従業員同士のコラボレーションを促進させる10つの方法
従業員同士のコラボーレーションとそのメリットとは？
従業員同士のコラボーレーションコラボーレーション（以下、従業員コラボレーション）とは、社員が協力して共通の目標を達成するために連携して働くというものです。。 従業員間の連携には、以下の2つの方法があります。
- 同期型コラボレーション
- 非同期型コラボレーション
同期型コラボレーションでは、チーム全員がリアルタイムで一緒に作業を行います。 コミュニケーションや連携のためのツール、例えばチャットアプリ、オンラインミーティング、ビデオ会議などを活用して、一日を通して連絡を取り合います。
非同期型協働は、シフトが異なっていたり、異なるタイムゾーンに住んでいるメンバーなど、時間差が生じる場合に適した働き方です。 ドキュメントをクラウド上で共有し、いつでもアクセスできるようにします。
職場でコラボレーションが成功すると、以下のような様々なメリットが得られます。
チームメンバーのスキル向上
各社員は、持ち前の強みとスキルをチームに持ち寄ります。
従業員同士が連携をすることで、互いに学び合い、力を合わせて共通の目標に向かって取り組むことができます。
リモートワークでの生産性向上
リモートワークはもはや珍しいことではなくなっています。 この働き方が一般的になるにつれて、地理的に離れた場所で働くチーム同士でも、オープンな連携が非常に有効になってきています。
このような働き方を取り入れることで、全員が同じ認識を持ち、すべてのチームメンバーが積極的に参加できるようになります。
従業員の「会社」に対する理解の向上
従業員同士の連携が盛んになることで、会社内の各部署間のつながりが見えてきます。
自分たちの仕事が携わっているプロジェクトや会社自体にとって重要だということを理解し、チームメンバーとの良好なコラボレーションが全員にとってメリットをもたらすと理解できるようになります。
コラボレーションを促進させる方法
では従業員コラボレーションを向上させるためには、どのような方法があるでしょうか。
多くの企業が、コラボレーションを促進させるための有用な方法を探しています。
デジタルワークプレイスでのコラボレーションを促進するために、以下の方法を検討してみてください。
1. コラボレーションのサポート体制を整える
従業員コラボレーションを成功させるためには、チームメンバーが安心して過ごせる職場環境が必要です。
アイデアを共有しても上司や同僚に馬鹿にされるのではないかと心配していては誰も積極的に発言しようとは思いません。
チーム全員が自分の貢献を評価してもらえる、サポート環境のある職場を作るようにしましょう。 職場での信頼関係を築くには、時間と労力が必要ですが、無駄になることはありません。
信頼関係を築くことで、チームメンバーは互いに共感し、オープンにコミュニケーションが取れるようになります。
お互いの強みと、ベストパフォーマンスを発揮するために必要なことを理解し、必要に応じて助け合う姿勢が生まれます。
2. 期待していることを明確に伝える
コラボレーションが積極的におこなわれるチーム作りを目指すのであれば、従業員に対して明確に「何を期待しているのか」を伝える必要があります。
チームメンバーの中には、これまで従業員同士のコラボレーションが積極的におこなわれているの職場環境で働いた経験がない人もいるかもしれません。
「コラボレーション」という言葉自体、学生時代のグループワークを連想する人もいるでしょう。 もし、過去にグループワークでいつも自分が大部分の仕事をさせられていたという経験があれば、このコラボレーションという働き方に最初からあまり乗り気にならないかもしれません。
まずは、従業員にコラボレーションという言葉に対してポジティブな意見とネガティブな意見、どちらも共有してもらうようにしましょう。
ポジティブな意見は肯定し、ネガティブな意見は否定せず、どのように解決できるか話し合い、チーム全体でコラボレーションを改善する方法を考えましょう。
このような問題への対処の仕方は、チームの働き方の基盤となるものです。
3. オンラインプラットフォームを活用する
チームは、同じ職場で働いていてフロアが違っていたり、一部在宅勤務をしているメンバーがいたり、フルリモートで働いているメンバーがいたりするかもしれません。
現代のテクノロジーを活用し、オンラインプラットフォーム上の以下のような機能を活用すれば、チームメンバーとのコミュニケーションを簡単に実現することができます。
- メッセージの送受信
- 質問
- ドキュメントの共有
- 情報の検索
これらのテクノロジーにより、リモートワークをしている人たちは都合の良い時間に質問やコメントを投稿することができます。
チームのメンバーは、オンラインになったときに応答することができます。希望すれば、特定の人物にコミュニケーションを指示することもできます。
また、すべてのユーザーがグループとアイデアを共有し、チームの目標達成を支援することができます。
