優れた社内コミュニケーション・プランの作り方
社内コミュニケーション計画とは？
社内コミュニケーション計画とは、従業員に伝達する必要のある重要なメッセージの概要と、チャネルを含めたメッセージの配信方法を詳しく説明した戦略的ビジネスプランです。社内コミュニケーション計画は、他の戦略的ビジネスプランと同様に、測定可能な目標を含める必要があります。
社内コミュニケーション計画は、従業員が業務を遂行するために必要な情報をどのように受け取っているかがすべてです。だからこそ、コミュニケーション・プランの重要な部分は、従業員からのフィードバックの収集と分析であるべきなのです（企業イントラネットはそのための良いチャネルです）。
従業員に発言権を与え、自分たちの意見が重要であると感じさせましょう。
効果的な社内コミュニケーション計画は、情報を開示し、次のような主要要素を含みます。
- 組織の目的、ミッション、バリュー
- 主要なビジネスメッセージ
- コミュニケーションチャネル
- スタッフの責任とプロセス
- 外部マーケティングおよびコミュニケーション計画
- 成果物
- スタッフの役割と責任
- スケジュールと締め切り
社内コミュニケーション計画は、全体的なコミュニケーション戦略に沿って作成および最新の状態に保つ必要があります。
混乱や情報過多を防ぐために、コミュニケーション計画は会社、チーム、領域別の目標、またはその他の機能別に分割することが推奨されます。計画は簡潔でいつでも参照しやすいようにする必要があります。
なぜ企業は社内コミュニケーション計画が必要なのか
企業が継続的に成長するには、従業員との定期的なコミュニケーションが不可欠です。社内コミュニケーションは魅力的で、従業員に全体像の一部であると感じさせるものでなければなりません。
よく練られた社内コミュニケーション計画は、従業員を現在の取り組みやイベント、そして将来の計画について最新の状態に保ちます。また、組織の計画の中で各メンバーがどのように役割を果たしているか、そして彼らの貢献の重要性を示します。
社内コミュニケーション計画の作成方法
社内コミュニケーション計画の作成は、すべての業務領域を調整するために、複数のステークホルダーによって行われます。例えば、人事マネージャーは、採用や従業員の成長に関する情報を提供し、包括的な社内オンボーディング プログラムや表彰プログラムを構築することができます。
企業の規模によっては、専任者や社内コミュニケーション担当チームがいる場合もいない場合もあります。しかし、常に1人がまとまった行動計画を作成し、実行を追跡する責任を負うようにしてください。社内コミュニケーション担当者がいる場合は、その担当者が社内コミュニケーション計画を作成するプロジェクトリーダーになるでしょう。
計画の作成責任者は、チームミーティングを調整し、最初に含める各部署やプロジェクトを決定しなければなりません。インスピレーションを得るために、さまざまな社内コミュニケーション計画の例やコミュニケーションの最も効率のよい方法を調べることもできます。
社内コミュニケーション計画テンプレートを使用すると、プロジェクト全体を監督し、各部署が作業を進めることができます。これにより、調整者はすべてのアイデアをまとめやすくなります。新しいコミュニケーション計画を導入し、従業員に変化を受け入れてもらうための最良の方法は、意思決定プロセスにチームとステークホルダーを含めることです。
社内コミュニケーション計画を作成するための10のステップ
1. 社内コミュニケーションの計測
成功するビジネスを構築するには、安定して稼働する社内コミュニケーション計画が必要です。しかし、まず最初に、現在の社内コミュニケーションの成功レベルを理解し、どこを改善できるかを把握することが重要です。会社は従業員とやり取り、コミュニケーションを良好に取れているでしょうか、それとも従業員は重要な情報を入手できずに遮断されているでしょうか？
これは、次のようなさまざまな追跡方法で行うことができます。
- 評価とインタラクションのモニタリング (メール開封率、クリック率、シェア数、スター評価、リアクション)
- イントラネット分析とアンケート
- 従業員フォーカスグループ
- 外部コンサルタントによる監査
各方法には、より良い従業員エンゲージメントを促し、社内コミュニケーション戦略が効果的かどうかを理解するための簡単な質問を含める必要があります。質問例としては次のようなものが挙げられます。
