情報は重要な経営リソースになりますが、社内で整理していないと必要な情報を必要なタイミングですぐ見つけ出せず、思うように使いこなせません。それを防ぐには、社内で情報整理を行うことが必須です。

ただ、社内の情報を整理する必要性は理解していても、具体的な流れを把握していないとなかなか進みません。また、社内の情報整理に役立つツールは豊富なため、ツールの種類も把握しておきたいところです。

そこで今回は、社内の情報を整理する必要性や行う流れに加え、情報整理に役立つツールの種類を解説します。

社内で情報整理を行う必要性

情報整理とは、社内に分散している様々な資料やデータを集め、使いやすい形に整える作業です。

多くの企業では、研修資料やマニュアルなどが異なる形式で保存されていますが、これらを適切に整理することで業務効率が向上します。近年はデジタルツールの進化により、個人の有する情報を一元管理して活用する取り組みも広がってきました。

ここでは、社内で情報整理を行う必要性について、以下の3点を解説します。

• 情報の取捨選択
• 情報の見える化
• 業務効率化

1つずつ見ていきましょう。

情報の取捨選択

社内で情報整理を行う必要性の1つ目は、情報の取捨選択です。

現代は情報があふれる時代であり、情報収集を行うと大量の情報を入手できます。しかし、情報が多すぎると本当に必要な情報を見極めるのがかえって困難です。

効率的に情報を活用するためには、闇雲に情報を集めるだけでなく、情報を整理して取捨選択できる状態にすることがポイントで、情報整理が欠かせません。

情報の見える化

社内で情報整理を行う必要性の2つ目は、情報の見える化です。

情報を整理して文章や表にまとめることで、視覚的にわかりやすくなります。このように整理された情報は、収集した本人だけでなく他の従業員にも伝わりやすくなるため、情報の属人化を防ぐためにも有効です。
また、情報を整理してまとめることによって、会社が蓄積している情報の全体像も把握しやすくなります。

業務効率化

社内で情報整理を行う必要性の3つ目は、業務効率化です。

情報整理を通じ、自社にとって必要な情報と不要な情報が明確化できます。不要な情報を排除し必要な情報のみ残すことで、業務中に必要な情報へのアクセスが容易になるでしょう。これにより業務効率化につながるのです。

関連記事：業務効率化が社内業務で求められている！代表的アイデアや成功事例も解説

社内で情報整理を行う流れ

ここでは、社内で情報整理を行う流れについて、以下の6点を解説します。

• 責任者の選定
• 情報整理の目的を決定
• 各従業員より情報提供
• 運用ルールの決定
• 社内への周知徹底
• 関係者への繰り返し周知

1つずつ見ていきましょう。

責任者の選定

社内で情報整理を行う流れの1つ目は、責任者の選定です。

多くの企業で、社内の情報整理を行う必要性は認識されています。しかし、日々多忙な業務に追われ、思うように社内の情報整理が進まないこともあるでしょう。

その状況を打開するには、責任者を選任することが有効です。責任者を決めれば、本人にとって社内の情報整理はやらなければならないタスクになり、必然的に社内の情報整理が促進されるでしょう。

情報整理の目的を決定

社内で情報整理を行う流れの2つ目は、情報整理の目的を決定することです。

情報整理の目的を明確にすることで、必要な情報だけを効率的に集められます。
例えば、営業部が「見込み顧客になりうる顧客の情報を共有する」と決めておけば、それに沿った情報収集が可能です。また、具体的な効果が見えやすい目的を設定すれば、モチベーションアップにもつながります。

▼設定する目的の例

• トラブル対応の円滑化
• 離職率低下
• 業務属人化の防止

ただ、最終的には企業の発展が目的になるので、企業方針とずれない範囲で情報整理の目的を設定しましょう。目的が明確になれば、情報の範囲や収集方法も自ずと定まります。

関連記事：情報整理はビジネスの成功に欠かせない！進める流れや高めるポイントを解説

各従業員より情報提供

社内で情報整理を行う流れの3つ目は、各従業員が情報提供することです。

情報整理の目的を決定したら、従業員同士で情報を出し合いましょう。共有ファイルの作成やミーティングを通じて、誰にでもわかるようにテキスト化しましょう。

その場合、メールやチャットを活用してもよいですが、重要な情報の見落としに注意しなければなりません。情報共有の場所を一定に決めることで情報を入れる場所について従業員間で共通認識が生まれ、効率的に情報ストックの仕組みを構築できます。

運用ルールの決定

社内で情報整理を行う流れの4つ目は、運用ルールの決定です。

運用ルールを明確化すれば、作業時の迷いがなくなり最小限の工数で効果的な情報共有を実現できます。
一方で、ルールが細かすぎると作業が滞りかねないため、シンプルかつわかりやすくまとめることがポイントです。

