企業活動の過程では、従業員同士やクライアントなどとのコミュニケーションが必要な機会は数多くあります。

一方で、コミュニケーションが不十分で業務に影響が出ている方もいるのではないでしょうか。そのような場合、コミュニケーションを促進する取り組みを実践すれば、コミュニケーションを向上できるかもしれません。

そこで今回は、コミュニケーション向上が組織にもたらす効果やコミュニケーション向上のポイントなどを解説します。

コミュニケーション向上が組織にもたらす効果

ここでは、コミュニケーション向上が組織にもたらす効果について、以下の3点を解説します。

• 業務効率化
• 従業員エンゲージメントの向上
• 取引先との関係構築

1つずつ見ていきましょう。

業務効率化

コミュニケーション向上が組織にもたらす効果の1つ目は、業務効率化です。

従業員のコミュニケーション能力が向上すれば、従業員同士の相互理解と円滑な人間関係構築に寄与し、チームワークを高められるでしょう。これにより人為的ミスが減少し、業務効率化と生産性向上につながります。

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従業員エンゲージメントの向上

コミュニケーション向上が組織にもたらす効果の2つ目は、従業員エンゲージメントの向上です。

コミュニケーションが活性化すると職場の雰囲気がよくなり、従業員同士の人間関係の悩みが発生しにくくなります。その結果、従業員エンゲージメントが向上し、働きやすい職場として認知され、採用力の強化にもつながるでしょう。

取引先との関係構築

コミュニケーション向上が組織にもたらす効果の3つ目は、取引先との関係構築です。

従業員のコミュニケーション能力が向上すると、社外との関係構築にも好影響を及ぼします。取引先と円滑なコミュニケーションができれば、トラブルの防止や信頼関係の構築が可能になり、売上向上も期待できるでしょう。

コミュニケーション向上が必要な組織の特徴

ここでは、コミュニケーション向上が必要な組織の特徴について、以下の5点を解説します。

• 経営方針の浸透が不十分
• 雑談しづらい雰囲気
• 従業員同士が交流する機会の少なさ
• 縦割り組織
• 情報共有方法の不備

1つずつ見ていきましょう。

経営方針の浸透が不十分

コミュニケーション向上が必要な組織の特徴の1つ目は、経営方針の浸透が不十分なことです。

経営層がコミュニケーションの重要性を認識していても、現場に浸透していないと、なかなか状況は変わりません。経営層の考えや方針を全社員に共有し、共通認識をもちましょう。

雑談しづらい雰囲気

コミュニケーション向上が必要な組織の特徴の2つ目は、雑談しづらい雰囲気です。

雑談が弾むと、相手との距離が近づくものです。一方、業務以外の会話が生まれにくい雰囲気では相手との距離感ができてしまい、業務上のコミュニケーションも円滑に進みません。心理的な安全性を高め、気軽に話せるような雰囲気づくりを心がけましょう。

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従業員同士が交流する機会の少なさ

コミュニケーション向上が必要な組織の特徴の3つ目は、従業員同士が交流する機会の少なさです。

従業員同士が交流する機会が少ないと、自然な会話が生まれなくても無理はありません。部署間の交流や社内イベントなどを開催し、従業員同士のコミュニケーション機会を増やしましょう。

縦割り組織

コミュニケーション向上が必要な組織の特徴の4つ目は、縦割り組織です。

職場の縦割り意識が強いと、部署間の壁が厚くなり、連携がスムーズに行えないため業務に支障をきたしかねません。これを防ぐには、フラットな組織文化を醸成して部署間の連携を強化しましょう。

情報共有方法の不備

コミュニケーション向上が必要な組織の特徴の5つ目は、情報共有方法の不備です。

情報共有方法に不備があると、重要な情報が伝わらず、誤解が生じることもあるでしょう。その弊害を防ぐために、適切なコミュニケーションツールを導入し、情報共有のルールを明確化する必要があります。

コミュニケーション向上に役立つ取り組み

ここでは、コミュニケーション向上に役立つ取り組みについて、以下の5点を解説します。

• シャッフル形式のランチ
• 1on1ミーティング
• 社内イベント
• メンター制度
• フリーアドレス

1つずつ見ていきましょう。

シャッフル形式のランチ

コミュニケーション向上に役立つ取り組みの1つ目は、シャッフル形式のランチです。

シャッフル形式のランチでは、普段あまり交流のない従業員同士をランダムにペアにしてランチを行います。これにより、普段の業務ではない新しい出会いができ、部署間の連携が深まるでしょう。

1on1ミーティング

コミュニケーション向上に役立つ取り組みの2つ目は、1on1ミーティングです。

上司と部下が定期的に1on1ミーティングを行うことで、部下は周りにあまり言えないことも上司に話しやすくなります。これにより、部下の悩みや意見を聞いてより深い関係を築けるでしょう。

社内イベント

コミュニケーション向上に役立つ取り組みの3つ目は、社内イベントです。

従業員同士の交流を深めるには、社内イベントも有効です。ゲーム大会やお花見など、従業員の興味や関心に合わせたイベントを行えば、参加者の満足度も高まるでしょう。

メンター制度

コミュニケーション向上に役立つ取り組みの4つ目は、メンター制度です。

メンター制度では、若手従業員に対して経験豊富な従業員がメンターとしてつき、キャリア相談や業務に関する質問に答えます。メンターが若手従業員の成長をサポートし、組織全体の活性化をもたらします。

