社内コミュニケーションは企業の成功にとって極めて重要です。

すべての従業員が正しいメッセージと情報を持っており、共有された目標に向かって結束して動くことを保証します。

しかし、多くの組織は、顧客、サプライヤー、見込み顧客との外部コミュニケーションやマーケティングを、従業員との内部コミュニケーションよりもはるかに優先しています。内部コミュニケーションと外部コミュニケーションの戦略はどちらも同様に重要なのです。

この記事では、内部コミュニケーションのアイデアを紹介し、ビジネスを成長させるためのヒントを提供します。 

内部コミュニケーションの利点、ベストプラクティス、そしてより成功するための社内コミュニケーションを構築するためのステップについて説明します。
 

社内コミュニケーション戦略の定義とメリット

社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは、企業や組織内で従業員に情報を伝えることです。戦略的な社内コミュニケーション戦略は、従業員を「家族」の一員と感じさせるような文化を構築します。

さらに一歩踏み込んで言うと、社内コミュニケーションはビジネス成功の基盤とも言えます。なぜなら、内部コミュニケーション計画は、従業員の意識統一と情報共有を実現するのに役立つからです。

効果的に従業員とつながりを築くためには、綿密に練られた社内コミュニケーション戦略が各組織で必要とされます。
 

社内コミュニケーションの目標は何か？

目標は複数ありますが、社内コミュニケーションの主な目的は、すべての従業員が会社の目標を理解し、組織の中で自分がどこに位置しているのかを把握させることです。

従業員は自分の役割と責任を明確に知る必要があります。

良好な社内コミュニケーションは、明確で理解しやすい情報を提供します。

ビジネスの成功を考えるとき、経営者が社内コミュニケーションの重要性を理解しているかどうかが重要な要素の一つです。 

自社や組織が何をしているのか、そしてどこへ向かっているのかを知っている従業員の方が、情報から取り残されている従業員よりもはるかにやる気を出すでしょう。

効果的な社内コミュニケーションは、勝手に起こるものではありません。経営者は戦略の必要性を認識し、それを定義し、実行に移す必要があります。

主な社内コミュニケーション戦略の目的は以下の通りです。

• 事業目標に関する明確で一貫した情報の提供
• 全レベルのスタッフ (最前線、デスクレス、デスクワーク) とのつながり
• 情報をわかりやすく魅力的な形で伝えること
   

明確な戦略は、効果的で魅力的な社内コミュニケーションプログラムを構築するための第一歩です。

成功したコミュニケーション戦略のメリットは数多くあり、以下のようなものが挙げられます。

• 理解 - スタッフが会社の中で自分の居場所を理解すると、自分が大切にされていると感じます。
• 生産性の向上 - 明確なコミュニケーションは、人々が目的の情報を探す場所がわかり、時間節約につながります。
• コスト削減 - 情報が一度だけ伝えられ、内容がわかりやすい場合、混乱が少なくなり、作業時間に充てる時間が増えます。
• 明確さ - 簡潔でよく伝達された情報は、誤解を減らします。
• 情報過多の防止 - 今日の職場ではよくある問題ですが、情報過多は従業員を圧倒し、やる気をなくさせる可能性があります
• 従業員のエンゲージメント向上 - 従業員が組織全体で何が起こっているかを理解している場合、会社ニュースについての情報を得ていると感じることができ、組織へのコミットメントが高まり、業務に対する従業員のエンゲージメントも向上します。
   

社内コミュニケーション戦略のテンプレートは、明確で論理的な思考を促進するのに役立つツールです。 

計画者は、コミュニケーション戦略を組織化し、実行に移すためのさまざまなステップを導くことができます。

社内コミュニケーション計画を構築するための 5 つの基本ステップ

社内コミュニケーション計画をどのように作成すればよいでしょうか？ 

この 5 つのステップは、スタッフを中核とするビジネス目標と結びつくこととなるでしょう。

1. 現在行っている社内コミュニケーション方法を見直す

従業員は、社内メールやコミュニケーションが長文で冗長だったり、関連性がなかったりするため、読むのを避けていませんか？ 

複雑そうだからイントラネットを使わないようにしていませんか？

もしそうだとすれば、多くの重要な社内コミュニケーションが見落とされ、無視されてしまうでしょう。

もしもあなたの会社でこのようなことが起こっているなら、社内コミュニケーションの方法を見直す必要があります。 

改善できるポイントを見つける最良の方法は、毎日社内コミュニケーションツールを使っているスタッフに尋ねることです。 

彼らの抱えている課題や改善点を把握することで、社内コミュニケーションの重要性を認識させることができます。

作業グループ、スタッフアンケート、フォーカスグループは、人々が何を考えているかを把握するための生産的な方法です。 

フォーカスグループのメンバーを選ぶ際には、多様な従業員を選ぶようにしましょう。 

たとえば、リーダーシップチームやマネジメントチームのメンバー、営業チーム、技術チーム、デスクワーカーではなく最前線にいることの多いメンバーなどを選ぶとよいでしょう。

