人事イントラネットの12の特徴と従業員エクスペリエンスにもたらすメリット

営業は企業を動かすエンジンかもしれませんが、人事部は企業の心臓であり、魂です。どちらも企業の成功に不可欠な要素です。

HRイントラネットは、オフィスワーカーにもリモートワーカーにも、従業員にさまざまなメリットをもたらします。

従業員のプロフィールの保管から健康の促進、採用や新入社員研修まで、このイントラネットソリューションはあらゆる機能を備えており、さらに多くのことをなせます。

HRイントラネットとは？

HRイントラネットは、企業の目標や価値観、指針を、人事部が新規採用者や現従業員に対して簡単に伝えることができるようにします。

そして企業のイントラネットは、共有された情報に基づき、従業員が理解し、共感できる具体的なビジネス目標と企業の価値観を結びつけます。

HRイントラネットの機能

HRイントラネットは、従業員が人事関連の文書や情報を検索するためのオンライン上の場所です。

必要な情報が見つからない場合は、人事部の担当者に問い合わせて質問に答えてもらうことができます。

HRイントラネットは、人事部に従業員の個人的な相談を持ちかける際にも利用可能です。

HRイントラネットは誰が利用できる？

HRイントラネットはすべての従業員が利用でき、雇用期間中に従業員が必要とするであろうあらゆる種類の文書を保存しておくのに役立つ場所です。

文書をオンラインで利用できるようにすることで、従業員は直接閲覧して必要なひな形や情報を見つけられることが多くなります。

HRイントラネットのメリット

• セルフサービスモデルのため、従業員は必要なドキュメントを素早く、かつ簡単に見つけられます。 
• 人事部は、直接的なサポートを必要とする従業員に注力できます。 
• HRイントラネットは、リモートワーカーと、オフィスワーカーのどちらも平等に利用できます。

HRイントラネットのデメリット

• 人事担当者と直接、対面での対応を好む従業員もいるかもしれません。
• 従業員が、ポリシーや手順を自分だけで理解するのが難しいと感じるかもしれません。
• 生産性を向上させ、データを集中管理するための最適な人事戦略を立てるには企業に何が必要なのか、それを正確に把握するのに時間がかかる場合があるかもしれません。
   

HRイントラネットの機能12選

ガートナーによると、2023年の人事における最優先事項は、管理職の能力向上、採用、そして従業員エクスペリエンスだそうです。

ここでは、私たちが考えるイントラネットの主要なメリットと事例をまとめました。私たちの考えに賛同していただけるでしょうか？

1. 人事関連コンテンツに簡単にアクセスできる場所

HRイントラネットは、人事関連のコンテンツを見つけたい従業員がワンストップでアクセスできます。

健康保険や歯科保険の変更手続きの期間、産休の登録、または年間休暇の申請などについて質問がある従業員は、HRイントラネットを使えばその答えがわかります。

HRイントラネット内のコンテンツは常に最新であることが保証されているため、従業員は安心して利用できます。

LumAppsのようなHRイントラネットを使えば、コミュニティスペースを作成して、人事関連のコンテンツをさらに見つけやすくすることができます。

さらに、LumAppsにはデジタルアシスタントが組み込まれており、休暇の申請方法や給与明細書の場所など、よくある人事関連の質問について「チャットボット」に尋ねることも可能です。

