗を感じていると、経営陣はそのアイデアを知るチャンスを逃してしまうかもしれません。
そのためオープンドアポリシーを掲げ、従業員と経営陣の間にしっかりとしたコミュニケーション経路を確保しましょう。
例
経営陣が親しみやすい存在であることを示すために、現場を見て回りましょう。これは上層部が現場従業員の作業エリアを定期的に回る、リーンマネジメント（無駄のないマネジメント）という手法です。
最重要ポイント
上層部がチームの会議に定期的に出席し、議論に参加するようにしましょう。
ステップ7：チームビルディングに力を入れる
個人的に知り合いで、好感を持っていて、尊敬している人と話すのはいつでも気軽にできます。
チームビルディングは従業員同士の個人的なつながりを促し、そうしてできた個人的な絆は、社内コミュニケーションを促進します。
例
チームビルディング活動を定期的に実施し、従業員と経営陣の両方が参加できるようにしましょう。活動内容はその都度変えるのがおすすめです。
社外でのチームビルディング活動も積極的に行いましょう！
最重要ポイント
定期的にクイズ大会を実施すると、リモートワーカーにもチームビルディング活動に参加してもらえます。
ステップ8：従業員に情報を提供する
自社で何が起こっているのか把握している従業員は、より熱心に働き、より積極的にコミュニケーションをとる傾向があります。
逆に、企業がそのときの自社の状況を知らせないようにすると、彼らの間で憶測が広まってしまう恐れがあります。
そうなると従業員の士気が下がり、生産性に影響が出る可能性もあるのです。
例
業績は好調なのか、業務の手順が大幅に変更される予定はあるか、といったことを従業員に知らせてください。
合併の予定はありませんか？新しいITシステムの導入を予定していませんか？企業全体にニュースレターを配信して、従業員に知らせましょう。
また、LumAppsのような従業員向けイントラネットを導入し、重要な発表を従業員のダッシュボードの上部にピン留めしたり、メールやプッシュ通知でブロードキャストを送信できる社内キャンペーン機能を備えたりすれば、社内コミュニケーションを改善することもできます。
最重要ポイント
CEOが週刊ニュースレターを配信すると、従業員が自社で何が起こっているか常に把握できます。
ステップ9：ミーティングを定期的に行う
ミーティングが常にかしこまった場である必要はありません。
カジュアルな雑談形式のミーティングを定期的に行うことは、社内コミュニケーションを促進する優れた方法です。
従業員が居心地が良いと感じると、自由に意見を出し合い、そこから革新的なアイデアを思いつく可能性が高くなります。
例
月に1回、チームでカジュアルに雑談する場をスケジュールしましょう。
従業員が自分の考えやアイデアを共有しやすくなるような、リラックスできる雰囲気を作ってください。
最重要ポイント
月に1回、チームで朝食やランチをとると、仕事仲間と気楽に雑談できます。
ステップ10：コミュニケーションの一貫性を保つ
一貫性というのは、効果的な社内コミュニケーションにとって不可欠です。
一貫したメッセージは、信頼だけでなく信用性も築きます。
社内コミュニケーションに一貫性があって明確であれば、うわさや誤解を避けることができるのです。
例
メッセージが一貫してブランドのイメージに沿っていて、直接的なものであるかどうか確認しましょう。
従業員とコミュニケーションをとるときは、常に彼らと同じような言葉遣いをするようにしてください。
LumAppsのブロードキャストキャンペーンを使って、毎週同じ時間に従業員それぞれが好きな方法でメッセージを送れば、一貫性を保つこともできます。
最重要ポイント
コミュニケーションをとるときの雰囲気を早い段階で確定しましょう。
かしこまった単調なスタイルだったのに、突然くだけたスタイルに切り替えるようなことは避けてください。
ステップ11：魅力のあるコミュニケーションかどうか確認する
社内コミュニケーションが単調で退屈で、無関係な情報であふれていると、従業員はそれに加わろうとはしないでしょう。
常に従業員にとって本当に価値のある情報を伝えてください。
社内コミュニケーションから無駄なものや無関係な情報を取り除きましょう。
例
社内コミュニケーションの計画を練る際は、常に受け手のことを考えてください。
その部署に合った情報を提供できるように、社内コミュニケーションを調整しましょう。
最重要ポイント
社内コミュニケーションとして情報を伝える前に、その受け手は誰なのか、その人はなぜその情報を必要としているのか、その人がその情報を利用できるかどうかを考えましょう。