フリーアドレス

コミュニケーション向上に役立つ取り組みの5つ目は、フリーアドレスです。

フリーアドレスでは、従業員の座席は固定されておらず、自由に席を選べます。これにより、従業員間の交流を促進でき、オフィススペースの有効活用も可能になります。

コミュニケーション向上のため従業員が心がけるべきポイント

ここでは、コミュニケーション向上のため従業員が心がけるべきポイントについて、以下の5点を解説します。

• 上の立場から積極的にあいさつ
• 相手への関心
• 傾聴の徹底
• 結論ファーストの話し方
• 相手の自己肯定感アップ

1つずつ見ていきましょう。

上の立場から積極的にあいさつ

コミュニケーション向上のため従業員が心がけるべきポイントの1つ目は、上の立場から積極的にあいさつすることです。

部下にあいさつするよう指導するだけでなく、上司が率先してあいさつしましょう。そうすれば、職場全体にあいさつを行う習慣が根付き温かい雰囲気づくりが可能になります。

あいさつするときは、単にあいさつの言葉をかけるだけでなく、相手の存在を認めて尊重している気持ちを伝えることが大事です。

相手への関心

コミュニケーション向上のため従業員が心がけるべきポイントの2つ目は、相手への関心です。

相手に関心をもつと、相手もあなたに関心をもってくれるものです。単に相手の話を聞くだけでなく、随所で相手への質問やリアクションを取り入れると、相手への関心が伝わり、お互い心を開きやすくなります。

ある程度打ち解けてきたら、相手の仕事内容だけでなくプライベートや趣味趣向なども聞いてみると、より深いコミュニケーションが実現できるでしょう。

傾聴の徹底

コミュニケーション向上のため従業員が心がけるべきポイントの3つ目は、傾聴の徹底です。

相手の意見と違う場合、ついつい口を挟みたくなるかもしれませんが、それが続くと相手は本音で話すことに抵抗を感じてしまうでしょう。
相手の話を遮らず最後までしっかりと聞いて共感する「傾聴」を徹底することが重要です。そうすれば、相手は安心して自分の気持ちを話すことができ、信頼関係が構築されるでしょう。

結論ファーストの話し方

コミュニケーション向上のため従業員が心がけるべきポイントの4つ目は、結論ファーストの話し方です。

結論ファーストの話し方を心がけることで、相手は話の全体像を把握しやすくなり、スムーズなコミュニケーションが可能になるでしょう。特にビジネスシーンでは、簡潔で分かりやすい伝え方が求められるため、結論ファーストの話し方が重要です。

相手の自己肯定感アップ

コミュニケーション向上のため従業員が心がけるべきポイントの5つ目は、相手の自己肯定感アップです。

相手の優れた点や頑張りを具体的に伝えることで、相手の自己肯定感を高められます。自己肯定感が高まれば、自信をもって仕事に取り組めるでしょう。そのような従業員が増えれば、結果的に組織全体の活性化にもつながります。

組織コミュニケーション向上に役立つアプリ

ここでは、組織コミュニケーション向上に役立つアプリについて、以下の3点を解説します。

• グループウェア
• ビジネスチャット
• 社内SNS

1つずつ見ていきましょう。

グループウェア

組織コミュニケーション向上に役立つアプリの1つ目は、グループウェアです。

グループウェアは、未読メールの処理に追われる・過去メールから情報を探しづらいなど、メールでのコミュニケーションがもつ課題に対応可能です。

掲示板・ファイル共有・スケジュール管理・ToDo管理・チャット・ビデオ会議など、さまざまな機能を1つのプラットフォームに統合し、コミュニケーションを円滑化します。

ビジネスチャット

組織コミュニケーション向上に役立つアプリの2つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットはメールとは異なり、定型文なしで本題に入れるため手軽かつタイムリーなコミュニケーションに向いています。短いメッセージのやり取りに強みがあり、絵文字などで感情を表現することも可能です。

テレワーク環境では、オフィスで同僚に気軽に相談するような雰囲気を再現できる上、部門や役職を超えたフラットなコミュニケーションにも便利なツールです。

社内SNS

組織コミュニケーション向上に役立つアプリの3つ目は、社内SNSです。

社内SNSは、一般的なSNSの機能を企業内のコミュニケーション向けに最適化したツールです。テキスト投稿やファイル共有の範囲設定など、ビジネスに便利な機能を備えています。スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、場所を問わず情報のやり取りが可能です。

セキュリティ面も強固なツールが多数あります。最近では、上記のグループウェアやビジネスチャットなども広い意味での社内SNSとして利用されるケースが増えています。

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まとめ

今回は、コミュニケーション向上が組織にもたらす効果やコミュニケーション向上のポイントなどを解説しました。

コミュニケーションが向上すると、従業員エンゲージメントの向上など組織にさまざまな効果をもたらします。一方で、情報共有手段の不備などによって思うようにコミュニケーションができていない組織も珍しくありません。

コミュニケーション向上には、社内イベントやフリーアドレスなどの取り組みが有効です。まずは、相手への関心や傾聴の徹底などを心がけて、身近な従業員とコミュニケーションを改善できないか試してみましょう。