機能のメリット

従業員ハンドブックには、労働時間、残業、服装規定、年間評価、昇進の申請などに関するポリシーが記載されていますが、これらをオンラインでも掲載できます。

また、企業はセクハラやパワハラに対する自社のポリシーと、苦情を受けた場合に取るべき措置についても、従業員がアクセスできるようにすべきです。

機能の使い方

従業員が一般的にアクセスする必要のある人事関連の文書をアップロードして、彼らがダウンロードできるようにします。

このプロセスにより、休暇を申請したり休暇の計画を立てたりするたびに、人事部に連絡しなくて済むようになります。

イントラネットの機能によってはメールで送るのではなく、直接上司に承認してもらうためにフォームで送信できる場合もあります。

2. 従業員向けにパーソナライズされた人事コンテンツ

従業員がオンラインでコンテンツを検索するときは、その検索結果をすぐに知りたいと思うもの。

これと同じことが、企業のイントラネット内でのコンテンツ検索にも言えます。

自分だけに該当するような具体的な情報を探しているときに企業全体に該当するような情報が表示されてしまうと、情報過多になってしまう可能性があるからです。

機能のメリット

人事ポリシーや手順は国や州によって異なる可能性があるため、特に大規模なグローバル企業では、HRイントラネットをパーソナライズすることが重要です。

管理職はチームメンバーと一緒に仕事をする際に、人事情報にアクセスする必要がある場合があるかもしれません。

そのときに、彼らに関する人事情報だけを閲覧できるようになっていれば、イントラネットポータルははるかに使いやすいものとなるのです。

機能の使い方

たとえば、従業員がHRイントラネット上で歯科保険に関する情報を探していたとします。

その人は独身で、扶養家族はいません。

そんな人たちが扶養家族がいない人と扶養家族がいる人向けの選択肢をすべて見始めてしまうと、混乱してしまう恐れがあるのです。

SharePointを基盤とした最新のイントラネットは、その従業員のプロフィールに基づいて、従業員向け人事コンテンツをパーソナライズすることができます。

従業員には、以下の情報に関連するコンテンツのみが表示されます。

• 自分の所属部署
• 自分の所属課
• 勤務地
• 役職
   

3. 従業員のセルフサービスをサポートする統合アプリ

人事関連のソフトウェアプログラムやアプリは数多く存在します。一般的なセットアップには、次のようないくつかのアドオンを持つコアソフトウェアプログラムが含まれる場合があります。

• 福利厚生ポータル
• 経費システム
• 人事サポートデスク、サポートチケット
• 学習管理システム
• 業績評価アプリ
• 健康アプリ
   

機能の使い方

上記がすべてではありません。これらは利用可能なオプションのほんの一例です。

これらのアプリがHRイントラネットポータルと統合されると、従業員は各自の個人情報にアクセスするだけで基本的な取引を完了でき、わざわざ各アプリケーションや各システムにログインする必要がなくなります。

このように、従業員がHRイントラネットを使えば、年次暇の残りの日数を確認したり、休暇を取得したり、福利厚生を選択したり、人事部からサポートを受けたりすることができるのです。

機能のメリット

一部のHRイントラネットには、人事部スタッフ用の受信トレイが含まれています。

そこでは、人事担当者や管理職が承認待ちの要求を含む、さまざまなシステムからの通知やリマインダーが表示されます。

これらの統合により、仕事の流れが改善され、承認プロセスが迅速化されます。

4. Personalized Employee Onboarding

HRイントラネットは、雇用主と従業員の関係に焦点を当てています。

これは、人が「求職者」のカテゴリーから「新入社員」のカテゴリーに移行するときから始まり、彼らが退職するまで続きます。

彼らが建設的な新人教育を受けられれば、その企業で長期的に働く可能性が高くなります。HRイントラネットは、初出勤日に彼らが必要とするものを1箇所にまとめることで、新人教育プロセスをサポートできます。

これにより彼らは、新しい企業への入社にプレッシャーを感じるのではなく、より歓迎されていると感じられるようになるのです。

機能の使い方

HRイントラネットに新入社員専用エリアを設けます。このエリアには、社長またはCEOがそれぞれの従業員に宛てた歓迎のメッセージを掲載できます。

また、企業の変遷と現在進行中のプロジェクトの概要も見られるようになっています。さらに、彼らが（期限までに）完了する必要のあるタスクも指示されます。

また、上司やチームメンバー、技術サポートを受けるために連絡をとるべきチームなどを含めた、企業の連絡先リストを見られます。

機能のメリット

新入社員は、ソフトウェアの学習や資格試験の受験、必修の安全訓練の完了といった企業独自の教育を、イントラネットから直接始められます。
 

5. 研修と学習のサポート

HRイントラネットは、研修と学習プログラムを直接提供するものではありません。

しかし、従業員が大切な学習資料へアクセスするのをサポートするという、重要な役割を果たします。

企業は、従業員がMicrosoft365を使用してアクセスできる学習プラットフォームを実装できます。

機能の使い方

このようにMicrosoftソフトウェアとシームレスに統合することで、人事部は従業員を引きつけ、利用可能なプログラムに登録するよう促すページを作成できます。

従業員はもしかすると、イントラネットから学習プラットフォームに移行したことに気づかないかもしれません。

機能のメリット

HRイントラネットは、必須の安全訓練のような従業員向け学習オプションを揃えるのに最適なリソースです。

定期的に試験を受けて専門資格を維持しなければならないスタッフも、このプラットフォームに集約できます。具体的には、次のようなさまざまな学習形式をリストするために使用できます。

• 教室/組み合わせ型研修
• eラーニング
• ウェブセミナー
• 動画学習

LumAppsにはエンタープライズ動画管理機能が組み込まれており、チームは技術的なスキルがなくても、動画を完全に使いこなせます。

このツールには、自動ファイル暗号化、ダウンロードできるユーザーを選べるセキュリティコントロール、サムネイル、構成、字幕、自動トランスクリプションといった、動画エンリッチメントが含まれています。

