社内掲示板で情報共有するならツールを活用！おすすめツール10選も紹介
社内掲示板は、全社に情報共有するためのボードです。最近では、ITの社内掲示板ツールも増えてきました。
社内掲示板ツールを用いることで、アナログな方法よりも検索性向上や閲覧状況の可視化が期待できます。しかし、社内掲示板ツールは多くのベンダーが提供しているため、どのツールを選ぶべきか悩む方もいるでしょう。また、社内掲示板で期待する効果を得るためには、適切な運用が欠かせません。
そこで今回は、社内掲示板の意味や社内掲示板ツールを選ぶポイントに加え、おすすめ社内掲示板ツール10選を紹介します。
社内掲示板とは
社内掲示板は、全社に情報共有するためのボードです。業務連絡やスケジュール共有に役立ち、業務効率化につながります。
これまでは、紙やホワイトボードなどアナログな社内掲示板が一般的でした。しかし、アナログな社内掲示板は掲載できる情報量が少ない上、過去の情報を見つけ出す手間がかかることも課題でした。
近年は社内掲示板を作成できるITツール（社内掲示板ツール）も増えてきました。社内掲示板を作成するのであれば、ITツールの活用がおすすめです。
ここでは、社内掲示板ツールのメリットについて、以下の6点を解説します。
- 検索性の向上
- 業務効率化
- ナレッジの蓄積
- 問合せ対応の削減
- 従業員教育コストの削減
- 閲覧状況の可視化
1つずつ見ていきましょう。
検索性の向上
社内掲示板のメリットの1つ目は、検索性の向上です。
社内掲示板ツールは、過去の情報を簡単に検索できるため、必要な情報に素早くアクセスできます。アナログな掲示板よりも大量の情報を整理・保管し、いつでも参照可能である点が特徴です。
業務効率化
社内掲示板のメリットの2つ目は、業務効率化です。
社内掲示板ツールでFAQやマニュアルなどの情報を常に閲覧できれば、同じ質問を何度も繰り返すなど無駄なコミュニケーションを減らせます。その結果、業務を効率化し、従業員の業務負担を軽減できるでしょう。
ナレッジの蓄積
社内掲示板のメリットの3つ目は、ナレッジの蓄積です。
社内掲示板を用いることで、各従業員が有する知識・経験をナレッジとして蓄積できます。これにより、退職などで人材流出が発生しても、ナレッジは消失せず、企業の知的資産を確保できるのです。
関連記事：ナレッジ共有とは？社内で行う目的や役立つツールなどを一挙解説
問合せ対応の削減
社内掲示板のメリットの4つ目は、問合せ対応の削減です。
社内掲示板を活用すれば、経費精算などのよくある質問を事前に共有できるため、従業員からの問合せを減らせます。特に、総務や事務の担当者は、社内からの問合せ対応が多いため、同じ質問への回答作業時間を削減できれば重要な業務に集中できます。その結果、社内全体の業務効率化や従業員のストレス軽減にも貢献するでしょう。
従業員教育コストの削減
社内掲示板のメリットの5つ目は、従業員教育コストの削減です。
マニュアルや業務フローを社内掲示板ツールで共有すれば、従業員はそれを参照して業務を遂行できるため、従業員教育にかかる時間やコストを削減できます。先輩社員の負担も軽減され、新人の早期戦力化も促進されるでしょう。
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閲覧状況の可視化
社内掲示板のメリットの6つ目は、閲覧状況の可視化です。
社内掲示板ツールを使えば、従業員が掲示板を閲覧したか履歴で確認できます。これにより、アナログな掲示板よりも確実に情報伝達の有無を確認できます。また、個別に確認を促すことも可能で、よりスムーズなコミュニケーションを実現できるでしょう。
社内掲示板ツールを選ぶポイント
ここでは、社内掲示板ツールを選ぶポイントについて、以下の4点を解説します。
- 使いやすさ
- 目的を満たす機能
- 対応するデバイス
- セキュリティ対策
1つずつ見ていきましょう。
使いやすさ
社内掲示板ツールを選ぶポイントの1つ目は、使いやすさです。
社内掲示板ツールは、ITツールに不慣れな従業員でも簡単に使えるものを選ぶことが基本です。直感的な操作性やシンプルなインターフェースがあれば、誰でも簡単に使えます。無料トライアルやデモがあれば、使いやすさを試してみましょう。
目的を満たす機能
社内掲示板ツールを選ぶポイントの2つ目は、目的を満たす機能です。
企業の課題や導入目的が明確になれば、社内掲示板ツールに求める機能が明確になります。アンケート機能やファイル共有機能など、目的に応じた機能があるか確認しましょう。
対応するデバイス
社内掲示板ツールを選ぶポイントの3つ目は、対応するデバイスです。
スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスからアクセスできるツールがおすすめです。そのようなツールであれば、場所や時間に縛られずに情報にアクセスできるため、外回りが多い従業員も便利に使えます。
セキュリティ対策
社内掲示板ツールを選ぶポイントの4つ目は、セキュリティ対策です。
社内掲示板ツールは機密情報を取り扱うこともあるため、セキュリティ対策も欠かせません。暗号化やアクセス制限など、十分なセキュリティ対策が施されているツールを選びましょう。
