情報は企業活動で大いに役立つリソースですが、単に情報の収集・共有を行うだけではその効果は限定的です。

そこで必要になってくるのが情報整理です。情報整理を行うことで、業務に必要な情報だけを選定して、業務で必要になればすぐに取り出せる形で保存できます。ただし、情報整理力を高めるにはコツが必要です。

そこで今回は、情報整理の必要性や流れに加え、情報整理の方法を解説します。

情報整理の必要性

ここでは、情報整理の必要性について、以下の8点を解説します。

• 仕事の質向上
• 情報を論理的に把握
• 必要な情報のみ厳選
• 情報の視覚化
• 業務効率アップ
• 社内資産としての活用
• 属人化防止
• イノベーション

1つずつ見ていきましょう。

仕事の質向上

情報整理の必要性の1つ目は、仕事の質向上です。

情報整理の過程で、物事の背景や因果関係を深く理解できます。その結果、業務でより的確な判断や意思決定が可能になります。

情報を論理的に把握

情報整理の必要性の2つ目は、情報を論理的に把握することです。

情報整理の過程で情報を論理的に把握することで、情報の重要度や緊急度を正確に判断できます。これにより、情報の優先順位付けや関連性も見出せるでしょう。

必要な情報のみ厳選

情報整理の必要性の3つ目は、必要な情報のみ厳選することです。

既存の業務に係る多くの情報に加え、日々の業務でも多くの新たな情報が入ってきます。これらの情報を全て同レベルで取り扱うことは現実的ではありません。情報整理を行って不要な情報を排除すれば、必要な情報に素早くアクセスでき、業務効率が向上します。

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情報の視覚化

情報整理の必要性の4つ目は、情報の視覚化です。

情報を整理する過程で、情報をグラフや表などで可視化することも可能です。可視化することで、視覚的に分かりやすい形で情報を表現できるため、情報の意味を速やかに把握できるでしょう。

業務効率アップ

情報整理の必要性の5つ目は、業務効率アップです。

情報整理を行っておくことで、業務に必要な情報に素早くアクセスできる仕組みが整います。その結果、情報の検索に余計な時間を取られることがなくなり、業務効率アップが可能になるでしょう。

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社内資産としての活用

情報整理の必要性の6つ目は、社内資産としての活用です。

整理された情報は、チームや組織全体の業務に役立つ社内資産として活用できます。業務で必要になった場合に、情報が整理されていれば誰もがすぐに参照できるでしょう。

属人化防止

情報整理の必要性の7つ目は、属人化防止を図ることです。

情報を適切に整理すれば、情報共有が容易になります。その結果、特定の人物しか業務に必要な情報を知らないという事態が減り、業務属人化防止につながります。これにより、業務の品質確保も可能になるでしょう。

イノベーション

情報整理の必要性の8つ目は、イノベーションです。

過去の情報や知見を活かしたイノベーションがあれば、新たなアイデアを生み出すきっかけとなります。これにより、組織全体の成長にもつながるでしょう。

情報整理の流れ

ここでは、情報整理の流れについて、以下の4点を解説します。

• 情報の分類
• 不要な情報の削除
• 優先順位付け
• アウトプット

1つずつ見ていきましょう。

情報の分類

情報整理の流れの1つ目は、情報の分類です。

まずは、目的別に情報を分類しましょう。顧客情報や営業資料など、さまざまな情報を種類別に整理すれば、必要な情報に素早くアクセスできます。

このステップでは、情報整理の目的を明確にし、それに沿った分類基準を設けることがポイントです。その際、労力に比べて成果が見合わないことのないよう、情報収集のしすぎと細かい分類のしすぎにも注意しましょう。

不要な情報の削除

情報整理の流れの2つ目は、不要な情報の削除です。

分類した情報の中から、本当に業務で必要になる情報を選び出しましょう。不要な情報を残しておくと必要な情報を探す際に時間がかかるため、情報の検索性を高めるためにも必要な情報だけに絞り込む必要があります。

優先順位付け

情報整理の流れの3つ目は、優先順位付けです。

不要な情報を削除しても、全ての情報を同時に確認して取り扱うことは容易ではありません。そこで、情報の重要度と緊急度を考慮して優先度付けをし、より効率的に情報を活用するよう心がける必要があります。優先度が高い情報から順に処理することで、重要な情報を見落とすことを防ぎ業務の効率化につながるでしょう。