昇進する資格を得るために研修コースに登録したい従業員は、研修プラットフォームにログインし、利用可能なコースの選択、講師の名前 (該当する場合)、形式、およびコースのシラバスを確認できます。

そして、学習プラットフォームからコースに直接申し込むことが可能です。
 

6. 社内求人情報の共有

特定のポジションの候補者を見つけることは、人事部の職務範囲に含まれます。その際、適任者を社外から探し始めがちですが、最もふさわしい人材は、実は社内にいることが多いのです。

機能の使い方

人事部は現従業員が応募できるように、求人を社内に向けて公開します。

同時に、彼らのプロフィールにアクセスし、募集しているポジションに必要なスキルや能力を持つ従業員を探しますが、誰も応募してくれない可能性もあります。

そういうときは彼らにアプローチし、応募するように勧めることができます。

機能のメリット

人事部長は応募者の企業プロフィールにアクセスし、応募内容について評価できます。

従業員はこの強力なイントラネットツールがあれば、履歴書、面接動画、マイルストーン、修了した研修コースなどを投稿できます。

また、企業と共有したいそのほかの情報を掲載することもでき、これは募集ポジションへの適性を評価するのに役立ちます。

7. リモートワーカーをより良くサポートする

デジタルワークプレイスにおいて、人事部が従来の人材育成の役割を維持することは難しくなってくる場合があります。

新型コロナウイルス感染症の流行後の世界では、従業員の多くがリモートワークの継続を希望していますが、この展開は人事部が直面する課題をさらに深刻化します。

機能の使い方

従業員の心身の健康は、職場における優先事項ですが、リモートワーカーの多くは、仲間から孤立し、孤独を感じていると訴えています。

これは従業員の生産性に悪影響を与える恐れのある良くない状況です。

人事部は、従業員の心身の健康を促進することで、リモートワーカーとハイブリッドワーカーをサポートする重要な役割を果たします。

最新のイントラネットには、従業員が仲間とのつながりを感じられるようにするコミュニケーションツールが組み込まれています。

以下は、従業員全員が一体感を持てるようにするためのアイデアです。

• Zoomで5分間トレーニングしてから毎日の業務を始める
• 企業のニュースフィードで健康に関する資料とツールを共有する
• イントラネットを使い、従業員に健康に関する話題を啓発し、情報を提供する
• 全従業員に、チームチャットチャンネルで飲用水冷却器の会話に参加させる
   

