イントラネットコンテンツ：導入すべき15のとっておきのアイデアと戦略
1. チュートリアル（個別指導）とステップバイステップ（段階的）ガイドを追加する
従業員全員が、イントラネットを正しく使用できるかどうか確認することが重要です。
社内イントラネットの使用方法を学ぶスピードは、人によって異なります。
新しいスキルを習得するときに、説明を読んだら理解できる人もいれば、実際に操作してみないと理解できない人もいますよね。
従業員が自分の最もやりやすい方法でイントラネットについて学べるよう、柔軟性を持たせましょう。
新規採用を行うときは、システムの使い方に関する指導が新人教育プロセスに含まれているかどうか確認してください。
イントラネットを使い始めたばかりの従業員が学んだことを復習したいと思った場合、システムとのやりとりに慣れるまで、段階に沿ったガイドを何度も確認する必要があるかもしれません。
そんなとき、彼らが使用する機能やスペース、領域を網羅した詳細なチュートリアル（個別指導）があれば、すぐに仕事に慣れることができます。
ただし、チュートリアルの作成には時間がかかるため、このステップは省略されることもあります。
でもチュートリアルがあれば、イントラネットのあらゆる機能に素早くアクセスすることができるため、イントラネットエンゲージメントが向上します。
2. コンテンツの役割を振り分ける
イントラネットは企業ニュースの公式プラットフォームとして、情報が適切に収集され、検証され、信頼できる場所だと考えられるべきです。
ある分野のトピックについて、そのことを話すのにふさわしいと思われる人が話すようにしましょう。さらにトピックの分類は、組織の構造に合わせる必要があります。
コンテンツは誰がどこで作れるの？
コンテンツを作れる人は、組織と社内コミュニケーションの成熟度によって異なります。
複数の従業員に公開権を付与し、各チームを代表する専用のイントラネットコンテンツマネージャーを配置しましょう。
また従業員コミュニケーションチームなど、少数の管理者およびコンテンツマネージャーに、ワークフローを集中させることも可能です。以下に例をいくつか示します。
- コミュニケーションおよびマーケティングマネージャー - 企業ニュースおよび公開アップデート
- 経営幹部および経営陣 - 将来の目標、企業の使命、ビジョンに関する情報
- 人事 - 人事イントラネットコンテンツには、社内事情、オフィスライフ、採用、ナレッジベースのドキュメント、従業員の日常業務をサポートするすべてのものが含まれます。
- エンジニア、製品担当者、プロジェクトマネージャー - 製品アップデート、プロジェクトのフォローアップ
- 従業員全員 - 従業員は全員、自分の得意分野でグループやコミュニティを作って提供できるということを忘れないでください。
これらはほかの従業員と、シェアやコメント、意見交換を行うためのスペースです。
従業員エンゲージメントは、横方向の会話と自由な議論のための経路を開くことから生まれます。
3. 従業員が使用するコンテンツテンプレートを作成する
従業員のなかには、オンラインコンテンツの作成経験がほとんどない人もいるかもしれません。
上司や経営陣だけでなく、ほかの従業員にも読まれるものを作るのは、少し気が引けるでしょう。
彼らが伝えたいことを整理できるように、イントラネットコンテンツ管理システムを使ってコンテンツテンプレートを作成します。
こうすることでフォーマットが整い、コンテンツ作成者は必要な要素がすべて確実にカバーされているかどうかチェックできます。
イントラネットコンテンツテンプレートには、次の要素を含めてください。
- 注意を引く見出し
- 読者が内容を簡単に理解できる要約
- メタデータ
- キーワード
- 画面上部に最低でも2文の記述
- コンテンツにタグ付けする機能
- 著者のタグ
- 公開日
- コメントボックス
- 写真や動画を追加する機能
- ほかのコンテンツとの内部リンクと外部リンク
テンプレートに従うことで、従業員はイントラネット上で良いとされる形や文体の要件をすべて満たしているかどうかチェックできます。
そうすれば伝えたいメッセージに集中できるのです。
4. ポリシーを策定し、イントラネットコンテンツを管理する
イントラネットコンテンツに関する具体的な方針がないと、イントラネットが重くなり、従業員が操作するのが難しくなってしまう可能性があります。
