職場におけるデジタルコミュニケーションを改善する方法10選
今日、デジタルワークプレイスでのコミュニケーションは、組織にとって必要不可欠です。
新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークが一般的になったことから、従業員間のコミュニケーションの大半がデジタルで行われるようになり、その重要性はさらに高まっています。
従業員は日々、メールやコラボレーションソフトウェア、ビデオチャットやボイスチャットなど、さまざまなコミュニケーションツールを利用しています。
しかし、情報が多くなるあまり、本来必要としている情報が埋もれてしまうことも少なくありません。だからこそ、企業は本当の意味での対話を促し、不要な情報を減らすためのデジタルコミュニケーション戦略を策定する必要があります。
リモートワークが当たり前となった今、従業員エクスペリエンスを最大化するための唯一の手段と言えるでしょう。
この記事では、コミュニケーションを改善するための戦略をいくつかご紹介します。
1. 新しいコミュニケーションプラットフォームを導入する
ハードウェアやソフトウェアシステムの技術が進歩したことにより、社内コミュニケーションはかつてないほど容易になりました。
プラットフォームは、広く利用されているプログラムを組み合わせ、企業に関する情報を表示する集中ハブとして機能し、関連ニュースをわかりやすく掲載します。
これにより、従業員は複数のアプリケーションやWebサーバーを確認したり、自分に関係する情報を精査したりする必要がなくなります。
さらに、これらのプラットフォームは、部署や従業員グループを特別なカテゴリに分類し、ターゲットに関するデータを配信することも可能です。こうして、従業員が単純作業やデータの選別作業に費やす時間が減れば、生産性とエンゲージメントが向上します。
それでは、どのプラットフォームを選ぶべきなのでしょうか？それは、企業の明確なニーズを満たせるものでなければなりません。
従業員エクスペリエンスを満たすような、豊富な機能を備えたコミュニケーションツールを選びましょう。
それはたとえば、人気のソーシャルメディア機能を、的確でわかりやすいユーザーインターフェースに組み込んでいるようなツールのことです。従業員はサーバーに接続し、垣根を越えて協働を行うことができ、管理者はフィードバックを処理し、バックエンドデータを分析することができます。
2. プラットフォームに関する従業員研修を行う
従業員が適切な研修を受けていなければ、どんなに豊富なコミュニケーションツールセットでも不十分になる可能性があります。
そのため、プラットフォームを使用するすべての従業員に対して、詳しい研修を行う準備をしましょう。新機能と、ある部署にとって特に役立つ領域に関して、従業員全員に理解してもらいましょう。
ナビゲーションと重要なプロセスを実行する方法に慣れたら、システム変更に対するストレスや不安は軽減されます。こうして、新しいプラットフォームの本当のメリットが実感できるようになります。
では、企業はどうやったらベストな研修を提供できるのでしょうか？会社のニーズに合った研修プログラムを作る最も良い方法は、新しいプラットフォームの使い方が十分に文書化され、サポートされているかどうかチェックすることです。
研修を行うチームは、新しいプラットフォームの機能を完全に理解していなければなりません。だからこそ、採用した業者が、ソーシャルイントラネットのあらゆる面に関する詳細な説明書を用意しておくことが重要です。
その中にない質問に関しては、資格を持った顧客サービス担当者に問い合わせ、研修チームに必要な情報を提供してもらうことができます。
3. 重要な会話は直接行う
デジタルワークプレイスでのコミュニケーションについて述べた記事の中で、多くの人が自宅で過ごしているこの時期に、フェイストゥーフェイスのコミュニケーションについて言及するのは不思議に思われるかもしれません。
しかし、フェイストゥーフェイスのコミュニケーションは、今の時代も変わることなく非常に大切です。なぜかと言うと、メールやそのほかのテキストベースのコミュニケーションには、緊急性のあるときに重要となる、受け手の視覚に訴える手がかりが欠けているからです。
「Journal of Experimental Social Psychology」に掲載された研究によると、面と向かってされた要求は完遂される可能性が35倍高いことがわかっています。
メールは見逃されがちですが、直接顔を合わせてのミーティングで言われたことは、そう簡単に忘れられることはありません。
では、リモートワークをしている従業員と対面でコミュニケーションをとるには、どうしたらいいのでしょうか？特に多くの従業員がリモートワークをしている今の状況では、社内の廊下で出会った従業員と気軽に話すといったことができません。
こういうときは、ビデオチャットの技術を利用しましょう。ビデオチャットを使えば、視覚に訴えてくる重要なヒントと詳しい情報を、今までと変わらず受け取ることができます。また、離れている間にも多くの人が求める、社会的交流という恩恵も受けられます。
4. コミュニケーションは取るが、効率的に、よく考えて行う
労働者がメールチェックに要する時間は、平均して毎日209分にもなります。
実際、Workfrontの最近の報告によると、従業員の53％が、「過剰なメール」が生産性を低下させる大きな問題であると考えていることがわかっています。
したがって、デジタルコミュニケーションをするときには、それが本当に必要かどうか考えてみてください。
決まりきった毎日のコミュニケーションを見直し、報告書が一度で済むようにまとめたり、なくしたりできるかどうか確認しましょう。