社内掲示板ツールを運用するポイント
ここでは、社内掲示板ツールを運用するポイントについて、以下の3点を解説します。
- 運用ルールの策定
- こまめな情報更新
- 情報漏えい対策
1つずつ見ていきましょう。
運用ルールの策定
社内掲示板ツールを運用するポイントの1つ目は、運用ルールの策定です。
社内掲示板は、情報過多になるとかえってユーザーの混乱を招くかもしれません。そのため、発信する情報のルールを明確にしましょう。例えば、全社向け・部署向けなど、情報の種類に応じて発信先や投稿できる内容を限定すれば、必要な情報にたどり着きやすくなります。
こまめな情報更新
社内掲示板ツールを運用するポイントの2つ目は、こまめな情報更新です。
古い情報が放置されていると、従業員の誤解や混乱を招くかもしれません。定期的に内容を見直し、最新の情報に更新しましょう。
情報漏えい対策
社内掲示板ツールを運用するポイントの3つ目は、情報漏えい対策です。
社内掲示板にアクセス権限を設定すれば、指定したメンバーしか情報を閲覧できないため、情報漏洩のリスクを軽減できます。顧客情報など機密性の高い情報を取り扱う場合には、特に重視すべきポイントです。
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おすすめの社内掲示板ツール10選
ここでは、おすすめの社内掲示板ツールについて、以下の10点を紹介します。
- LumApps
- Google Workspace
- Qast
- NotePM
- TUNAG
- Helpfeel Cosense
- esa.io
- Confluence
- Qiita:team
- Kibela
1つずつ見ていきましょう。
LumApps
LumAppsは、LumApps社が提供する従業員エクスペリエンスプラットフォームです。
企業情報を集約することで、必要な情報にすぐアクセスできます。HTMLを使わなくても簡単にドキュメントを作成できるため、社内掲示板の作成・共有におすすめです。対応しているのは30か国語以上で、自動翻訳機能もあるためグローバル展開している企業にうってつけです。
LumAppsの特長
- マルチデバイス対応
- 大手航空会社や商社などでも利用実績あり
- Google・Microsoftとパートナーシップ
詳細はこちら: https://www.lumapps.com/ja/
Google Workspace
Google Workspaceは、Google社が提供するコラボレーションツールです。
GmailやGoogleカレンダーなど、Google社が提供するツールをまとめて使えます。GoogleドキュメントやGoogleスライドなどでドキュメント作成・共有すれば、社内掲示板としても使用可能です。ゼロトラストセキュリティなど、セキュリティ体制も万全なので機密性が高い情報を取り扱う場合にも安心して使えます。
Google Workspaceの特長
- 各種SNSで情報発信
- AIサービスGeminiが便利
- 14日間無料トライアルあり
詳細はこちら: https://workspace.google.com/intl/ja/
Qast
Qastは、any株式会社が運営するナレッジ経営クラウドです。社内のナレッジを簡単にアウトプットできるため、社内掲示板としても活用できます。検索機能も高いため、過去の投稿を確認したい場合すぐに見つけ出せるでしょう。ナレッジコンサルタント制度があるため、導入・運用に不安がある方も安心です。
Qastの特長
- 利用ユーザー数70,000人突破
- お役立ちコラムが充実
- 無料デモあり
詳細はこちら: https://qast.jp/
NotePM
NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内Wikiツールです。
社内掲示板としても使え、高機能エディタとテンプレートで簡単にドキュメントを作成できます。WordやExcelなどのファイルを添付することも可能で、検索機能でファイルの中身を検索することも可能です。ドキュメントの活用状況は定量的に分析できるので、効果測定も簡単に実施できます。
NotePMの特長
- 登録企業1万2,000社突破
- オンラインデモ・個別相談会実施
- 30日間無料トライアルあり
詳細はこちら: https://notepm.jp/
TUNAG
TUNAGは、株式会社スタメンが提供する組織改善クラウドです。
利用者は1,000社以上で、エンゲージメント向上で各社それぞれの課題解決に寄与しています。掲示板機能など、社内の情報共有・蓄積に役立つ機能が充実しています。また、組織状態をデータで可視化することも容易なため、データに基づき組織を改善していくことが可能です。
TUNAGの特長
- 暗号化や2要素認証機能など強固なセキュリティ
- 充実したコラム
- 無料デモあり
詳細はこちら: https://biz.tunag.jp/
Helpfeel Cosense
Helpfeel Cosenseは、株式会社Helpfeelが提供するナレッジ共有ツールです。
