企業において、情報活用の重要性がますます高まっています。業務事例や効率的な進め方など、企業活動に有益な情報があれば、企業活動が一層促進されるでしょう。

しかし、特定の個人だけが必要な情報をもっていては、その効果は半減します。また、正確に情報伝達が行われない場合も、情報を十分に活用できなくなるでしょう。

そこで今回は、情報伝達を促進するメリットやうまくいかない場合のパターンに加え、代表的な情報伝達手法を解説します。

情報伝達を促進するメリット

ここでは、情報伝達を促進するメリットについて、以下の4点を解説します。

• 円滑な意思決定
• 属人化防止
• 業務効率化
• 社内コミュニケーションの促進

1つずつ見ていきましょう。

円滑な意思決定

情報伝達を促進するメリットの1つ目は、円滑な意思決定です。

情報伝達しあう環境が整っている組織では、意思決定のスピードが自然と向上します。必要な情報がスムーズに伝わることで、ビジネスチャンスを逃すことなく、迅速な判断が可能になるでしょう。

属人化防止

情報伝達を促進するメリットの2つ目は、属人化防止です。

業務情報が特定の個人に集中すると業務の属人化が発生し、その担当者不在時に業務が滞りかねません。逐次情報伝達しあうことで業務の属人化を防止すれば、より柔軟な業務体制を構築できます。

業務効率化

情報伝達を促進するメリットの3つ目は、業務効率化です。

情報伝達を通じ、ベテラン従業員が持つ知識やノウハウを共有することで、若手従業員も質の高い業務を実現できます。このように情報を活用することで、組織全体の生産性向上につながります。

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社内コミュニケーションの促進

情報伝達を促進するメリットの4つ目は、社内コミュニケーションの促進です。

円滑な情報伝達を実現するには、活発なコミュニケーションが欠かせません。従業員同士が気軽に対話できる環境があれば、チームワークも自然と強化され、互いにサポートし合える関係を築けます。

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情報伝達ミスを起こしやすい伝え手のチェックポイント

ここでは、情報伝達ミスを起こしやすい伝え手のチェックポイントについて、以下の3点を解説します。

• 伝達したい情報の理解不足
• 伝える内容の不足
• 一方通行な情報伝達

1つずつ見ていきましょう。

伝達したい情報の理解不足

情報伝達ミスを起こしやすい伝え手のチェックポイントの1つ目は、伝達したい情報の理解不足です。

情報共有の質は、伝える側の理解度に大きく影響されます。情報を正しく伝達するには、単なるルールや手順の伝達にとどまらず、その背景にある理由や意図まで含めて説明することが重要です。

その作業を行う理由など本質的な理解してこそ、状況に応じた適切な判断が可能になります。
また、経験を知識として体系化し、因果関係を整理して伝えることで、より効果的な情報伝達を実現できます。

伝える内容の不足

情報伝達ミスを起こしやすい伝え手のチェックポイントの2つ目は、伝える内容の不足です。

効率的な情報伝達を目指すあまり、必要な情報まで削ってしまうこともあるでしょう。
例えば、ある作業内容を伝える際に「正しいやり方」だけを伝えがちですが、それだけで十分とは限りません。

それに加えて、「してはいけないこと」や「やらないとどうなるか」まで伝えることで、より深い理解と適切な判断力を養えます。

一方通行な情報伝達

情報伝達ミスを起こしやすい伝え手のチェックポイントの3つ目は、一方通行な情報伝達です。

どれほど優れた情報でも、受け手の準備が整っていなければ的確に伝達できません。
例えば、「明日の商談に向けて準備しておきたい」など、相手が主体的に学ぶ姿勢があれば、情報は効果的に伝わるでしょう。

そのため、タイミングと相手の状況を見極めた情報伝達が必要です。

情報伝達がうまくいかない組織によくあるパターン

ここでは、情報伝達がうまくいかない組織によくあるパターンについて、以下の3点を解説します。

• 情報伝達ルールが未制定
• 紙媒体による情報伝達
• 情報伝達の必要性を周知する活動が不十分

1つずつ見ていきましょう。

情報伝達ルールが未制定

情報伝達がうまくいかない組織によくあるパターンの1つ目は、情報伝達ルールが未制定であることです。

情報伝達をスムーズに進めるためには、明確なルールづくりが欠かせません。誰に・どんな情報を・いつ伝えるべきかの基準を設けることで、各従業員が自信をもって情報発信できます。

組織全体での共通認識があって初めて、効果的な情報伝達が実現できるのです。

紙媒体による情報伝達

情報伝達がうまくいかない組織によくあるパターンの2つ目は、紙媒体による情報伝達です。

紙媒体での情報伝達は、昔からよく行われてきました。確かに紙での情報伝達は記録に残しやすいですが、見落としや紛失のリスクも否めません。特に、現代は情報の移り変わりが激しく、その変化に対応できないケースもあるでしょう。