- 当社の目標を知っていますか？
- これらの目標を達成するために、自分の役割を理解していますか？
- 就業時間内に仕事を終わらせるために、明確なフォーマットで必要な情報を入手できますか？
- 仕事に必要な情報を見つける場所はどこですか？（例：社内イントラネット、コラボレーションプラットフォーム、外部ソース）
- 会社は従業員に対し情報をうまく伝えていると感じますか？
- 社内コミュニケーションを改善するために何ができると思いますか？
上記の調査結果から得られるデータは、効果的な社内コミュニケーション戦略の中核を成します。従業員がエンゲージメント、意識、意欲を持っているのか、それとも仕事に満足していないのかを示すことができます。
アンケート結果を分析することで、従業員が会社に何を求めているかがわかります。また、結果には、店舗の従業員は本社勤務の従業員ほど頻繁に関与していないなど、相互作用のパターンも示されます。
あるいは、動画を見る人が記事を読む人よりも多いかもしれません。いずれにしても、すべてのレベルの従業員を含めることで、コミュニケーション方法を見直し、従業員のエンゲージメントを向上させることができます。
これらの結果を深く分析することで、企業は機能するコミュニケーションチャネルと改善できるチャネルを理解することができます。
この調査結果をマーケティングキャンペーンと捉えて考えてください。
- ターゲットオーディエンスは誰ですか？
- どのようなコンテンツに最も反応しますか？
- 異なるレベルの従業員にどのようにリーチできますか？
2. 目標と目的の定義
コミュニケーション計画を作成するための次のステップは、現在のコミュニケーション目標を分析し、より良い計画を構築し、適切な目標を定義することです。
最も効果的で簡単な方法の1つは、SMARTを使用することです。
- Specific（具体的か）: 企業目標は何ですか？その目標を達成していますか？誰が目標の達成に向けて取り組んでいますか？どのように目標を達成できますか？
- Measurable（測定可能か）: なぜ目標が存在するのでしょうか？測定可能ですか？（例：利益、生産性、従業員エンゲージメント、社内コミュニケーションの向上など）
- Achievable（達成可能か）: 目標は達成可能ですか？現実的で、ビジネスの発展能力に基づいていますか？
- Relevant（関連性）: 目標は会社の全体的なビジネスに影響を与えますか？
- Time-bound（期限設定）: 各目標を達成するためのスケジュールは？
社内コミュニケーション計画を成功させるためには、全員が参加する必要があります。
従業員がどのように目標と一体化しているかも考慮することが重要です。彼らは目標と、目標達成における自分の役割を理解していますか？
目標を決定するには、次の質問をする必要があります。
- 生産性は最大限に発揮されていますか？
- 従業員は会社文化を理解していますか？
- 従業員の定着率は高いですか？低いですか？
- 従業員は仕事に来たときに素晴らしい経験をしていますか？
- 従業員は社内コミュニケーションイントラネットプラットフォームをよく利用していますか？
目標が設定され、成功（または失敗）が判断されたら、組織のすべてのメンバーのサポートを得ながら、目標を達成する方法を計画する必要があります。
社内コミュニケーション計画を成功させるためには、全員が参加する必要があります。
3. ターゲットオーディエンスの特定
社内コミュニケーション行動計画を作成する際には、メッセージの受信者が誰であるかを理解することが特に重要です。
最終的な社内コミュニケーション計画は、主要なステークホルダーから経営陣、管理職、管理部門、最前線の従業員まで、会社の全員が利用できるようにする必要があります。
コミュニケーション計画を策定する際には、各チームと相談する必要があります。ターゲットオーディエンスを特定し、これらのチームを念頭に置いてコミュニケーション計画を策定すると、計画には彼らのニーズに訴える要素が含まれるため、変化に適応しやすくなります。
全体的な会社の目標を達成するには、誰もが役割を果たします。下位の従業員の意見に耳を傾けることは、上級管理者の意見を聞くことと同じくらい重要です。
また、全従業員に自分の意見が重要であることを説明することも重要です。これは従業員のモチベーションを高め、優れたリーダーシップを示します。
4. 適切な社内コミュニケーションツールの選択
