社内で情報伝達を促進！必要とされる理由や役立つツールについて解説

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更新日：

2025-04-28

社内で情報伝達を促進！必要とされる理由や役立つツールについて解説

この記事を書いた人

Yuko Kobayashi

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社内で必要になるリソースの1つに、情報があります。情報を使いこなせば、属人化防止や業務効率化などが期待できます。しかし、速やかかつ正確に情報を伝達できなければ効果はそれほど上がらないでしょう。

情報の伝達に役立つ手段はいくつかあり、ITツールだけでも数多くの種類があります。社内の情報伝達を促進するために成功させるポイントを押さえておく必要があります。

そこで今回は、情報伝達が必要とされる理由や情報伝達手段に加え、社内の情報伝達を成功させるポイントを解説します。

社内で情報伝達が必要とされる理由

ここでは、社内で情報伝達が必要とされる理由について、以下の4点を解説します。

属人化防止
業務効率化
組織力向上
信頼関係構築

1つずつ見ていきましょう。

属人化防止

社内で情報伝達が必要とされる理由の1つ目は、属人化防止です。

社内情報を共有することで、業務の属人化を防止できます。属人化とは特定の従業員が業務やそれに関する情報を独占している状態で、この場合は他の人が代替できません。例えば、優秀なベテラン従業員が存在すると、ノウハウがそのベテラン従業員に集中しがちです。その状態で引き継ぎが不十分だと、このベテラン従業員が退職すると貴重な知識が失われる結果になりかねません。情報を組織的に共有することで、従業員が入れ替わっても企業に知識が蓄積されます。

業務効率化

社内で情報伝達が必要とされる理由の2つ目は、業務効率化です。

業務手順や成果物の品質基準などを共有することで、業務効率化につながります。多様な業務を少人数で担当しているときに、業務に関する情報共有が不十分であれば担当者不在時に適切に対応できません。

業務手順や関係者情報を共有しておけば、業務を可視化でき、適切な人員配置や応援体制の構築も容易にできます。また、無駄な工程の発見にもつながり、同じ人数でより多くの成果を生み出せるでしょう。

関連記事：業務効率化が社内業務で求められている！代表的アイデアや成功事例も解説

組織力向上

社内で情報伝達が必要とされる理由の3つ目は、組織力向上です。

業務知識や技術の共有は、組織力向上に貢献します。ノウハウ共有体制が整っていないと、新入従業員のスキル向上に時間がかかってしまうでしょう。
知識を体系的に共有することで、従業員が増えても品質を均一化できます。これにより、新入社員の早期戦力化が進み、組織全体が一定水準の知識を持つ安定的に高い成果を出せる体制を構築できるのです。

信頼関係構築

社内で情報伝達が必要とされる理由の4つ目は、信頼関係構築です。

業務の改善点・ミス・トラブル情報を共有することで共通の課題認識が生まれ、従業員間の協力関係と信頼関係の強化につながるでしょう。
一方、情報共有体制がなく同じミスが繰り返されている場合は、仕組みの問題が従業員個人の責任にされて人間関係が悪化するケースもあります。

情報共有によりミスの原因分析が進めば、個人を責めるのではなく仕組みを改善する必要性がわかり、従業員間の信頼関係も向上するでしょう。

社内で使える情報伝達手段

ここでは、社内で使える情報伝達手段について、以下の3点を解説します。

口頭
紙文書
ITツール

1つずつ見ていきましょう。

口頭

社内で使える情報伝達手段の1つ目は、口頭です。

口頭での情報共有は、電話での報告や朝礼でのスケジュール連絡など、緊急性の高い案件や日常的な連絡事項に用いられます。リアルタイムでのコミュニケーションに適しています。

ただし、情報が残らないため事後の確認が困難であることに注意がj必要です。また、話し手の口調やしぐさ、ニュアンスによって受け取り方に違いが生じやすく、誤解を招くケースもあります。

紙文書

社内で使える情報伝達手段の2つ目は、紙文書です。

紙文書による連絡方法は、情報を文字として記録できるため、誤解を防ぐために役立ちます。後から追加情報を手軽に書き込める点もメリットです。

しかし、複数人で情報を共有する場合には人数分の書類を印刷する必要があります。共有にかかる時間や手間などのコストも大きいでしょう。また、社内に紙文書が増えすぎると情報の検索性が悪化し、業務効率の低下につながるリスクもあります。

ITツール

社内で使える情報伝達手段の3つ目は、ITツールです。

ITツールは、リアルタイムでの情報共有に向いています。クラウド型のサービスであれば、スマートフォンからも情報の書き込みや閲覧ができるため、場所や状況にとらわれずに情報共有が可能です。検索性に優れたツールも多く、外出の多い営業担当者や在宅勤務のテレワーク従業員と情報共有したい場合などに使えます。

関連記事：【2025年版】！おすすめナレッジ共有ツール12選を一挙紹介！

社内の情報伝達に役立つツールの種類

ここでは、社内の情報伝達に役立つツールの種類について、以下の6点を解説します。

社内SNS
ビジネスチャット
社内Wiki
ファイル共有ツール
グループウエア
タスク・プロジェクト管理ツール

1つずつ見ていきましょう。

社内SNS

社内の情報伝達に役立つツールの種類の1つ目は、社内SNSです。

社内SNSを使えば、カジュアルな形で従業員同士の交流を促進し、互いの理解を深められます。これにより、部署を超えた全社的な情報共有が可能になるでしょう。

特に従業員間のコミュニケーションに課題がある企業におすすめです。スタンプによるリアクション機能があり、トップダウンだけでなく、現場スタッフからも情報発信ができるため、形式知化されていないナレッジを蓄積する場としても有用です。

ビジネスチャット

社内の情報伝達に役立つツールの種類の2つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットツールは、社内外のビジネスシーンに特化したコミュニケーションツールです。メールよりも簡潔なやりとりが可能で、情報共有や業務のスピードを大幅に向上させられます。スタンプを使った素早いリアクションや、チームごとのグループ作成による連絡事項の即時共有が可能で、社内連絡のスピード感に課題を感じている場合おすすめです。

社内Wiki

社内の情報伝達に役立つツールの種類の3つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは、従業員各自が持つ情報やノウハウを蓄積・共有するために役立ちます。社内の情報が一箇所に集約され、疑問が生じた際にすぐに調べられるので時間の節約につながるでしょう。

特に、業務ノウハウの属人化を防ぎたい場合におすすめです。社内Wikiでナレッジ共有を進めることで、従業員の退職時にノウハウごと失われてしまうリスクも大幅に軽減できます。

ファイル共有ツール

社内の情報伝達に役立つツールの種類の4つ目は、ファイル共有ツールです。

ファイル共有ツールを使えば、データやファイルの共有・保管をWeb上で実現できます。共同編集作業や自動データバックアップができるツールも多いため、逐一ストレージに保存する手間が省けて業務をスムーズに進められるでしょう。
これらの機能を活用すれば、Web上で常に最新情報をアップして連絡漏れも防止できます。