アンケートは、長く複雑なものにする必要はなく、5問以下がベストです。
 

2. 結果を分析する

従業員の意見を聞いた後は、何が改善され、どのように改善される必要があるかを判断する必要があります。 以下の項目を検討します。

• ターゲットとなるすべての人が必要な情報にアクセスできますか？
• 一部のスタッフが必要のない情報を受け取っていませんか？
• 情報不足、管理層との連絡不足、従業員が軽視されていると感じている、コミュニケーションが明確ではない、従業員のエンゲージメントが低い、不要なコミュニケーションによる注意散漫など、繰り返し発生する問題はありませんか？
• 会社は透明性を向上させる必要があるでしょうか？ スタッフは会社の成功の一員となるために必要な情報を得ていないと感じていないでしょうか？
• コミュニケーションがより良く、またはより悪く感じられる曜日や時期はありませんか？
• 最近の会社の出来事や発表に対して、十分な準備ができていると感じましたか？
• 会社の社内コミュニケーションについて、同僚や仲間からどのようなフィードバックを受けていますか？
   

これらの質問に対する答えは、社内コミュニケーションを改善するための戦略を定義し、どのようなコラボレーションツールがメリットをもたらすのかを明確にするのに役立ちます。

3. テクノロジーが状況を改善できるかどうかを検討する

社内コミュニケーションに使用する現在のツールの棚卸しを行います。 

コミュニケーションツールを改善することでビジネスに利益をもたらすことができる場合は、今こそ投資する時です。 

これらは高価なものではなく、ニーズに合わせて調整することができます。

多くの異なるツールをイントラネットに統合することで、コミュニケーションをより簡単にすることができます。 

営業部門が Slack を、人事部門が Google Drive を、IT 部門が Microsoft Planner を使用しているなど、従業員がすでに特定のツールを使用している場合は、これらの強力なツールと統合できる、または活用できるイントラネットへの投資を検討する必要があります。

ビジネスのコミュニケーション方法に関わらず、プラットフォームは、やりがいがあり、ユニークなコミュニケーション体験を提供する必要があります。 

メッセージやレポートを送信する際には、人々が読みたくなるような内容にする必要があります。 コンテンツは簡潔で魅力的なものである必要があり、そのためにも内部コンテンツ戦略が重要です。 

「削除せずに読んで下さい！」と常時呼びかけなくては読まれないような、詰まった受信トレイのようにはしないで下さい。
 

4. 予算とスケジュールを設定する

利用可能な予算は、変化の程度に影響を与えます。 

ご存知の通り、予算が許す範囲でしか意思決定はできません。 

例えば、御社には全く新しいイントラネットが必要かもしれませんし、既存のイントラネットの一部に、ソーシャルネットワーク、モバイルアプリケーション、統合検索ソリューションなどの更新が必要なだけかもしれません。

時にはスケジュール設定をして時間通りに行われるようにする必要があります。 この変更に依存する他のプロジェクトはあるか、利用可能なスタッフはどうなっているか、 これらすべてを考慮する必要があります。

従業員に何が起こっているのかを伝えることも重要です。 

彼らは新しい社内コミュニケーション戦略の一部になることができます。今までも 会社が従業員の意見に耳を傾けてきたのであれば、今度は新しいコミュニケーションチャネルを導入する時です。

 これを行うための素晴らしい方法は、新しい名前、新しいデザインテーマを考え出すコンテストを開催したり、採用、使用、エンゲージメントの促進を担当する、多様なチャンピオンのグループを作ることです。
 

5. レビューと改善

社内コミュニケーション戦略を成功させるためには、定期的にレビューを行う必要があります。 

成功を測定するために、短期および長期の目標を設定する必要があります。

多くの場合、このステップで最も難しいのは、「何を測定するか」を定義することです。

LumApps では、すべてのお客様が重要な KPI として「リーチ」を測定しています。 

一定期間内に、従業員がどのくらいの頻度でコンテンツを読んで反応しているかです。 コンテンツのパフォーマンスに加えて、何を測定するかは顧客によって異なります。 

一部の顧客は、エンゲージメントに関連する KPI を測定することを選択しています。

たとえば、LumApps にすべての営業支援コンテンツが保存されている場合、営業パフォーマンスと LumApps での滞在時間を測定することは効果的な KPI となります。 