では、コミュニケーション過剰かどうかは、どうすればわかるのでしょうか？
ぜひ、従業員にフィードバックをもらってください。
フィードバック機能を備えたイントラネットプラットフォームを使っている場合は、アンケートやコメントボードを活用して従業員に質問してみましょう。
彼らがコミュニケーションを取る際に、何が不要だと感じているのかわかるかもしれません。
5. 簡潔に、限定的に
たまに猫ミームのおもしろ動画を見るのは誰もが好きですが、従業員が仕事中に完璧なリアクションGIF画像を探すとなると、絶対に注意散漫になってしまうことを忘れてはいけません。
職場でのデジタルコミュニケーションは内容を限定し、無駄なやりとりは避けてください。
それでは、どうすれば従業員を知ることができるのでしょうか？
対面でコミュニケーションするほうが、より気持ちがこもっているように感じられます。
ですが、よくある個人的なやりとり（例：「週末はどうでしたか？」）は、できれば直接会ったときだけにしましょう。
こうした個人的なコミュニケーションをデジタル上で行うと、前述したような問題が発生してしまうからです。つまり、コミュニケーション過剰となり、従業員にプレッシャーをかけてしまうのです。
6. コミュニケーションは適切なタイミングで取る
上司が業務時間外に定期的にメールを送ると、従業員に悪影響を与えてしまう可能性があります。上司は次の日に返信が来ると思っていなくても、部下は「すぐに返信しなければ」と感じてしまうことが少なくありません。
現在のように、多くの人がオンラインで過ごす時間が長くなり、孤立したくないと思っているときは特にそうです。
すでに十分大変な状況にあるのに、業務時間外にメールを送ってしまうと、従業員のストレスや不安を高めます。したがって、コミュニケーションは適切なタイミングで取りましょう。
それでは、上司が残業する必要がある場合はどうすればいいのでしょうか？自分が残業するからといって、残業中に部下に連絡する必要はありません。
多くのプラットフォームには、カレンダーとスケジュールの統合機能がついています。連絡事項の入力はいつでもできるようになっているため、残業中ではなく、翌朝通常の業務時間内に送信すればいいのです。
7. 緊急のメッセージをどう伝えるか考える
場合によっては、プロジェクトで緊急の更新が必要だったり、通常より早く対応しなければならなくなったりすることがあります。
こうした優先度の高いコミュニケーションは、それがわかってもらえるよう、何らかの方法で普通のメッセージとは差別化しなければなりません。
そうしておかないと、通常のメッセージと見なされ、後回しにされてしまう可能性があるからです。
それでは、緊急のメッセージはどのようにして差別化すればいいのでしょうか？
音声やビデオ通話など、異なる方法を使ってみてください。そうすれば、メールの横に付いている赤い「チェックマーク」だけでは伝わることのない重要性が伝わります。
8. 定期的にフィードバックし合う
コミュニケーションは双方向であるべきです。経営者でも平社員でも、同じ土俵に立っていなければなりません。
研究によると、一貫したフィードバックポリシーを持つ企業は、そうでない企業よりも離職率が15％近く低いことが示されています。
それでは、どのようなポリシーを導入すべきなのでしょうか？一貫性が鍵になります。経営陣は毎週のフィードバックセッションで、最近のプロジェクトや問題点、アイデアなどについて、意見を述べるよう従業員に促しましょう。
これにより、チームワークや問題解決、従業員と経営陣との強固な関係を促進するオープンな職場環境が確立されます。
9. Encourage connections between employees
チームワークがあれば、従業員の問題解決能力とコミュニケーション能力が向上すると同時に、ほかの従業員と交流する機会が生まれます。
この考え方を奨励し、誰もが同じ目標に向かい、協力して努力できるようにしましょう。
従業員間のつながりを促進するには、どのような方法があるのでしょうか？実務的なことに関しては、個人単位ではなくグループ単位でプロジェクトを割り当てます。
プロジェクトが終了したら、ほかの従業員に対してプレゼンさせます。どのプラットフォームを選択したとしても、ほかの従業員にコメントしたり、その努力に感謝したりできる、楽しく、ソーシャルメディアのような仕組みのものであるべきです。
10. コミュニケーションをビジネス目標と一致させる
社内でより透明性を高め、ビジネス目標についてチームとコミュニケーションを取りましょう。営業担当者が重要な指標を把握していれば、目標達成への意欲が高まります。
立ちはだかる障害や競合他社の最新情報、大きな成果について、定期的に話し合いましょう。
では、ビジネス目標と従業員のコミュニケーションを一致させるには、具体的にはどうすればいいのでしょうか？
たとえば、仕事のやり方を変えるときには、その背景にある理由を従業員に説明しましょう。新しいマーケティングキャンペーンを立ち上げる際には、従業員を積極的に参加させ、フィードバックを募ります。
経営陣と従業員間のコミュニケーションラインを確立し、ビジネス目標をより透明化して、従業員が目標達成に賛同できるようにしましょう。
デジタルワークプレイスでのコミュニケーションを改善するのは大変な仕事ですが、得られるメリットはその労力を上回ります。
企業が効率的にコミュニケーションできる体制を整えれば、従業員エンゲージメントが高まり、生産性が向上するからです。
大変な状況下にあっても、従業員全員が生産的で、協力し続ける方法を模索している私たちにとって、こうした目標はさらに重要性を増してきています。