トラブル防止のため、不要な情報の除外や共有範囲の設定にも着目しましょう。また、運用ルールが業務の実態に合っていない場合は、実態に合わせて改良していかなければなりません。

社内への周知徹底

社内で情報整理を行う流れの5つ目は、社内への周知徹底です。

ルールを決定するだけでは、その仕組みはうまく機能しません。大切なことは、従業員が目的やルールを確実に理解できるよう、丁寧な周知活動を行うことです。

直接関わらない従業員にも社内報などを通じて広く伝えることで、組織全体からの理解と協力を得られます。効果的な情報共有には、積極的に情報を出し合いたいと思えるオープンな雰囲気づくりも必要です。

関連記事：社内周知が変われば組織が変わる！スムーズな情報共有のコツとツールを解説

関係者への繰り返し周知

社内で情報整理を行う流れの6つ目は、関係者への繰り返し周知です。

社内情報共有にはメリットが多いものの、作業の負担を面倒に感じる人もいるでしょう。そのためには、ルール決定と周知だけでなく、繰り返しの依頼と確認を通じて定着を促す必要があります。確認過程でルール運用の無理や情報収集の不足が判明した場合は、柔軟に改善を行うことも必要です。

まず少人数チームからスモールスタートすることで成功事例を作れば、全社的な展開がしやすくなります。

社内の情報整理で役立つツール

ここでは、社内の情報整理で役立つツールについて、以下の5点を解説します。

• 情報共有ツール
• ビジネスチャットツール
• プロジェクト・タスク管理ツール
• 社内Wiki
• 文書管理システム

1つずつ見ていきましょう。

情報共有ツール

社内の情報整理で役立つツールの1つ目は、情報共有ツールです。

情報共有ツールによってマニュアル・議事録・日報などを1カ所で管理することで、必要な情報に1クリックで即座にアクセスできます。ナレッジの利用傾向分析機能を活用すれば、情報ニーズの把握にも役立つでしょう。

効率的な情報整理のためには、タグ付けや検索機能が充実したツールを選ぶことが重要です。組織文化に合わせてカスタマイズすれば、生産性向上につながります。

関連記事：情報共有がビジネスにおいて欠かせない理由とは？できていない組織の特徴も解説

ビジネスチャットツール

社内の情報整理で役立つツールの2つ目は、ビジネスチャットツールです。

ビジネスチャットを使えば、会話形式で気軽に情報交換できます。
個人間だけでなくグループチャットも可能で、電子メールよりリアルタイムなコミュニケーションでは有利です。

リモートワーク環境でも連携維持に有効ですが、会話の流れやすさから重要情報の検索に課題があります。検索機能やピン留め機能を活用し、使用ルールを明確にすれば一層効果的に活用できるでしょう。

プロジェクト・タスク管理ツール

社内の情報整理で役立つツールの3つ目は、プロジェクト・タスク管理ツールです。

プロジェクト・タスク管理ツールで業務の進捗状況を可視化すれば、タスク割り当てと進行状況を一目で確認できます。関連資料の紐付け機能があれば、情報へのアクセス性がより向上し、タスクの依存関係設定や自動リマインダー機能も活用すれば複雑なプロジェクト管理にも対応できるでしょう。

導入時には個人向けとチーム向けの違いを考慮し、自社の業務フローに合った協働機能を持つツールを選ぶことがポイントです。

社内Wiki

社内の情報整理で役立つツールの4つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiツールを使えば、組織の知識を集約・共有できます。ブラウザから直接編集が可能なツールが多く、情報の蓄積にうってつけです。

全従業員が編集できるため情報を最新に保てます。ビジネスに情報を活用しやすい点が強みですが、効果的な運用には基本コンテンツの準備と情報構造化が欠かせません。

文書管理システム

社内の情報整理で役立つツールの5つ目は、文書管理システムです。

文書管理システムを活用すれば、多様なデジタルコンテンツを一元管理できます。クラウドシステムであれば、様々な形式のファイルを管理でき、場所を問わずアクセス可能なため、リモートワークにもおすすめです。

多くのシステムでは、バージョン管理機能で変更履歴追跡や復元が可能ですが、ファイル数が増加するとファイルの整理に手間がかかります。その手間を軽減するには、業務フローに沿って階層構造を整理して検索しやすくしましょう。

まとめ

今回は、社内の情報を整理する必要性や行う流れに加え、情報整理に役立つツールの種類を解説しました。

情報整理とは、社内に分散している様々な資料やデータを集め、使いやすい形に整える作業です。情報の取捨選択や業務効率化につながります。情報整理を行うには、責任者の選定から関係者への繰り返し周知まで手順を踏んで行うことが欠かせません。

社内の情報整理で役立つツールには様々な種類があり、情報共有ツールや文書管理システムなどが代表例です。自社のツール導入目的や従業員のITリテラシーなどを考慮し、最適なツールを選択しましょう。