リモートワーク中の社内コミュニケーションのあり方

松下　真子

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先日の緊急会見では、東京都の小池百合子知事が３つの【密】を避けよう（「換気の悪い密閉空間」、「多くの人の密集する場所」、「近距離での密接した会話」）と都民に呼びかけ、平日の仕事は自宅で行うよう求めたことを受け、今、日本では約80％の会社が部分的にもテレワーク/在宅勤務（Work from Home）を導入しています。

先般の安倍首相の非常事態宣言を受けて、在宅勤務はより一層広まることになるでしょう。

ベンチャー企業やフリーランス、個人事業主では、自宅や好きな場所で仕事をする方が非常に多く、リモートワークは既に一般的な働き方になっています。当社が本社を置くフランスでも、PSAプジョー・シトロエンやBNPパリパ、日本の大企業では、日産自動車、ソフトバンクグループ、NTTグループ、資生堂、日本航空などが、在宅勤務やサテライトオフィス制度を導入し、従業員の満足度向上に役立てています。

Statista社（世界最大の統計データプラットフォーム）によると、週最低2.5日（営業日の半分以上）をリモートで働く割合は、フランスでは57％、アメリカで52.6％、世界の平均は54.3％になります。言い換えると、世界のビジネスパーソンの半数以上が、営業日の半分以上をリモートで業務を行っているのです。

自宅勤務に関するメリットを調査した所、以下の点が挙げられました。（Statista社調べ）

55% 通勤時間の短縮

31% ストレスの軽減

19% 作業効率の向上

25% 仕事の自主性の向上

44% ワークライフバランスの向上

在宅勤務の最大のメリット、「通勤時間の短縮」
総務省の調べによると、東京都の通勤・通学時間の平均は1時間34分（往復、2016年）とされ、日本の生産性の低さの一因と言われています。また、東京の満員電車は戦場並みのストレスを与えると言われるほど過酷で、「通勤」は社員の心身に大きな負担を課しています。

通勤時間の削減や、ストレスの低減の面でリモートワークの導入は非常に大きな効果が期待できます。

もちろん、課題も存在します。

情報の共有と検索、社内コミュニケーション、モバイル対応が大きな課題として挙げられています。

ソーシャルイントラネット「LumApps」で在宅勤務の課題を解決

情報の共有と検索

事務所で勤務していても、情報共有や検索が難しい場合があります。

IDCの独自調査の結果、従業員の一部は、勤務時間の20％を社内情報の検索（メール、やファイルの検索、同僚に質問など）に費やしています。

当社のソリューションは、企業のイントラネットを最適化し、ディレクトリ内に全ての文書を集約し、検索可能にします。全てのドキュメントやファイルをクラウド上で利用可能にすることで、全従業員が目的のファイルをキーワードを入力することで簡単に検索可能になります。

社内コミュニケーション

特に別々の場所で勤務している場合、スムーズなコミュニケーションが全ての従業員にとって重要であることに異論はないと思います。

当社のイントラネットソリューションには、G Suite や Office 365 のようなグループウェアのチャットやドキュメント内のコメントなど、コミュニケーションを円滑にする様々な連携機能をあらかじめご用意しています。長いメールのスレッドを検索して時間を無駄にせず、必要な情報だけを保存することも可能です。

また、当社のソリューションの強みは、イントラネット内に独自のコミュニティ（例：部署毎やプロジェクト毎）を構築し、プロジェクトの管理や、情報セキュリティを向上に役立てる事が可能です。

モバイル対応

リモートで勤務する際、社内の情報にモバイル端末経由でアクセスできるようにすることは非常に重要です。

Statia社のデータによると、アメリカの従業員の85％がモバイル端末経由でメールチェックを行っています。当社のソリューションを導入すると、従業員がモバイル端末やその他の業務アプリケーションを使用し、リアルタイムメッセージの送信、情報の保存・共有、ソーシャルメディアのフォローや更新を行う事が可能になります。

イントラネットをモバイル対応にする事で、外で働いている従業員がPCを使っていなくても最新の情報にアクセスでき、タスクや打合せの通知を受けれるようになります。モバイルに対応する事でイントラネットへの理解と導入がスピードアップする様になります。