選択できるコミュニケーションツールやチャネルは非常に多いため、視聴者に適したものを選択することが重要です。つまり、視聴者を理解し、彼らが関与する可能性のあるものを理解することが重要です。
社内コミュニケーションで最も一般的に使用されるツールの1つはイントラネットです。
組織の情報源となるように構築されたイントラネットは、複数の拠点に分散する組織全体に情報を発信するのに最適なコミュニケーションチャネルです。
最新のイントラネットは、ビジネスのデジタルハブとなり、次のような強力な統合とさまざまなコミュニケーションツールを含めることができます。
- Google Workspace （Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Google Meet、Googleグループ、Google Cloud Search）
- Microsoft 365 （Outlookメールとカレンダー、Teams、Planner、Sharepoint、Stream）
- Zapier （ドキュメント管理とアプリへの接続）
- Trello（プロジェクトの整理と共同作業）
- Slack （リアルタイムメッセージング）
- その他多数
LumAppsのようなイントラネットソリューションには、社内コミュニケーション計画を実行するために使用できる多くの機能が含まれています。
たとえば、LumApps Journeysは、柔軟なオーケストレーションによって従業員のエンゲージメントと経験を最適化する、パーソナライズされた従業員ジャーニーワークフローエンジンです。Journeysは、自動化、統合、パーソナライズされたタッチポイントにより、従業員のライフサイクルの重要な瞬間をガイドします。
これらの重要な瞬間には通常、オンボーディング、クロスボーディング、昇進、休暇からの復帰などが含まれます。シームレスな経験を提供し、ハイパーセグメント化されたオーディエンスにコミュニケーションをパーソナライズすることで、従業員が取り残されることがないようにします。
LumApps Campaignsは、組織が適切な情報を適切な人に適切なタイミングで提供できるようにする社内コミュニケーションツールです。コミュニケーションチームが従業員を優先し、ターゲットメッセージングとパーソナライズされたコンテンツで労働力を調整し、チャネル全体でブロードキャストを配信できるように支援します。
LumApps Campaignsは、テキストやメールなど、さまざまなアプリケーションやチャネルにわたる複数ステップの社内コミュニケーション戦略をサポートします。従業員とのコミュニケーションをパーソナライズする方法を提供することで、従業員のエンゲージメントと経験を向上させることを目的としています。
LumApps Spacesは、さまざまなデジタルツールを統合して、従業員にコラボレーティブな作業環境を提供するインタラクティブなハブです。組織内の知識共有とコラボレーションを向上させると同時に、従業員が関係を構築し、最新情報を常に把握できるように支援するように設計されています。
Spacesは、すべてのコンテンツを1つの場所にまとめ、従業員が簡単にアクセスできるようにする、簡素化された知識共有ハブです。Spacesは使いやすく、包括的であるため、すべての従業員が互いに共有し、交流することができます。LumApps Spacesを使用すると、組織はパーソナライズされた魅力的な作業環境を作成し、コラボレーションとイノベーションを促進することができます。
各ツールがどのような機能を持ち、社内コミュニケーションにどのように効果的に活用できるかを理解することが重要です。
現在イントラネットがない場合は、導入を検討する時期かもしれません。あるいは、すでにイントラネットがある場合は、その有効性をレビューする時期かもしれません。イントラネットは、社内コミュニケーション計画の戦略と戦術の一部になる可能性があるでしょうか？
5. 適切なメッセージの作成
ターゲットグループによって、メッセージのスタイルを変える必要があります。しかし、すべてのグループに共通する重要なポイントがあります。社内コミュニケーションは、以下のようにあるべきです。
- 明確である
- 十分な情報量がある
- 魅力的である
- 刺激的である
メッセージは、対象となるグループに適したトーンでなければなりません。