イントラネットコンテンツポリシーを作成すると、こうした問題を回避できます。
次のことを決めておきましょう。
- 全体的なイントラネットコンテンツ戦略
- イントラネット進行責任者およびメイン管理者のリスト
- イントラネットエンゲージメントのルール
- イントラネット上で、どの従業員がどのコンテンツをチェックするかについての責任
- コンテンツの更新スケジュール
社内イントラネットには、こうした構造のフォームが必要です。
ガイドラインが不十分だと、物事が手に負えなくなる危険があるからです。
逆に、従業員が制限が多すぎると感じると、ソーシャルイントラネットに貢献したいとは思わなくなるでしょう。
イントラネットコンテンツポリシーを導入するときは、従業員が社内コミュニケーションに柔軟性がまったくないと感じることのないよう、内容が厳しくなりすぎないようにしてください。
採用したポリシーが、全従業員に明確に伝わっているかどうか確認しましょう
5. 各コンテンツにタグ付けする
最高のイントラネットコンテンツをアップロードすることは可能ですが、従業員が探しているものを、迅速かつ簡単に検索できない場合は問題となります。
強力な検索エンジン機能があれば、探している情報をスピーディーに見つけられます。定期的に検索する必要がある場合は、週あたりで数時間もの時間を節約できるのです。
この検索プロセスをサポートするため、各コンテンツに正しくタグ付けする必要があります。
そのトピックに関する情報を検索する人が理解できるような検索用語を使いましょう。
タグが適切であればあるほど、従業員が社内イントラネット上で探しているドキュメント、マニュアル、ブログ投稿、そのほかの情報を見つけやすくなります。
6. 詳細な従業員プロフィールを掲載する
従業員プロフィールは、企業文化の重要な部分です。
従業員プロフィールがあれば、従業員同士が互いについてもっと知ることができ、その人の専門分野も把握できます。
なかには、詳しいプロフィールを書くよう催促しないといけない従業員もいるかもしれません。
彼らは自分のことで共有するようなものは特段ないと感じていたり、プロフィールの記入は優先するようなことではないと思っていたりする可能性があります。
経営陣や管理職が詳細なプロフィールを記入する準備ができていれば、ほかの従業員もそれにならって記入しやすくなります。
プロフィールに何を書いたらいいのか悩んでいる従業員も、誰かが記入したプロフィールを見れば、自分のプロフィールを仕上げる際にほかのことを思い起こすことができるのです。
7. 速報用のニュースフィードを追加する
企業はリモートワーカーにデジタルワークプレイスを提供しているだけでなく、地元住民に雇用を提供することで、地域社会に影響を与えています。
社内では常に注目すべきことが起こっています。新規採用者が教育されたり、従業員が転勤・転職・退職したりしています。
ソーシャルイントラネットソフトウェアを使うと、興味深くて役に立つ、もしくはおもしろいと従業員が感じるものを、リアルタイムで更新できます。
これは誰かの誕生日や月間最優秀従業員の投稿に限定されるわけではありません。
従業員がその週を良い状態で始められるように、たとえば月曜日の朝のニュースフィードには、おもしろいトリビアを投稿することもできます。
従業員が知りたがっている業界ニュースの見出しを投稿しましょう。
チームメンバーがブログ投稿でニュース記事を取り上げた場合は、ニュースフィードにコメントを書いて、ほかの従業員をそのブログや記事に誘導します。
これは、社内イントラネットに表示されるコンテンツを、従業員が読んで理解するよう促してくれるという予期せぬボーナスをもたらしてくれます。
8. ディスカッションフォーラムやトラブル解決に役立つ情報、ヘルプデスクを備える
かつてインターネットは、主にディスカッションフォーラム（公開討論）の場であり、ほかに利用できるコンテンツはほとんどありませんでした。
フォーラムは、志を同じくする従業員が、さまざまなトピックに関してアドバイスをもらったり、質問に答えてもらったりするための手段です。
イントラネットのディスカッションフォーラムが、すべて仕事に関するものである必要はありません。
企業文化には、優しい言葉やその日の考え、または（職場に適した）冗談を共有するために従業員が「立ち寄る」ことのできる、バーチャルな休憩所になる余地が残されているのです。