ドキュメント内にページリンクを簡単に作成できるため、ドキュメント同士のネットワークを容易に構築できます。動画や地図の添付も容易なので、直感的にわかりやすいドキュメント作成が可能です。複数人で編集できる上、文章は自動保存されるためチームでのドキュメント編集におすすめです。
Helpfeel Cosenseの特長
- お役立ち資料が豊富
- Googleアカウントでログイン
- 無料プランあり
詳細はこちら: https://cosen.se/product/
esa.io
esa.ioは、合同会社 esaが提供するドキュメント共有ツールです。
書き途中でも共有できるWIP機能や同時編集エディタなど、チーム皆で情報を育てるための機能が充実しています。記事のバージョン管理も容易なので、間違ってドキュメントを編集した場合もリカバリーが簡単です。連携できる外部サービスが豊富なので、既存ツールと連携して便利に使いましょう。
esa.ioの特長
- 有名企業でも導入実績
- Googleアカウントでログイン可能
- チーム作成月から2か月後の月末まで無料トライアルあり
詳細はこちら: https://esa.io/
Confluence
Confluenceは、アトラシアン社が提供するナレッジ共有SaaSです。
テンプレートを活用し、簡単にドキュメントを作成・共有できます。AIを活用すれば、タスクの自動化やドキュメントの要約もできるため、一層便利に使いこなせるでしょう。連携できる外部ツールも豊富なので、既存ツールと連携すればさらに便利です。
Confluenceの特長
- Google・Micorsoft・Apple・Slackアカウントでもログイン可能
- 無料プランあり
- 有料プランにも7日間無料トライアルあり
詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence/
Qiita:team
Qiita:teamは、Qiita株式会社がリリースしている社内向け情報共有サービスです。
エディタは日本最大級のエンジニアコミュニテイQiitaに準拠しており、誰でも簡単に投稿を作成できます。リアクションやコメント機能を活用すれば、社内掲示板への反応も一目瞭然です。新着順に記事を並べれば、最新情報の見逃しを防げます。
Qiita:teamの特長
- 登録実績8,500チーム以上
- Google・Github・X（旧Twitter）のアカウントでもログイン可能
- 7日間無料トライアルあり
詳細はこちら: https://teams.qiita.com/
Kibela
Kibelaは、株式会社ビットジャーニーが提供する情報共有ツールです。
社内掲示板ツールとしても利用でき、手軽に社内で情報発信できます。arukdown記法やリアルタイム共同編集など、容易に記事を作成する機能が豊富です。記事添削や要約などに役立つKibelaAIを活用すれば、記事作成をより高速化できます。
Kibelaの特長
- 1万社以上の導入実績
- 多要素認証などセキュリティ機能が充実
- 無料プランあり
詳細はこちら: https://kibe.la/
社内掲示板の活用事例
ここでは、社内掲示板の活用事例について、以下の3点を解説します。
- IT企業A
- 飲食チェーンB
- 鉱業会社C
1つずつ見ていきましょう。
IT企業A
社内掲示板の活用事例の1つ目は、IT企業Aです。
IT企業Aでは、社内ナレッジの蓄積と共有に課題がありました。既存の情報共有ツールでは、検索性が低く活用が不十分だったのです。そこで、ナレッジの蓄積が容易な社内掲示板ツールαを導入し、ナレッジの見える化を実現しました。また、社内掲示板機能でスケジュール共有も行うことで、情報の一元管理と業務効率化にも成功しました。
飲食チェーンB
社内掲示板の活用事例の2つ目は、飲食チェーンBです。
飲食チェーンBでは、店舗と本部間の情報共有に課題がありました。そこで社内掲示板ツールβを導入し、レシピ共有・納品報告・社内のお知らせなど、幅広い業務に活用しています。例えば、今まで紙で記録していたHACCPを電子化し、コスト削減に成功しました。また、アルバイトも含め全従業員への情報共有もスムーズになり、業務効率化に大きく貢献しています。
鉱業会社C
社内掲示板の活用事例の3つ目は、鉱業会社Cです。
鉱業会社Cでは世界数十か国で事業を展開しており、各拠点間の情報共有が課題でした。解決策として、デザイン性と多言語対応を両立させた社内掲示板ツールγを導入しました。これにより、全世界の従業員がリアルタイムに情報共有できるようになりました。
まとめ
今回は、社内掲示板の意味や社内掲示板ツールを選ぶポイントに加え、おすすめ社内掲示板ツール10選を紹介しました。
社内掲示板は全社に情報共有するためのボードで、最近では検索性やナレッジ共有などの面で優れたITツールとして社内掲示板ツールが増えてきました。実際に、すでに多くの企業で社内掲示板の導入実績があります。
社内掲示板ツールを選ぶ際は機能や対応するデバイスなどを考慮し、運用時にはルールを策定の上こまめな情報の更新が欠かせません。数多くのベンダーが社内掲示板ツールを提供していますが、まずは今回ご紹介した10選より比較検討してはいかがでしょうか。
