企業にとって最も重要な12の社内コミュニケーション手法

社内コミュニケーションとは？

「社内コミュニケーション」という用語を定義する方法はたくさんあります。最も良い定義の一つとして、企業の社内コミュニケーション手法の役割は、従業員に会社の方針を理解してもらうことである、というものが挙げられます。

これは、デジタルおよび物理的な方法を使用して、会社の最も下位のポジションから役員まで、すべてのレベルで働く人々に情報を提供し、エンゲージさせ、動機を与え、影響を与えることによって達成されます。
 

社内コミュニケーションのタイプ

企業内で効果的なコミュニケーションを管理するにはどうすればよいでしょうか？以下は、効果的に社内コミュニケーションを管理する方法です：

• トップダウンのリーダーからのコミュニケーション: 経営陣が従業員に情報を伝える必要がある場合があります。これらは、組織内の全員に影響を与える主要な会社のアナウンスメントです。
• 危機管理コミュニケーション:このタイプのコミュニケーションは、情報を迅速に伝えて従業員の安全を確保し、リスクを軽減し、影響を減らす必要がある状況で使用されます。メッセージは、技術的な問題、自然災害、財政的または環境的危機、サプライチェーンの問題などについて従業員に知らせるために、複数のチャネル（例：従業員イントラネット、メール、会社の掲示板など）を通じて伝えられる可能性があります。
• ボトムアップのコミュニケーション: スタッフは、会社内のより上位の立場の人々とコミュニケーションを取る方法を持っていなければなりません。アンケート、投票、質疑応答（Q&A）セッションは、従業員からのフィードバックを収集するすべての方法です。ただし、会議中に従業員にフィードバックを求めるよりも、匿名の調査や投票がより効果的な場合があります。報復を恐れて、正直な意見を共有することをためらう人もいるかもしれません。
• 仲間同士のコミュニケーション: 従業員が互いにコミュニケーションを取る機会があるべきです。異なる背景を持つ労働者がプロジェクトに協力することは、すべてのチームメンバーに利益をもたらします。各人が自分の知識と視点を情報共有と問題解決のために持ち寄ります。

社内コミュニケーションのメリット

職場に社内コミュニケーション手法を導入することの幾つかのメリットは次の通りです：

• 従業員への情報提供: 社内コミュニケーションは、会社全体に情報を共有する効果的な方法です。それは従業員に明確かつ効果的に情報を伝え、彼らのエンゲージメントを維持するのに役立ちます。
• 従業員同士のつながりを確立する: コミュニケーションは双方向の取引です。社内コミュニケーションは、従業員に組織内で変更を行う力を持つ人々と、自分の考えや懸念を共有するよう促します。情報は従業員間で自由に流れ、世代や文化の壁が打ち砕かれ、すべての人に所属感が生まれます。
• ポジティブな職場環境を構築する: 社内のコミュニケーション戦略がよく考えられている場合、従業員は自分の仕事が意味のあるものであると感じることができます。それは彼らが会社のビジョンと目標にコミットするのを助けます。

12個の重要な企業の社内コミュニケーション手法

社内コミュニケーションのベストプラクティスについて疑問に思っていますか？以下に、社内ビジネスコミュニケーションの手法を改善する方法の例を挙げます。

1. 対面コミュニケーション

従業員とコミュニケーションを取る際には、古典的な方法が最善の場合があります。直接コミュニケーションをとることで、メッセージを伝え、それが明確に理解されているかを判断することができます。

これは、新しいプログラムやポリシーを従業員に紹介する際に使用する良い戦略です。メッセージが明確、かつポジティブに伝えられていることを確認してください。

マネージャーが定期的に従業員と会って、コーチングや非公式のパフォーマンス評価を行うことも、対面コミュニケーションを効果的に使用できるもう一つの方法です。

従業員の年次レビューを待つのではなく、従業員は自分がうまくやっている分野と、改善が必要な部分について定期的なフィードバックを受け取ります。

このようにして、潜在的な問題を早期に修正し、従業員が自分の強みがどこにあるかを知ることができます。

2. 企業イントラネットプラットフォーム

現在、会社のイントラネットは職場で最も使用されているコミュニケーションチャネルの一つです。この媒体を最大限に活用するために、従業員がそれを使用する前にいくつかの基本的なルールを設定することが望ましいかもしれません。

