企業活動を続けていくと、自ずと各従業員や企業全体がノウハウを蓄積していきます。ただ、どれ程有益なノウハウでも一部の従業員しか活用できなければ、組織全体として見れば十分な効果は期待できません。

そこで大切になるのが、ノウハウ共有です。ノウハウ共有の仕組みづくりを徹底することで、従業員は誰でも必要なノウハウにすぐにアクセスできます。多くの従業員がノウハウを活用できるようになるため、組織全体の底上げにもつながるでしょう。

そこで今回は、ノウハウ共有の意味や目的に加え、おすすめのノウハウ共有ツール4選を紹介します。

ノウハウ共有とは

ノウハウとは、「専門知識や技術的情報」を指します。業務を進める上で必要な実践的知識全般とも言えます。

これらの知見を部署やチーム内で効果的に共有・活用することが「ノウハウ共有」です。
独自技術・営業手法・トラブル対応事例など、さまざまな業務知識が該当します。

ここでは、ノウハウ共有の目的について、以下の4点を解説します。

• 業務効率の向上
• 組織全体の知識レベル向上
• 業務の属人化防止
• 従業員教育の促進

1つずつ見ていきましょう。

業務効率の向上

ノウハウ共有の目的の1つ目は、業務効率の向上です。

業務に必要なノウハウが適切に集約されていれば、調査や試行錯誤にかかる時間を大幅に削減できます。従業員の異動などがあっても、誰もが必要な情報にアクセスできる環境が整っていれば、新しい業務にもスムーズに着手できるため、組織全体の生産性を高められます。

関連記事：業務効率化が社内業務で求められている！代表的アイデアや成功事例も解説

組織全体の知識レベル向上

ノウハウ共有の目的の2つ目は、組織全体の知識レベル向上です。

ノウハウの共有により、従業員が有する既存知識を発展させることもできます。業務の説明方法が標準化され、部門を超えた知識共有が進むことで、異なる視点を組み合わせたイノベーションも実現できます。

その結果、組織全体の競争力を向上させられるでしょう。

関連記事：従業員の知識向上で企業活動を底上げ！企業ができる方法やポイントを解説

業務の属人化防止

ノウハウ共有の目的の3つ目は、業務の属人化防止です。

日常的に従業員同士でノウハウ共有を行う文化が定着すれば、特定の個人に依存しない強固な組織基盤を構築できます。
業務の属人化防止が実現すれば、特定の従業員が休職・異動・退職しても業務を継続しやすくなります。知識やスキルの消失も防げます。

業務の属人化防止により、継続的な組織発展が可能になるでしょう。

従業員教育の促進

ノウハウ共有の目的の4つ目は、従業員教育の促進です。

体系的に整理されたノウハウを活用すれば、新入従業員の自主学習を促進し、教育期間の短縮を図れます。必要な情報に自らアクセスし、本当に必要な時だけ質問する文化が定着すれば、より主体的な業務姿勢と迅速な成長を実現できるでしょう。

ノウハウ共有の方法

ここでは、ノウハウ共有の方法について、以下の3点を解説します。

• ノウハウ共有が当たり前の文化を醸成
• 共有するノウハウ内容を決定
• ノウハウ共有ツールを導入

1つずつ見ていきましょう。

ノウハウ共有が当たり前の文化を醸成

ノウハウ共有の方法の1つ目は、ノウハウ共有が当たり前の文化を醸成することです。

ノウハウ共有が当たり前の文化を醸成するには、従業員の積極的な参加を促す工夫が必要です。
例えば、有益な情報を共有した従業員に対する表彰制度や、ポイント制度の導入が効果的でしょう。

共有ツール導入後は、日常業務や定例会議での活用を習慣化することで、必要な情報にすぐにアクセスできる環境づくりを進められます。

共有するノウハウ内容を決定

ノウハウ共有の方法の2つ目は、共有するノウハウ内容を決定することです。

共有する内容を選定するときに、具体的かつ明確な基準を設けることがポイントです。
例えば、営業活動では、競合情報・商談記録・トラブル対応事例・具体的な営業プロセスなどが考えられます。

このように、客観的事実や具体的行動に基づく情報を中心に共有することで、より実践的な知識を蓄積できます。

ノウハウ共有ツールを導入

ノウハウ共有の方法の3つ目は、ノウハウ共有ツールを導入することです。

ノウハウ共有ツールには、CRM・SFA・ナレッジマネジメントツール・社内Wiki・チャットツールなどさまざまな種類がありますが、目的に応じた適切なツールを選択しましょう。情報の蓄積や検索のしやすさ、使いやすさなどを考慮して、最適なツールを選ぶことがポイントです。

関連記事：【2025年版】！おすすめナレッジ共有ツール12選を一挙紹介！

ノウハウ共有のポイント

ここでは、ノウハウ共有のポイントについて、以下3点を解説します。

• ノウハウ提供者へのインセンティブ
• ノウハウ共有の意義を事前周知
• ノウハウ共有方法のマニュアル化

1つずつ見ていきましょう。

ノウハウ提供者へのインセンティブ

ノウハウ共有のポイントの1つ目は、ノウハウ提供者へのインセンティブです。

知識や経験を共有することへの心理的なハードルを下げるには、ノウハウ提供者へのインセンティブが効果を発揮します。

具体的には、共有回数に応じたポイント制度の導入・表彰制度の実施・朝礼での発表など、従業員が負担を感じることなく進んでノウハウ提供できる仕組みを整備しましょう。

ノウハウ共有の意義を事前周知

ノウハウ共有のポイントの2つ目は、ノウハウ共有の意義を事前周知することです。

目的の周知に関しては、組織全体でノウハウ共有の意義を明確に理解することが欠かせません。取り組みを行う理由やメリット・具体的ゴールについて全従業員が認識を共有することで、より積極的な参加を促せます。