機能のメリット

リモートワーカーに頻繁に連絡を取るようにしましょう。ただ連絡を取り、話を聞いて共感するだけでも、苦しんでいる人にとってはかなり違ってくる可能性があります。 

8. オンライン従業員名簿で従業員をつなぐ

オンライン従業員名簿は、知識を共有し、職場で強固な関係を築くのに役立つツールです。

つまらない従業員プロフィールの充実を図るには、自分史や現在取り組んでいるプロジェクト、専門分野などを記載するといいでしょう。

顔写真も添付し、従業員がその人の名前と顔を一致させることができるようにしましょう。

これにより、廊下で会ったとき、コーヒーを飲んでいるとき、またはZoom会議に参加しているときなどに、互いを認識できるようになります。

機能の使い方

従業員プロフィールは、企業全体で協力するときにも役立ちます。

特定の分野の専門家を探している人がいる場合は、オンラインの企業名簿を参照し、必要な専門的知識を調べられます。

もしほかの従業員がサポートできそうなら、イントラネットを通じてその人に連絡を取ることができます。

機能のメリット

ほかのチームの従業員とも、必要に応じてプロジェクトで協働できます。

チームはプロジェクトの追加スタッフや特定の事柄に関する専門家を、人事部の介入なしに直接見つけられます。
 

9. 従業員エンゲージメントを高める

エンゲージメントの高い従業員は生産性が高く、病気による欠勤率は低くなり、そんな従業員を擁する企業は離職率も低くなる傾向があります。

従業員エンゲージメントを促進するためのイントラネット最善策の牽引者となることは、人事部にとって非常に重要です。

従業員エンゲージメントを促進する3つの重要な要素は次のとおりです。

• コミュニケーションの改善
• 協働の強化
• より効率的な情報共有
   

機能の使い方

HRイントラネットは貴重なデータソースです。

これを使用して、一般的な欠勤、病気率、スタッフの離職率といった、人事関連の主要なパフォーマンス指標 (KPI) を追跡できます。

人事部長はこのデータから、経営陣が対処しなければならない問題の傾向を特定できます

機能のメリット

退職面談から得られるデータも、人事部が従業員エンゲージメントレベルを詳しく把握するのに役立ちます。

従業員はさまざまな理由で辞職するわけですが、すべての理由が彼らのエンゲージメントと関連しているわけではありません。

そのため、従業員の辞職理由が、組織やそのマネジメント、そして組織の価値観と関係しているかどうかを判断するために、人事担当者が彼らに聞いてみる必要があります。

辞職する従業員に正直に回答してもらうために、HRイントラネットポータルを通じてオンラインで退職面談を実施します。

この戦略は、人事部長もしくは人事部のメンバーと直接会って面談するよう頼むよりも良い方法だとされています。

それは、辞職する従業員が仲間と顔を合わせずに済むことで、企業に正直なフィードバックができる可能性が高くなるからです。
 

10. 従業員の個人的な目標をチェックおよび追跡する

イントラネットは、従業員それぞれの専門的および個人的な目標を、毎年人事部がチェックするために使用できるツールを提供します。

目標が管理職によって割り当てられ、それを人事部が確認したら、その目標を各従業員の個人エリアのダッシュボードに掲載できます。

これにより従業員は、成長するために特に重点を置きたいポイントを、定期的に確認できます。

機能の使い方

従業員が個人目標に向かってステップを完了し、中間地点に到達すると、直属の上司が情報を更新できます。

上司は人事部がレビューできるように、従業員の個人エリアに詳しい情報を書き加えます。

機能のメリット

従業員の専門的および個人的な目標を追跡するために、個別のパフォーマンス管理プラットフォームを使用するのに代わり、イントラネットを単一のアクセスポイントとして使用するほうが理にかなっています。

必要に応じて迅速にアクセスできるように、情報は同じプラットフォームに電子的に保存できます。
 

11. 従業員からフィードバックを受けるために議論を始める

従業員の話に耳を傾け、オープンな対話を行うことが、従業員エンゲージメントの重要な部分であると管理職や役員は認識しています。

多くの場合、「オフィス」または「現場」にいる従業員が、企業の抱えている問題に最も近いところにいます。

彼らは問題の本質を深く理解しており、状況に対処するための創造的な解決策を持っている可能性があるのです。

機能の使い方

人事機能を有する企業のイントラネットは、従業員が自社や仕事についてどのように感じているかを常に把握できる優れたプラットフォームです。

この重要な要素を管理職が追跡できるようにする機能がいくつかあります。

• 従業員が魅力的に感じるコンテンツの種類を追跡するための分析
• 簡単な満足度調査
• コミュニティ
• 討論グループ
• ニュース記事やブログに投稿された従業員のコメント
• 詳しい従業員満足度調査
   

機能のメリット

これらの機能は、管理職が現在従業員にとってうまく機能している要素と、従業員エクスペリエンスを改善できる領域を特定するのに役立つ貴重なツールです。

正直なフィードバックを定期的に受けられなければ、経営陣は従業員が満足しているかどうか知ることができません。

そうなると「便りのないのは良い便り」ととらえる企業文化が広まり、多くの企業が誤った安心感に陥ってしまいます。

そして、従業員がほかの機会を求めて企業を去るまで、問題を修正することができなくなってしまうのです。

12. あらゆるエンタープライズアプリにシングルサインオンで済む

HRイントラネットの機能の一つとして、複数のソフトウェアオプションが単一のポータルを通じて利用できることが挙げられます。

機能の使い方

シングルサインオンにより、従業員はMicrosoft365やGoogle Workspaceなどの複数のエンタープライズアプリへのゲートウェイアクセスが可能になります。

アプリを切り替えたり、複数のログインを使用して作業を完了したりする必要はありません。すべてのものに一つのパスワードでアクセスできるのです。

機能のメリット

従業員がコンテンツ管理システム (CMS) にアクセスしてからGoogle Workspaceに移動する必要がある場合も、問題ありません。

一日を通して、一つのアプリから別のアプリにシームレスに移動できます。

従業員がどこに行けばいいのか、誰に聞けばいいのかわからない場合、人事部は社内コミュニケーションの中心となります。

これはデジタルワークプレイスでも依然として当てはまります。HRイントラネットは貴重な従業員リソースなのです。

LumAppsは最新のHRイントラネットソリューションで、クラウドベースのプラットフォームとなっており、職種、勤務地、言語、デバイスを問わず、従業員が企業の使命やビジョンと一体となるのをサポートします。