4. 従業員の強みを活かす
多くの人は自分の弱みを認識し、強みを過小評価しがちです。
そのような考え方を逆転させ、従業員コラボレーションを成功させるために、チームメンバーに性格診断テストを受けてもらい、結果をチーム内で共有しましょう。 (例：Myers-Briggs性格診断テスト)
テストの結果は、自分自身の理解を深め、チームメンバーが互いを理解し、それぞれの強みを認識するのに役立ちます。
例えば、性格診断テストの結果、チームメンバーの中に非常に細かいことにこだわり、秩序を好み、少人数のグループで最も力を発揮する人がいることがわかったとき、その人を大勢の無秩序なグループで「大きな絵（計画）」を描くような仕事に配置するのは避けたいでしょう。
その人の強みを活かすためには、他の配置を検討する必要があります。
5. チームメンバーにブレインストーミングを促す
同じことを繰り返していたら、組織は成長できません。 チームメンバーが批判されることなく、現状に疑問を投げかけられる時間を作るようにしましょう。
チームメンバーが自由にアイデアを共有できるブレインストーミングの場を設けましょう。 アイデアはどんなものでも否定せず、自由に発想することを促します。
そして必ず課題や障害は克服できることを伝えます。
またチームに定期的に意見や新しいアイデアを求めましょう。 意見やアイディアを求める頻度が高ければ高いほど、発言することに抵抗がなくなるでしょう。
人によっては、すぐにアイデアが浮かばない場合もあるので、アイディアを共有する方法をいくつか用意しておくと良いでしょう。
- グループのオンラインプラットフォームにアイデアを投稿する
- メールでアイデアをグループに送信する
- 次回の会議（対面またはオンライン）でアイデアを発表する
6. 業務の自動化に投資する
従業員が仕事の多くの時間を、興味のある仕事ではなく、事務作業に費やしている場合、モチベーションを維持するのは非常に困難です。
仕事に貢献しているという実感が持てない従業員は、チームに貢献しようとする意欲も低くなります。
代わりに、可能な限り定型業務を自動化するソフトウェアやツールを導入しましょう。 これにより、従業員の事務作業に費やす時間を削減し、彼らが自分自身と会社にとってより重要であると感じる仕事に集中できるようになります。
テクノロジーの導入を成功させるためには、マネージャーもそのような業務を自動化するツールを積極的に活用することが重要です。
マネージャー自身がソフトウェアの利点を理解し、チームメンバーにそのメリットを伝えることで、チームメンバーも積極的に活用するようになります。
7. 他チームとのコミュニケーションも促す
従業員は、生産性を維持するために必ずしも一日中机に座っている必要はありません。
チームメンバーは、コーヒー休憩をしている時や、昼食を食べている時、会議室で会議開始を待っている間など、意図せずに行われるコミュニケーションの中でアイデアを交換することもあります
業務上の問題の解決に集中しすぎて、ストレスを感じ、かえって解決策が見えなくなることがあります。
そのような場合は、別のチームや部署の人と話をしてみるのが効果的です。 相手がどのような仕事をしているのかを聞き、自分が抱えている問題について話してみましょう。
問題を誰かに説明することで、解決策が見つかることもあります。
8. チームメンバーに仕事外での交流を促す
現代社会は時間不足が深刻化しているため、チームメンバーに業務外の予定をいれることを促すのは難しいと思われるかもしれません。
しかし、チームメンバーが仕事外でも同じ時間を過ごすことで、仕事仲間としての関係を超え、人間関係を築くことができます。
9. Treat mistakes as an opportunity to learn
チームが活動していく中で、必ずミスは起こります。
ミスの扱い方によっては、チームにとって大きな障害となることもあります。
ミスをした人を批判したり、厳しく叱責したりしても、誰も良い気持ちにはなりません。
といって、ミスや目標達成の失敗を軽視するべきではありません。
10. リーダー自身が模範となる
コラボレーションを率いるリーダーは、チームメンバーと接するときに、「言うは易く行うは難し」にならないように注意する必要があります。 職場内外で他者と協力し合う姿勢を示すことが重要です。
チームメンバーと定期的に1on1ミーティングを行いましょう。
この一対一の対話は、互いをより深く理解し、チームメンバーがリーダーに対して要望を伝えたり、リーダーからのサポートを求める機会となります。
すべての要望に丁寧に耳を傾け、実現できる約束は必ず守りましょう。 チームメンバーにとって、リーダーを信頼できる存在であることが何よりも重要です。
上記の10個のアイデアは、従業員コラボレーションを促進し、チームワークと生産性を向上させるための効果的な方法です。
これらの方法を参考に、チームのニーズに合った具体的な取り組みを実行していくことで、より良い職場環境を作り上げることができます。