事前にその主な機能を決定することで、真の社内コミュニケーションツールとして、完全なメリットを得ることができます。あなたが運営しているビジネスのタイプに応じて、このプラットフォームを会社のニュース、参照ドキュメント、フォームなどに使用することもできます。

社内交流のためのスペースが設けられている場合があります。組織のムードを明るくするために面白い話を共有するスペースです。印刷された会社のニュースレターに掲載されるようなコンテンツは、会社のイントラネットにも投稿されるでしょう。

3. Eメールによるやりとり

Eメールもまた、従業員の間で良く使用されているコミュニケーションの方法です。

同じオフィスで働く人々、またはリモートワークをしている人々の間で、Eメールは非常に便利です。忙しい勤務日の中で、従業員がどのEメールに重要な情報が含まれていて、どのEメールは情報を取り入れるための時間がもっとあるときに開くかを判断するのは難しいかもしれません。

一部のEメールユーザーは、ほとんど（またはすべて）のEメールを「緊急！」としてマークして、受取人の注意を引き、すぐにそれを開くように促すことで、この問題を回避しようとします。

この方法は最初の数回は成功するかもしれません。しかし、過度に使用されると、同僚はすぐにこの方法を認識し、この送信者からの緊急マークのついたEメールを無視するようになり、そのようにEメールをマークする目的は失われます。
 

“画像とが同時に表示されると、人は言葉よりも画像の方が記憶に残りやすい”

4. 動画

長文のEメールは、情報を従業員と共有する唯一の方法ではありません。

一部の人々にとっては、読むよりも視覚的に示された情報から学ぶ方が簡単です。画像優位性効果に関する科学的研究によると、画像と文字が同時に表示されると、人は文字よりも画像の方が記憶に残りやすいとされています。

従業員エンゲージメントを維持し続けるという目標を達成しようとするときに、これは何を意味するのでしょうか？

動画を追加することは、メッセージを伝える非常に効果的な方法です。

職場の安全性、営業活動のヒント、顧客サービスのアドバイス、その他の短時間で伝えることができることについて従業員に思い起こさせたい場合は、プレゼンテーションが終わった後も長く従業員が情報を覚えていられるように、動画を制作することを検討してください。

5.  社内掲示板

このタイプの社内コミュニケーションは、特に電子的な手段に頼らずに従業員にメッセージを伝えている会社にとって、依然として非常に人気があります。

チームメンバーは、自分たちに関連するアナウンスメントが会社の掲示板に掲載されていることを知っています。これには以下のような情報が含まれるかもしれません：

• 営業時間の変更
• 会社の休暇ポリシーの更新
• 会社が募集している求人情報

会社の掲示板は、従業員の誕生日や従業員が新しい赤ちゃんを家族に迎えたときなど、個人的なニュースを発表するためにも使用できます。

ピクニック、プロスポーツチームの試合観戦、地元の観光地への訪問など、従業員が参加したいと思うようなイベントを知らせるのにも適しています。

6. メモ

メモは、特定の相手に情報を伝えるために使用される短い文書です。

社内で用いられるメモはメールや報告書よりも形式が緩いことが多く、このコミュニケーション形式が使われるのは、一般的に問題を特定し、それに対する解決策を提案するためです。その他には、一人以上の人に情報を求めたり、提供するために用いられます。