ステップ12：明確な行動指針を掲げる
強い企業文化を作るには、行動指針の策定から始めましょう。
行動指針とは、企業の目標や目的を従業員に示すものです。
行動指針が優れたものであると、従業員が鼓舞され、誇りや目的意識を持つようになります。
これはブランディングやマーケティングにも役立ちます。
例
行動指針は、簡潔で魅力的で、何よりも意味のあるものでなければなりません。
それゆえ行動指針を策定するのは簡単なことではないため、理想的なものを作りたいのであれば時間をかけて取り組みましょう。
あなたの企業にとっての大切な目標と目的を考えてみてください。それを一文、もしくは二文で表してみましょう。
最重要ポイント
行動指針を策定するために、年上のステークホルダーたちとブレインストーミングミーティングを行いましょう。
ステップ13：従業員が情報共有をするよう促す
優れたアイデアは、どこから生まれるかわかりません。
経営陣は、従業員が部署間で情報を共有するように促す必要があります。
社内コミュニケーションを改善するために、従業員が自分の役割において理解していることを共有できるようにしましょう。
情報共有を行うと、協働やイノベーションが促進されます。
例
チームミーティングを開いて他部署からゲストスピーカーを招くことで、部署間の情報共有が促進されます。
また、従業員が1日、別のチームのメンバーの隣に座って仕事するのもおすすめです。
最重要ポイント
部署間の協働が成功した事例を紹介すると、情報共有が促進されます。
ステップ14：従業員の多様性を尊重する
従業員はさまざまなバックグラウンドを持っています。
今日の労働力は、異なる文化や信念、要求を持つ人たちで構成されています。
その全員が、自分には価値があり、自分の意見やアイデアが役に立つということを感じられるようにすべきです。
従業員は、宗教的または政治的な信念、または性的指向が異なる場合があります。
それを正しく扱ってもらえないと問題が発生し、チームの機能に支障をきたす恐れがあります。
メンバーのなかには、互いに仕事をするのを拒否したり、議論がヒートアップして巻き込まれたりする人もいるかもしれません。
しかし、多様な価値観に対して敬意を払うよう促せば、こうした問題は回避できます。
これにより、たとえ従業員同士の意見が異なっていても、効果的にコミュニケーションをとれるようになるのです。
例
従業員が自分の話を共有できる異文化交流ミーティングを開催すれば、従業員同士の理解が深まり、社内コミュニケーションが促進されます。
人事部は、企業が多様性を尊重しているということをスタッフに示しましょう。
最重要ポイント
多様性教育は、従業員同士が互いをより受け入れやすくなるようにする方法を学ぶのに役立ちます。
これにより、異なるバックグラウンドや信条を持つ人たちのコミュニケーションを促進させましょう。
ステップ15：透明性のあるコミュニケーションを行う
透明性は信頼を築きます。
経営陣が裏表のないコミュニケーションをとっているとわかれば、従業員もより自由にコミュニケーションをとるようになります。
上級管理職は、組織が最高レベルの透明性を保つための措置を講じなければなりません。
経営陣が自分たちに重要なニュースを隠していると感じると、従業員は不信感を抱き、意見を言おうとしなくなります。
また、うわさや誤った情報を広めてしまう可能性も高くなります。
こうしたことすべてが、企業の生産性レベルと評判に大きな悪影響を与えてしまうのです。
例
良いニュースでも悪いニュースでも、従業員に関連のある企業ニュースはすべて伝えてください。
企業が直面している社内コミュニケーションに関する主要な問題には、すべて対処しましょう。
最重要ポイント
従業員とリーダーシップに関するQ&Aセッションを行うと、透明性が高まり、コミュニケーションが促進されます。
ステップ16：繰り返しを恐れない
一貫した社内コミュニケーションを維持するには、繰り返すことが重要になってきます。
繰り返しを嫌う経営陣が多いですが、社内コミュニケーションにおける繰り返しは、メッセージを伝えるための効果的な方法です。
例
目標や価値観、または目的を、複数のミーティングやさまざまな書面を使った社内コミュニケーションのなかで繰り返すことで、その重要性を強調できます。
先月の売上記録を更新したいですよね？それを必ず1回以上口に出すようにしてください！
最重要ポイント
企業が短期目標に取り組んでいるということを、メールの署名欄に記すことができます。
ステップ17：ソーシャルメディアを活用する