プロフェッショナルなトーンを保ちつつ、同時に人間的で社会的なトーンを保ちましょう。メッセージを正しく作成することは重要であり、必要に応じて外部コミュニケーションチームやコピーライターの助けを借りて、コンテンツが適切な方法でオーディエンスに訴求するようにすることができます。
社内コミュニケーションの例としては、次のようなものがあります。
- トップダウンコミュニケーション：経営陣が社内ニュース記事、ニュースレター、またはメールで会社の全体的な戦略を発表する
- ボトムアップコミュニケーション：役職に関係なく、すべてのスタッフがアンケート、コミュニティ投稿、投票、グループチャットを通じて意見を述べる機会
- 従業員コミュニケーション：同僚間の交流は、チームワークを促進し、多くの場合、専門的または社会的グループを通じて行われる
- 情報コミュニケーション：会社の方針、製品情報、ハンドブック、マニュアル、年次報告書など、会社全体または特定の部門が必要とする情報
- カルチャーコミュニケーション：従業員への報酬と表彰、イベントの告知、研修の提供、ソーシャル情報の共有など
先述した通り、機能別領域または部門別に計画を策定する必要がありますが、これは各部門ごとに個別の計画を作成する必要はありません。
イントラネット・プラットフォームでは、プロファイリングやターゲティングを活用することで、拠点やビジネスユニットごとにコミュニケーションを効率化することができます。
つまり、従業員は自分の職務に応じた最も関連性の高い情報だけを受け取ることができるのです。
例えば、工場の技術者は新しい安全衛生手順に関する情報にしか興味を示さないかもしれないし、マーケティング担当者は競合他社がどのような製品を発売するのかだけを知りたいかもしれない。
計画には、全従業員を社内グループに割り当てるセクションを加えましょう。
そうすることで、イントラネットに適切な設定を行うことができ、従業員にふさわしいパーソナライズされた経験を提供することができます。
6. 魅力的なコミュニケーションの実施
人は、ウェブサイトのページがすぐに目に留まらなければ、約15秒後に離脱してしまうと言われています。これは社内コミュニケーションにも当てはまります。
魅力的な社内コミュニケーションメッセージを作成するには、どのようにすればよいのでしょうか？社内コミュニケーションは、直接的で、透明性があり、適切なトーンでなければなりません。
どのような形式のメッセージであっても（投稿、ニュースレター、メール、記事など）、不要な言葉や華美な表現は避けてください。人は忙しいので、簡潔で分かりやすいコミュニケーションを求めています。
従業員が参照し、共有したくなるメッセージを書く方法は次のとおりです。
- 読者が読み進めたくなるような魅力的な見出しを書く
- 読者が答えを探したくなるような質問を使う。今年ボーナスはあるのか？
- 見やすく、余白、色、箇条書き、見出しなどを活用する
- ターゲット読者の理解が進みやすいトーンで書く
- 読者の問題を解決する - アンケートに回答し、私たちは耳を傾けましたことを示す
- 画像、グラフ、動画などの視覚的な要素を使用する
- 行動を促す - この取り組みについてどう思いますか？と投げかける
よいメッセージは、楽しく読め、目を見張り、意欲を高めるものです。メールを書く場合でも、社内コミュニケーション計画全体を調整する場合でも、重要なのは従業員とコミュニケーションを取り、刺激を与えることです。すべての文書は、従業員のエンゲージメントと意欲を高めるものでなければなりません。
レイアウトも重要です。常にプロフェッショナルなイメージを維持するために、一貫性を持たせるようにしましょう。イントラネットは、ブログ、記事、投稿テンプレート、さらにはメールテンプレートなど、あらゆる種類のドキュメントを保存できるため、一貫性を保つのに最適な方法です。
7. 社内コミュニケーションのスケジュール設定
社内コミュニケーションを配信するタイミングは非常に重要です。
金曜日の午後に重要なメッセージを送信しても、多くの従業員は読まない可能性が高いです。しかし、月曜日や火曜日の朝、人々が仕事の準備ができている時に送信すると、従業員のエンゲージメントが高まります。
配信するメッセージの種類を考えてみましょう。ソーシャル、社内、外部のニュースメッセージは、仕事から意識をそらす可能性があるので、昼休みや終業時に送る方が良いでしょう。同様に、人は午前中に仕事に集中する傾向があるため、重要なコミュニケーションは午前中の方が理解しやすいでしょう。