イントラネットフォーラムは、製品開発またはサービス開発の段階でも役立ちます。
バグやそのほかの問題が発生したときに、チームメンバーはイントラネットフォーラムで報告できます。
この機能は、チーム内に異なる時間帯で働くリモートワーカーがいる場合、特に役立ちます。
それは、誰もが都合の良い時間に自分の気持ちや考えを投稿できるからです。
ヘルプデスクは、質問のある従業員が、ほかの従業員も似たような状況を経験したことがあるかどうかを確認できる場所です。
あった場合、回答はすでに投稿されているかもしれません。
同じ質問がそこになかった場合は、その質問を投稿できます。仕事仲間はたいてい、できる限り喜んで助けてくれるとわかるでしょう。
9. 従業員ハンドブックをポリシーと手順とあわせて投稿する
社内イントラネットを、主にソーシャル目的でのみ使用するべきものだと考えるのは簡単です。
しかし実際は、それ以上の用途があります。ソーシャルイントラネットを導入する背景にある考え方は、従業員が交流し、全体的な従業員エクスペリエンスを向上させられるプラットフォームを提供することです。
イントラネットを使うことで従業員は協働しやすくなりますが、これがイントラネットのソーシャルな面に焦点を当てる理由の一つです。
仕事とは関係のない、興味や趣味について従業員が話し合える機会を作ると、彼らは互いに関係を築くことができます。
同じ部署で働いているわけではない人たちが、仕事上の肩書きを超えて共通点を見つけることがあるからです。
興味や趣味について話し合えば、企業全体でのチームビルディングと協働への扉が開かれます。
10. 管理職からのフィードバックを共有する
従業員は、管理職からの定期的な指導とフィードバックを必要としています。
管理職の仕事のなかには、従業員の仕事でうまくできている部分を本人に伝え、サポートとコーチングを行い、キャリアにおいて改善が必要な部分で成長できるようにする、というものもあります。
しかし残念ながら、管理職の多くは日々責任に追われ、仕事をする中でこの重要な側面に費やす時間がほとんどありません。
でもイントラネットを使えば、チームもしくは個人が期待以上の成果を上げたときに、それに対する賞賛を公開して共有できます。
さらに、ほかの従業員の長所も刺激することができるのです。
パフォーマンスを向上できそうな分野について従業員と話し合う必要がある場合、その話し合いは非公開にしなければなりません。
企業の士気を高めるために、誰かを例に挙げたり、「恥をかかせて改善させよう」としたりするのは効果なしです。
そんなことをしたら、あなたを恨んだり、態度が悪くなったり、仕事を辞めたりしかねません。
11. チームに特化したコンテンツを含める
社内イントラネットに投稿されるすべてのコンテンツが、全従業員に同じように表示されるわけではありません。
目標や興味、あるいは取り組んでいるプロジェクトに応じて、特定のグループまたはチームの従業員に合わせたコンテンツをパーソナライズできます。
イントラネット上にチームエリアを設定し、たとえばソフトボールチームを始めたい人や、そのほかの交流イベントに興味を持っている人を社内から募集したり、[xトピック]に関するトレーニングセッションに参加したい人を見つけたり、特定のプロジェクトに取り組んでいるメンバー全員に最新情報を提供したりできます。
12. 外部リソースへアクセスできるようにする
従業員は、業界の専門家や、社内で必ずしも作られるとは限らないリソースの、高品質なコンテンツにアクセスしなければならない場合があります。
社内イントラネットに高品質なコンテンツのリソースに飛べるリンクを設置すると、非常に役立ちます。
従業員は、そのリソースにアクセスするだけで簡単に答えを見つけられるため、時間を無駄にすることがありません。
同様に、従業員が特に役立つ外部リソースを見つけた場合は、リンクと簡単な説明をアップロードして、ほかの従業員もその情報にアクセスできるようにしましょう。
13. イントラネットに関する最新情報を共有する
イントラネットが更新されたり、デザインが変更されたりするときは、それをイントラネットで発表することで従業員に共有しましょう。
同様の方法で、計画的な休止によって、イントラネットが利用できなくなる時間帯があることも伝えてください。