ノウハウ共有方法のマニュアル化

ノウハウ共有のポイントの3つ目は、ノウハウ共有方法のマニュアル化です。

共有方法のマニュアル化では、誰もが簡単に利用できる明確な手順を示すことが重要です。特に若い世代向けには、テキストだけでなく動画マニュアルも活用すれば、より理解しやすくなります。

マニュアルは、システムの使い方や情報の入力方法など、具体的な手順を分かりやすく示すことがポイントです。

社内でノウハウ共有を試みた事例

ここでは、社内でノウハウ共有を試みた事例について、以下の2点を解説します。

• ITサービスベンダーA
• 製造業B

1つずつ見ていきましょう。

ITサービスベンダーA

社内でノウハウ共有を試みた事例の1つ目は、ITサービスベンダーAの事例です。

ITサービスベンダーAでは、急速な事業拡大に伴い社員数が6名から約50名まで増加する過程で、ナレッジ共有が課題でした。
当初はExcelでマニュアルを作成していましたが、ファイルが分散して必要な情報へのアクセスが困難になったのです。

この課題を解決するため、社内Wikiツールを導入してナレッジの一元管理を試みました。その結果、情報検索にかかる時間を大幅に削減し、引き継ぎコストも半減できたのです。

製造業B

社内でノウハウ共有を試みた事例の2つ目は、製造業Bの事例です。

製造業Bでは、社内の情報アクセスに問題があり、従業員からバックオフィスへの問い合わせが頻発していることが課題でした。
この状況を改善するため、チャットボットツールを導入し、FAQを中心に情報を整理・集約していきました。

その取り組みにより、従業員は必要な情報にスムーズにアクセスでき、バックオフィスの業務効率が大きく向上したことで本来の業務に注力できる環境が整ったのです。

ノウハウ共有に役立つおすすめツール4選（無料あり）

ここでは、社内ブログの構築ツールについて、以下の4点を解説します。

• LumApps
• Microsoft Teams
• Notion
• Microsoft 365

1つずつ見ていきましょう。

LumApps

LumApps社が提供するプラットフォームです。

見やすいUIであるため、ITツールの操作に自信がないユーザーでも簡単にノウハウ共有ツールとして使えるでしょう。連携できるツールも多いため、既存ツールと連携させればより便利に使えます。

初期設定から運用までサポート体制も充実しているため、操作方法などで分からない部分があっても安心です。

LumAppsの特長

1. アクティブユーザー数約500万人
2. 累計導入社700社以上
3. 無料デモあり

詳細はこちら: https://www.lumapps.jp/

Microsoft Teams

Microsoft社が提供するコラボレーションプラットフォームです。

Web会議のイメージが強いかもしれませんが、テキストなどでノウハウ共有を行いたい場合にも役立つ、チャットやコラボレーションアプリなどの機能もあります。

教育機関向けの特別プランもあるため、教育機関で導入したい場合はぜひ活用を検討しましょう。

Microsoft Teamsの特長

1. 通話機能あり
2. 次世代AIで作業を効率化
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Notion

Notion Labs社が提供する、オールインワンツールです。

社内Wikiやドキュメント作成など、ノウハウ共有に役立つ機能も豊富に用意されています。テンプレートも豊富に用意されているので、デザインに自信がない場合でも簡単に見栄えがよいドキュメントを作成できるでしょう。

iPhone・Android用アプリも用意されているためモバイル端末でも使いやすく、営業など外出が多い従業員がいる企業でも安心です。

Notionの特長

1. Google・Apple・Microsoftアカウントのいずれでもログイン可能
2. 独自のAIサービス「Notion AI」
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.notion.com/ja

Microsoft 365

Microsoft社が提供するサブスクリプションサービスです。

WordやOutlookなど、Microsoftの各種サービスをまとめて利用できます。これらのサービスを活用することで、スムーズにノウハウ共有を実施できるでしょう。

セキュリティ機能も充実しているため、機密性が高いノウハウを共有したい場合にも安心です。

Microsoft 365の特長

1. モバイルアプリあり
2. 他言語対応
3. 1カ月間無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

まとめ

今回は、ノウハウ共有の意味や目的に加え、おすすめのノウハウ共有ツール4選を紹介しました。

ノウハウ共有により業務の属人化防止など多くの効果が期待できます。ノウハウ共有を進めるときは、ノウハウ共有が当たり前の文化を醸成しつつ、ノウハウ共有ツールを導入することが有効です。

ノウハウ提供者へのインセンティブやノウハウ共有のマニュアル化もポイントです。
自社が行いたいノウハウ共有の先行例があれば、それも参考にしましょう。
ノウハウ共有に役立つツールは多数ありますが、まずは今回紹介した4選から比較するとよいでしょう。