別の例としては、「タスク完了時間」が挙げられます。 

IT チームは、検索指標を活用することで、サポートにとって重要なさまざまな KPI を解読できる可能性があります。 

可能性は無限です。 そのため、何を測定するかを決めるのが難しい場合があります。

ソーシャルアドボカシーも、ビジネスの成功にとって重要な要素であるため、測定する必要があります。 

従業員があなたから伝えられるメッセージを気に入り、共有しているのであれば、その方法はうまくいっています。

すべてがうまくいくわけではありません。 変化に時間をかけて、うまくいかない場合は変更を加えてください。 

改善されたコミュニケーション戦略は、ビジネスと共に成長していく継続的なプログラムです。
 

8 つの社内コミュニケーションベストプラクティス

ビジネスが社内コミュニケーションの価値を受け入れると、ベストプラクティスを導入することができます。 

以下は、経営層と従業員双方の利益となる 8つのベストプラクティスとアイデアです。

1. すべての従業員にリーチし、エンゲージメントを高める： 視聴者に合わせたメッセージをパーソナライズする

必要な情報を見つけるために不要な情報をあさるほどイライラすることはありません。 私生活でも仕事でも、情報やコンテンツが自分に合わせたものであれば、より大切にされ、気にかけてもらえていると感じます。

誰もがビジネスの重要な歯車であり、従業員はそれを理解する必要があります。 適切な情報、適切なタイミングで、適切な人に伝えることが重要です。 

製造部門は、開発部門が 10 色の新しいウィジェットを製造しようとしていることを知る必要はありませんが、その決定が合意された時点で、製造または調達するために必要な色を知っておく必要があります。
 

2. 適切な場合、すべての従業員が共有することを奨励する

すべての従業員には、チームや会社を助ける何か、価値ある知識があります。 

しかし、多くの技術は参入障壁をもたらし、何かを投稿する方法、時期、場所がわからない場合があります。 

従業員が互いに知識を簡単に共有できるように、従業員を奨励し、サポートするようにしましょう。

3. 重要なパフォーマンス指標 (KPI) を特定する

KPI はビジネスが目標を達成しているかどうかを定義します。 KPIは成功を評価するために定期的に監視されます。

社内コミュニケーションとその成功に関連付けることができる KPI の例は次のとおりです。
 

• ニュース記事、ブログ投稿、記事の共有、いいね、コメント数
• イントラネットを使用する従業員の数の増加 (プラットフォームの採用)
• 社内ニュースレターの開封率
• ページビューの計測
• フィードバックアンケート
• 従業員の定着率と離職率
• オンラインでの交流
• 従業員プロフィールの完了
   

4. シンプルなコミュニケーションツールを使用する

物事をシンプルにすることは、従業員がメッセージを読むように促す最善の方法です。

情報送信者が使いやすい、受信者がアクセスしやすいコラボレーションツールを使用する必要があります。 システムが複雑だと、人は使わなくなります。 

使いやすいシステムは、操作方法を習得する時間も貴重な作業時間を節約できます。
 

5. ブランドプロモーション

会社のブランドは、その哲学を表し、誰が誰であるかを表現します。 

従業員は、会社のブランドとそれが存在する理由を明確に理解する必要があります。

6. 透明性を向上させる

透明性は、会社の忠誠心を高めます。 

会社が従業員に対してオープンで正直であれば尊敬されます。 

もちろん、企業の利益のために機密情報が機密に保たれる必要がある場合もあります。 

しかし、従業員に理由を説明すれば理解してくれる可能性が高くなります。 そうしないと、噂や憶測が飛び交い、ビジネスに悪影響を及ぼす可能性があります。

7. 個人やチームを称賛する

チームや個人が素晴らしいことを成し遂げた場合は、誰もがそれを知る必要があります。 

営業のミリーさんが 5,000 ドルを募金したことを報道機関に任せるのではなく、人々に自分の成果を共有し、ソーシャル化し、社内で共有するように促してください。 

これは、仕事と個人的な成功の両方に適用できます。 例えば：

• 昇進
• 資格
• キャリアアップ
• 企業の節目
• 結婚・出産
• スポーツやレジャーの功績
• ステージでのパフォーマンス
   

会社が仕事内外での従業員とその仕事に誇りを持っていることを示せば、従業員は大切にされていると感じるでしょう。

8. 会話を促進する

従業員を信頼し、メッセージボードを使って互いにコミュニケーションを取るように促しましょう。 

多くの場合、簡単な会話で、形式的なメールよりもはるかに多くのことが達成できます。 近年、人々はソーシャルメディアのチャットに慣れているため、この方法で仕事の質問に答えれば、対面での会議が不可能な場合でも時間を節約できます。 

また、メッセージシステムの使用を促進することもできます。

これはパフォーマンスの向上にもつながります。 無駄な時間がなくなるからです。 チームニュースはすべての部門と共有する必要があります。 別のプロジェクトで役立つ可能性があるからです。