緊急時の社内コミュニケーションの最善策
緊急時のコミュニケーション
優れた社内コミュニケーションは危機管理にどのように役立つか
効果的な危機管理というのは、正しい手順を踏んで慎重に行動し、ミスを回避することを指します。
理想は、緊急事態が発生した場合に備えてコミュニケーション計画を用意しておくことです。まずは社内でコミュニケーションをとり、その後、社外へメッセージを発信しましょう。
緊急事態のときは、社内向けの情報発信と全従業員への平等な情報伝達のために、使いやすいイントラネットが不可欠なツールとなります。
適切な影響をもたらすためには、イントラネットの積極的な活用が不可欠ですので、従業員が定期的にアクセスするようにしましょう。
メールなどの従来の方法に頼るのではなく、適切なチャネルを通じてイントラネットを活用することで、正確な情報を迅速に、更新された資料とともに伝えることが、企業にとってより簡単になります。
注意すべきなのは声のトーンです！
緊急事態においては、すべてのメッセージを業務的で中立的なトーンを維持して発信することが最善策です。
リーダーは従業員に情報を伝え、安心させる必要があり、パニックや不安定な雰囲気を煽るようなコミュニケーションは避けなければなりません。
感情よりも事実を優先しましょう。
適切なトーン・オブ・ボイスを確保するためには、従業員コミュニケーションチームや人事チームといったコミュニケーションに詳しい担当者が最適です
適切な緊急時コミュニケーションの例
- 本日午前9時に（緊急事態）が発生しました。弊社はこの状況に対処するため、以下の行動をとります。
- これらの措置は（終了日）まで有効です。
- 詳細情報は（担当者）までお問い合わせください。
- 全従業員が（緊急時コミュニティ）に参加し、懸念事項を伝えたり質問したりすることができます。
- 公の場で発信するときは、以下のメッセージガイドラインに従わなければなりません。：「現時点で、（緊急事態）に対処するために必要なすべての予防措置を講じています。（新しい措置）を導入しており、今後の状況を注視しています。」
社内コミュニケーションの接点をつくる
イントラネットを活用しよう
危機管理には全チームの協力が必要になるため、緊急時のコミュニケーションの接点をもつ必要があります。そのとき、イントラネットは大いに活躍します。
第一に目指すべきは、スピードと高い可視性です。
社内への最初の情報発信は、明確かつ簡潔なメッセージにしましょう。緊急事態発生時やそれに関する質問がある場合に備え、少数精鋭チームや従業員（担当者）を責任者として指名しておくとよいでしょう。
もちろん、メッセージの内容や瞬時にとる行動は、可能な限り事前に計画しておくことが重要です。
以下は、イントラネットを活用して、情報を組織全体に迅速に伝えるための4つの方法です。
イントラネットの4つの活用事例は、4段階のコミュニケーションレベルを意味します
重要アラート
チュートリアルと同じように、ポップアップ通知を使用して重要アラートを従業員に知らせます。
これにより、従業員はほかの作業にあたる前に情報を確認するよう促されます。
また、従業員のプロフィールに合わせてパーソナライズすることもできます。
定期的なワンタイムアラート
イントラネットのホームページに目立つバナーを作成し、組織全体に一目で情報を伝えることができます。
この一般的なメッセージと合わせて、イントラネット通知やモバイルプッシュ通知を通じて特定のアラートを送信することも可能です。
Web上でのタウンホールミーティング
主催者がWebでタウンホールミーティング（対話集会）を開催し、情報やコンテンツを全従業員に直接共有したり、各地に点在している従業員と対話を図るためにフィードバックを集めたり、ライブQ&Aセッションを開催したりできます。
詳細な記事
緊急事態の詳細について説明し、従業員を安心させるために、より詳しい記事を投稿する必要があります。
この投稿では、危機管理計画に関する理由や方法を説明し、組織が実施したプロセスや対策も含めましょう。
モバイルアプリケーションを活用しよう
緊急時のコミュニケーションにおいて、イントラネットがすぐに反応できて、モバイルデバイスで利用可能であることは極めて重要です。
イントラネットのモバイルアプリは、リモートワーカーや出先で働く従業員が最新情報を常に把握しておくために最適なチャネルです。
モバイルアプリのおかげで、従業員はたとえパソコンが近くになくても、重要な通知や指示を受け取ることができます。
これは、イントラネットアプリからのプッシュ通知や、アプリ内で新たに記事が投稿されたこと、所属するコミュニティの投稿があったことを意味します。
危機管理のための長期的な解決策
危機管理は時間との戦いですが、先を少し見越すことで成功できます。管理職やリーダーは、緊迫した状況での行動、特にパニックや誤った情報の拡散を避けるため、従業員を緊急事態に備えさせておかなければなりません。
イントラネットは、最も起こる可能性の高い緊急事態に対する訓練を実施するなど、このような戦略を支援できます。
緊急時コミュニケーションのためのイントラネットスペース
従業員がこうした情報をどこで入手できるか把握できるように、イントラネット内に専用のスペースを作成します。
また、緊急時でも社内コミュニケーションを迅速に行うために、ページや記事のテンプレートを事前に計画しておくことも重要です。
緊急時コミュニケーションのための3つのイントラネットスペース
1. 専用ページ
このページでは、緊急事態に関するあらゆる状況と最新ニュース（ニュース記事、プレスリリース）を知ることができます。
また、関連するコンテンツやコミュニティへの外部リンクも掲載しましょう。このページは定期的に更新する必要があります。
2. 専用コミュニティ
従業員が情報交換や共同作用、または現状についての自分の考えをただ表明する必要がある場合は、特定の危機管理コミュニティを作成します。
このスペースは、危機発生時の顧客からのフィードバックを共有したり、従業員が公の外部関係者と公の場で話す会話の話題を共有したりするためにも使用できます。
このタイプのコミュニティには、限定的で、かつ密接な節度が必要です。
3. ソーシャルアドボカシーダッシュボード
最後に、イントラネットのソーシャルアドボカシーダッシュボードを最新の状態に保ち、緊急事態に関する公式の投稿をしたり、メッセージを掲載したりすることが重要です。
特に危機管理が成功したあとは、従業員が正しい情報を外部ネットワークと共有できるようにする必要があります。
たとえば「サポートは通常通り継続されています」「すべての欠陥品が正常にリコールされました」「予防措置のおかげで問題なく対処されました」などです
これらの方法をデジタルワークプレイスに実装したい場合は、LumAppsの社内コミュニケーションの活用事例が掲載されたページと、在宅勤務をデジタルワークプレイスで促進する方法に関するブログ記事、および職場の可動性に関するホワイトペーパーをご覧ください。
If you’re looking to implement these practices inside your digital workplace, check out our page on LumApps’ use cases for Internal Communications and other assets such as our blog How to Facilitate Home Office with a Digital Workplace and our white paper on Mobility in the Workplace.