ソーシャルメディアは、従業員同士をつなぎ、コミュニケーションを促進する優れた方法です。
社内コミュニケーションのレベルを向上させるには、社内、社外のいずれにおいても、ソーシャルメディアを使うようにしましょう。
例
イントラネットは、単に企業情報を伝えるためだけのものではありません。
従業員が興味のあることを共有したり、仕事とは関係のない話題についてチャットしたりできるスペースを提供しましょう。
従業員が個人的な話や写真を共有できる専用の掲示板を社内イントラネット上に設置するのは、ソーシャルメディアを通じてコミュニケーションを促進する優れた方法です。
最重要ポイント
企業の外部ソーシャルメディアアカウントを積極的に見るよう、従業員に促しましょう。
ステップ18：KPI（重要業績評価指標）を把握する
社内コミュニケーションの改善策を導入しても、その進捗状況を把握できなければ意味がありません。
従業員エンゲージメントや社内コミュニケーション、知識共有など、社内コミュニケーションを測定するために使用する指標（KPI）は多数あります。
例
社内コミュニケーション戦略が成功したかどうか判定するのに役立つ一般的なKPIには、次のようなものがあります。
- メール開封率
- ウェブサイトリンクのクリックスルー率
- 読んだ時間
- 場所別の閲覧統計
- デバイス別の閲覧統計
これらの指標を見れば、従業員があなたのメッセージをどのくらい読んでいるか、どのように関わっているかがよりわかるようになります。
最重要ポイント
KPIはデジタルツールを使うと簡単に把握できます。
LumAppsの社内イントラネットには高度な分析機能が備わっており、読了率やエンゲージメント率の値によって、コンテンツのパフォーマンスを把握できます。
ステップ19：ニュースレターを配信する
毎週または毎月、企業全体のニュースレターを配信することは、効果的な社内コミュニケーションをとれるようにするために、極めて効果のある方法です。
ニュースレターでは企業の重要なニュースを伝えるだけでなく、中間目標の達成を祝ったり、従業員の個人的なニュースを共有したりすることもできます。
例
ニュースレターは、企業文化を構築するための優れた手段であり、より良い社内コミュニケーションを促進します。
ニュースレターを利用して、期待以上の働きをしてくれた従業員を表彰したり、協働が成功した事例を紹介したりしましょう。
最重要ポイント
ニュースレターの一部を、従業員のさまざまな関心事について紹介したコーナーにするよう検討してみましょう。
ステップ20：匿名提案箱を設置する
ある考えに議論の余地がある、もしくは支持されていない、と従業員が感じていても、それを共有するのは難しいものです。
しかし匿名提案箱を設置すれば、仕返しや名誉が傷つけられるのを恐れることなく、気になる点やアイデアを記すことができます。
例
提案箱は、上の部分に封筒を入れる隙間のある、シンプルな段ボール箱にするのがおすすめです。
もしくは、社内イントラネット上にデジタル提案箱を設置することもできます。
提案されたものはすべて、匿名が厳守されるということを強調しましょう。
最重要ポイント
提案箱は、従業員がそこに紙を入れるときに、誰にも見られることのないような場所に設置してください。
ステップ21：適切なデジタルツールを使用する
オンラインツールは、効果的な社内コミュニケーションを促進するのに最適です。デジタルツールを使用すると、次のようなことができます。
- プロジェクトの監視
- KPIの把握
- 従業員同士のつながりの確認
例
デジタルツールは、オフィスワーカーとリモートワーカーの両方が利用でき、さまざまなデバイスからアクセス可能です。
また、 多言語に対応したデジタルツールもあります。
現代の社内イントラネットは、社内コミュニケーションや知識共有、透明性を向上させるために使用できる、最も優れたデジタルツールの一つです。
最重要ポイント
LumAppsの従業員向けイントラネットのようなデジタルツールを使えば、従業員エンゲージメントを構築し、社内コミュニケーションを改善できます。
まとめ
社内コミュニケーションの改善策を講じることで、従業員の生産性や士気、仕事の満足度が向上し、イノベーションが促進されます。
LumAappsのデジタルツールを使えば、従業員がどこにいても、どんな言語を話していても、効果的な社内コミュニケーション戦略を策定できます。
LumAappsは、従業員が自分に関連のある最新の情報を、好きな方法で常に確実に受け取ることができるようにします。