メモの主なポイントは冒頭で述べられるべきで、読者が探している答えをすぐに見つけられるようにする必要があります。

メモの残りの内容は、補足するポイントで構成されます。読者が情報をすばやく見つけられるように、見出しを使用してメモを分割することが重要です。

7. 社内報告書

社内報告書は、特定の問題や課題を調査し、それに対処するための潜在的な解決策を提案するために使用されます。

報告書の作成者は、問題をある程度詳しく説明し、何らかの行動を推奨する前に各解決策を評価します。

問題に対して1つの解決策ではなく、複数の有効な解決策が存在する可能性があり、報告書は数値、チャート、グラフなどを使用してこれを反映させることができます。

報告書の作成者は、会社の役員が情報に基づいた決定を下せるように、自分が報告書を作成するように依頼された問題について、公平で客観的な見解を提示したいと考えています。

8. ビジネス用チャットやSMS

テキストメッセージは、Eメールを送るよりも即座に情報を伝える方法で、特に、営業担当者や技術担当者など、あなたのチームメンバーの誰かがオフィス外で働いている場合には特に有効です。

情報、質問、または懸念を迅速に伝えたい場合、チャットを送ることで、すぐに誰かに連絡を取る事ができます。

現代のイントラネットソフトウェアでは、かんたんにドキュメントを添付したチャットをオフィス外で働くメンバーに送付することができます。

9. ブレインストーミングセッション

ブレインストーミングセッションの目的は、新しいアイデアを生み出すことです。

これは、グループが（対面またはオンラインで）集まり、各参加者に企業が直面している特定の問題や課題に対処するための1つのアイデアを出すよう求められるエクササイズです。

「悪い」アイデアや「間違った」アイデアは存在しない、というのが唯一のルールです。

ブレインストーミングセッションには何も制限がありません。あらゆるアイデアを検討のために時間を費やすことができます。

そして提案されたアイデアを整理し、調整し、編集する時間は後であります。

このエクササイズの目標は、テーブル上に可能な限り多くの生きたアイデアを出すことです。そこから、企業が将来に実行することを決定するかもしれない、具体的な解決策を詳しく検討することができます。

10. スタッフミーティング

これは、チームメンバーがコミュニケーションを取るための比較的シンプルな方法であり、会社に大きな影響を与える可能性があります。社内、リモートワーカー、または最新の技術を使って社内とリモートワーカーを組み合わせて行うことができます。

定期的なスタッフミーティング中に、従業員は自分が取り組んでいるプロジェクトについて同僚と共有します。

各人が順番に、自分の仕事でうまくいっていることと、直面している課題を説明します。他のチームメンバーは注意深く聞き、役立つと思われるアイデアや提案を共有することができます。

このようなコラボレーションにより、従業員は自分がチームの一員であると感じ、同僚がフィードバックとサポートで助けてくれると感じます。

11. ポスター

ポスターを効果的な社内コミュニケーション手法の例として考える必要はないかも知れませんが、それらは従業員に情報を伝える良い方法です。

従業員掲示板、休憩室、人事（HR）オフィス、従業員が集まりそうな他の場所に掲示することができます。

あなたの会社が所在する管轄区域によっては、特定のポスターを職場に掲示することが法律で義務付けられている場合があります。政府が労働者の健康と安全に関する権利、最低賃金と残業代に関する従業員の権利、平等な雇用機会に関連する表示を掲示することを雇用主に法律で義務付けているかもしれません。

従業員はポスターを読んで、仕事全般に関する必要な情報を知ることができ、管理者や人事部に問い合わせることなく、疑問を解決できる場合があります。

12. 電話

電話を社内コミュニケーション戦略として使用することを考えていない場合は、検討するべきです。

私たちの多くが、Eメールや携帯端末を通じてコミュニケーションを取っている現代において、誰かに直接電話して直に話すことの直接性はしばしば見過ごされがちです。

この職場でのコミュニケーション方法は、情報を得たり、問題を解決するために非常に効果的です。関係者はそれについて直接話すことができ、Eメールを使用したり会議をスケジュールしたりするよりもはるかに効率的です。比較的短時間で、情報を伝えたり、状況を明確にしたり、双方の満足のいく方法で対処したりすることができます。