こうした最新情報の共有は、従業員に定期的に見てほしいものです。
彼らがイントラネットにアクセスしたいときできないと、イントラネットエクスペリエンスに不満を抱く恐れがあるからです。
一度不満を抱いてしまうと、アクセス可能になったあとも、もうイントラネットを使うのはやめようと思ってしまう可能性があります。
14. 読者を引きつけ、定着させる
長文記事を読ませたり、延々とスクロールさせたりしても、従業員の注意を長くは引きつけられないことは確かです。
コンテンツ戦略を構築する際は、読者の興味を引きつけてそれを維持するために、以下のヒントに従ってください。
すべきこと
- 簡潔なタイトル - 中心的なキーワードを含む簡潔で魅力的なタイトルにします。
- 説明 - ページ上部に概要または導入文を載せ、読者が主題をすぐに理解できるようにしましょう。
- 率直に - 無駄な情報を盛り込まずに要点を述べてください。
- 短い段落 - 一段落一アイデアにしましょう。そのアイデアの説明が終わったら（3〜5文で）段落を変えてください。
- ファイルのアップロード - ファイル名がシンプルで、そのコンテンツの内容を反映しているものかどうか確認しましょう。
- 魅力的な視覚コンテンツの追加 - 写真、動画、グラフ、またはスライドを使ってコンテンツを強化しましょう。そうすれば読者にとってより興味の湧く記事になります。視覚コンテンツに代替テキストを追加すると、イントラネットの検索結果に表示されます。
すべきでないこと
- 匿名の通知にする - 通知は受信者宛てにしてください。従業員に行動を起こさせるには、メッセージが自分に宛てられたものだとその人に気づいてもらわなければなりません。
- 一斉通知を送信する - その記事や情報は誰が受け取るべきか事前に決め、特定のグループやチーム、または場所用のメーリングリストを作ります。すべてを一度に、全社に対して拡散する必要はありません。
- 情報を複数回送信する - 情報の重複を避けるために、グループを整理しましょう。
- 議論を遮断する - 記事を共有する際はコメント欄を設け、読者に対し、記事の内容について自分の考えを共有したり質問したりするよう促しましょう。
15. イントラネットコンテンツページの削除方針を策定する
イントラネットコンテンツ戦略において見落とされがちな重要な部分は、古くなったイントラネットコンテンツをいつ削除するか、ということです。
古くなったコンテンツは、アーカイブまたは削除をしましょう。そのためには、イントラネット管理者が古いコンテンツを処理するためのガイドラインを設ける必要があります。
たとえばコンテンツに一定期間アクセスがない場合、いずれかの行動をとることを決定できます。
コンテンツがもう使用されていないということは、アーカイブまたは削除をする時期が来たのかもしれません。
ただし、リファレンスマニュアルなどの資料は、その性質上頻繁にはアクセスされない可能性があるため、アーカイブするか削除するかは慎重に選択してください。
最後に使用されたデータが、その使用に関する全体像を示しているとは限らないのです。
ほかのタイプのコンテンツには、有効期限が設定されている場合があります。
その期限が近づいてきたら、そのコンテンツの作成者に対して、更新の必要があるということ、もしくはイントラネットがアーカイブまたは削除するということを通知しましょう。
社内イントラネットには、エバーグリーンコンテンツ（時間が経っても価値のある情報を提供し続けるコンテンツ）として指定されたコンテンツがある場合があります。
これはたとえば、一般的なウェルカムメッセージや、企業のビジョンステートメントといったものです。これらはアーカイブまたは削除の対象とはなりません。
最後になりますが、社内コミュニケーションは、単に情報を提供することだけではありません。
組織内の皆が情報をどのように受け取り、その情報が効果的に伝えられているかどうか、ということも重要なのです。
また、社内コミュニケーションは、企業の知名度をポジティブな方法で高めるコンテンツを共有することでもあります。
社内イントラネットは、これらすべての目標を達成するのに役立つ重要なツールです。
イントラネットコンテンツのアイデアと戦略は、チームを巻き込んで企業を成功に導くモチベーションを高める、社内コミュニケーション戦略の一部となれるのです。