アウトプット

情報整理の流れの4つ目は、アウトプットです。

整理した情報は、ノートやパソコンに書き出すなどアウトプットしましょう。これにより、曖昧な部分や不足している情報に気づいて理解が深まるため、情報整理の質を高められます。アウトプットすれば、他のメンバーと情報を共有でき、フィードバックを得ることも可能です。

情報整理力を高めるポイント

ここでは、情報整理力を高めるポイントについて、以下の3点を解説します。

• 全体像の把握
• 論理的思考の習慣化
• 相手視点での思考

1つずつ見ていきましょう。

全体像の把握

情報整理力を高めるポイントの1つ目は、全体像の把握です。

企業で情報を正しく取り扱うために、以下の4プロセスを経ます。

▼情報を取り扱うプロセス

これら一連のプロセスを効果的に機能させるには、情報とその取り扱いプロセスの全体像を把握し、明確な目的意識と活用イメージをもつことが欠かせません。

関連記事：情報共有がビジネスにおいて欠かせない理由とは？できていない組織の特徴も解説

論理的思考の習慣化

情報整理力を高めるポイントの2つ目は、論理的思考の習慣化です。

情報に接する際に論理的思考を心がければ、必要な情報を素早く見極めてそれをどう整理すれば活用しやすいか考えやすくなります。具体的には、情報の位置づけを考えて誰がどう使うのかを想定しつつ、適切なカテゴリ分けが可能です。

このような論理的思考を日常的に実践することで、情報整理の効率と質が大きく向上し、より明確で使いやすいアウトプットが可能になるでしょう。

相手視点での思考

情報整理力を高めるポイントの3つ目は、相手視点での思考です。

効果的な情報整理を行うには、常に情報を活用する相手の視点をもちましょう。整理された情報は企業にとって重要な資産となるため、誰が・何のために・どのように活用するか常に意識する必要があります。また、情報は見つけやすく・理解しやすく・使いやすいものでなければなりません。

このように相手視点で情報整理を行うよう心がけると、より多くの人に活用される高価値な情報資産をつくり出せます。これにより、自身の情報整理力の向上にもつながっていくでしょう。

情報整理の方法

ここでは、情報整理の方法について、以下の4点を解説します。

• フィードバックを踏まえた改善
• 表の活用
• フレームワークの活用
• ツールの導入

1つずつ見ていきましょう。

フィードバックを踏まえた改善

情報整理の方法の1つ目は、フィードバックを踏まえた改善です。

情報整理はずっと1人で抱え込まず、必要に応じ同僚や上司にフィードバックを求めましょう。客観的な視点から意見をもらうことで、自分では気づかなかった改善点が見つかる可能性があります。フィードバックをもとに情報を見直し、より質の高い情報整理を目指しましょう。

表の活用

情報整理の方法の2つ目は、表の活用です。

数値データや比較したい情報同士は、表にまとめると直感的にわかりやすくなります。Excelなどの表計算ソフトを活用し、表やグラフなどで視覚的に情報を整理することで、全体像を把握しやすくなるでしょう。

フレームワークの活用

情報整理の方法の3つ目は、フレームワークの活用です。

情報整理に役立つフレームワークは、いくつかあります。その中でもよく活用されるのが「ロジックツリー」です。ロジックツリーは関連する項目を枝分かれ方式で最終的にまとめるフレームワークで、情報を階層的に整理できます。情報間のつながりが一目瞭然なので、複雑な情報を整理するにはうってつけです。

ツールの導入

情報整理の方法の4つ目は、ツールの導入です。

情報整理に役立つツールを活用することで、より効率的に情報整理作業を進められます。テンプレートが豊富に用意されているツールや、共同編集が可能なツールなど、ツールにはさまざまな特徴があるため、自社のニーズに合ったツールを選定しましょう。

▼情報整理に役立つツールの種類例

• 情報整理ノートアプリ
• ファイル管理ツール
• 社内Wikiツール

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まとめ

今回は、情報整理の必要性や流れに加え、情報整理の方法を解説しました。

情報整理には、仕事の質向上や情報の視覚化などさまざまな効果があります。情報の分類からアウトプットまで、適切な流れに沿って進めてましょう。

個人で情報整理力を高めるためには、論理的思考の習慣化や相手視点での思考など複数のポイントがあります。また、フレームワークやツールなどを活用すると情報整理が一層しやすくなります。