イントラネットがある場合は、人々が最もよく交流する時間帯を分析することもできます。次の項目を測定できます。
- いいねとコメント
- シェア
- 評価
- メール開封率
従業員のエンゲージメント習慣に合わせてコミュニケーションを調整し、コミュニケーションを行う最適な曜日/時間帯を見つけましょう。
情報過多は、仕事でも家庭でも多くの人が悩んでいる問題です。受信トレイは常にいっぱいのように見え、すべてをクリアするのは不可能な作業のように思えます。
コミュニケーションのバランスと一貫性を保つための時間表を作成すれば、従業員はメッセージを開封し、読み、行動を起こす可能性が高くなります。間違った時間に送信すると、To-Doリストには載るかもしれませんが、すぐにリストの下の方に沈んでしまう可能性があります。
8. 従業員アドボカシーツールの提供
社内コミュニケーションの成功は、従業員による企業支持を促すことができます。
従業員アドボカシーとは、従業員が自らの職場や会社の製品、サービス、またはブランドを積極的に支持し、その情報を自発的に社外の人々と共有することを指します。
従業員は最も効果的なブランドアンバサダーであり、高価な広告よりも手頃な方法で会社の認知度を高めます。従業員が自らの勤務先とその理念を信じているならば、積極的にその良さを広めるでしょう。これは従業員の定着率向上や優秀な新人の獲得につながります。
社内の機密情報は守らなければなりませんが、従業員がソーシャルメディアなどを通じて公開情報を外部に共有することを奨励することは、企業に利益をもたらします。共有してほしい情報には、以下が含まれます。
- プレスリリース
- 広告キャンペーン
- 新製品の発表
- イベント情報
- 特別プロモーション
- 割引や特別オファー
社内に従業員専用のソーシャルメディア支援ツールを設けることで、共有する情報を管理し、情報の伝え方にアドバイスを提供できます。
また、従業員の支援は、広報費用を削減する上で非常に有効です。従業員がプレスリリースを共有することで、プレスのカバレッジや外部代理店にかかる費用を削減できます。
活発に活動するアンバサダーや、最も多くのトラフィックをもたらした従業員、さらには優秀な新人を会社に導いた従業員には、報酬を提供することも検討できます。従業員の支持は、社内外での企業文化を促進し、強化します。
9. アンバサダーの特定
組織内のアンバサダーは、社内コミュニケーション戦略の成功に不可欠な役割を果たします。彼らは、組織の目標と価値観を理解し、同僚とコミュニケーションを取ることに熱心な従業員です。
アンバサダーは、次のような役割を担います。
- 組織の目標と価値観を同僚に伝える
- 同僚からのフィードバックを収集し、経営陣に伝える
- 同僚が新しいツールやプロセスを導入するのを支援する
- 組織文化を促進する
アンバサダーは、組織全体に情報を広め、従業員のエンゲージメントを高めるのに役立ちます。
10. 社内コミュニケーション戦略の測定
社内コミュニケーション戦略をたてたら次は測定することが必要です。測定可能な指標としては、次のようなものがあります。
- 何を測定するかを決める（採用、定着、従業員エンゲージメント、新規事業など）
- 測定方法を検討する（スコアリングシステム、財務、数値など）
- イントラネットがあれば、いいね！、シェア、クリックスルー率、コメントのモニタリングを通じてエンゲージメントを追跡する
- リーチのモニタリング - 適切な人に計画が届いているか、反応はあるか？
- 新しい社内コミュニケーションのアイデアが導入されてしばらくしたら、フィードバックを求める
- 組織の規模が大きければ、年齢や性別による、国籍などの傾向を調べることができる。
- エンゲージメントのピークタイミングを調べる - 人々がニュースやメッセージを開き、読むのはいつか？
上記の答えが出たら、何が改善できるかを検討し、その方法を考えましょう。
コミュニケーション戦略の測定は、ビジネスの発展とともに進化し続ける作業です。計画の各部分は影響力を持ち、あなたが使う戦略と戦術はビジネスの成功を決定づけます。
Internal Communications – Measurement to Mastery
Enhance your internal communication strategy and learn the impact of communication done right.