情報伝達の必要性を周知する活動が不十分

情報伝達がうまくいかない組織によくあるパターンの3つ目は、情報伝達の必要性を周知する活動が不十分であることです。

情報伝達の意義を理解していないと、面倒な作業として敬遠する従業員も出てくるかもしれません。しかし、適切に情報伝達を行うと、進捗管理の円滑化や業務属人化の防止などさまざまな効果が見込めます。

こうしたメリットを組織全体で共有することで、より積極的な情報伝達が促進されるでしょう。

情報伝達の手法

ここでは、情報伝達の手法について、以下の4点を解説します。

• 組織内コミュニケーションの活性化
• 情報共有に関する従業員教育
• 業務改善の実施
• 情報共有ツール

1つずつ見ていきましょう。

組織内コミュニケーションの活性化

情報伝達の手法の1つ目は、組織内コミュニケーションの活性化です。

職場の雰囲気づくりを徹底すると、自ずと情報伝達が活発になります。朝の短時間ミーティング・定期的な1on1面談・部署イベントなど、従業員同士のコミュニケーションを促進する仕組みをつくりましょう。

情報共有に関する従業員教育

情報伝達の手法の2つ目は、情報共有に関する従業員教育です。

情報伝達を適切に行うと、新人の早期戦力化や業務効率化などの効果が期待できます。ただ、そのような効果を従業員が理解していないと、積極的に情報伝達に取り組みたいと考えないかもしれません。

事例を交えて情報伝達の効果や正しい方法を伝える従業員教育を実施することで、情報伝達が促進されるでしょう。

業務改善の実施

情報伝達の手法の3つ目は、業務改善の実施です。

情報伝達を促進するには、まず全ての従業員に時間的な余裕があることが欠かせません。そのためには、業務量の偏りを是正することやジョブローテーションで従業員の適性をいち早く見つけ出すことも必要です。既存業務フローを見直し、効率化できる部分を特定することも有効です。

情報共有ツール

情報伝達の手法の4つ目は、情報共有ツールです。

情報共有ツールを効果的に用いると、情報伝達を一層スムーズに行えます。
情報共有ツールはさまざまなベンダーがリリースしていますが、アクセスのしやすさ・操作のしやすさ・使える機能などを考慮し、自社に最適なツールを選びましょう。

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情報伝達を最適化するコツ

ここでは、情報伝達を最適化するコツについて、以下の5点を解説します。

• 伝え方の工夫
• 相手目線の想像力
• 情報伝達ルールの策定
• 情報伝達記録の整備
• 伝達内容の確認

1つずつ見ていきましょう。

伝え方の工夫

情報伝達を最適化するコツの1つ目は、伝え方の工夫です。

特にビジネスシーンでは、結論を先に述べるなど重要なポイントをスムーズに伝えるよう心がけましょう。余計な説明を省いて端的に話すこともポイントです。

ただし、情報を絞りすぎて肝心な部分が抜け落ちては意味がないので、バランスを取りながら伝えるようにしましょう。

相手目線の想像力

情報伝達を最適化するコツの2つ目は、相手目線の想像力です。

互いの情報伝達をよりよくするには、まず相手の話に十分耳を傾ける必要があります。互いが想像力を働かせながら丁寧に対話することで、相手の考えや伝えたいことが理解できるでしょう。

お互いが相手目線にたつことで不要なストレスをなくしつつ、自分の考えも無理なく伝えられます。

情報伝達ルールの策定

情報伝達を最適化するコツの3つ目は、情報伝達ルールの策定です。

情報伝達を円滑に進めるために、あらかじめ情報伝達ルールを決めておきましょう。ルールを設けることで、情報の抜け・漏れや誤解を防げます。

例えば、重要な情報は必ずメールで送ることや、会議の議事録を作成することなど、具体的なルールを定めましょう。これにより、情報伝達の質が向上するでしょう。

情報伝達記録の整備

情報伝達を最適化するコツの4つ目は、情報伝達記録の整備です。

特に契約などに関わることは後々のトラブルを防ぐために、話し合った内容を必ず記録に残しましょう。その際、自分だけでなく関係者全員が確認できる形で残すことが大切です。これにより、認識の食い違いを未然に防げます。

伝達内容の確認

情報伝達を最適化するコツの5つ目は、伝達内容の確認です。

正確に情報伝達を行うには、伝える側も受け手も必ず内容を確認しましょう。立場や年齢を考えて確認をためらうことがないよう、質問しやすい雰囲気づくりが欠かせません。相手が内容を誤解していたとしても、否定的な態度を取らず建設的な対話を心がけましょう。

まとめ

今回は、情報伝達を促進するメリットやうまくいかない場合のパターンに加え、代表的な情報伝達手法を解説しました。

情報伝達を促進することで、円滑な意思決定など、さまざまなメリットを享受できます。しかし、一方通行で情報伝達を行う伝え手や、情報伝達ルールが未制定な組織など、情報伝達がうまくいっていない事例は少なくありません。

情報伝達を促進するには、従業員教育や情報伝達ツールの活用などが有効です。また、相手目線の想像力や伝達内容の確認などを意識すると、より正確に情報伝達ができます。