従業員ポータルは、従業員専用Webサイトで、企業の従業員が業務に必要な情報にワンストップでアクセス可能です。

社内掲示板や勤怠管理などさまざまな機能を使え、情報伝達の促進や社内問合せの削減などが期待できます。しかし、効果を最大限に発揮するためには、適切な運用が欠かせません。

そこで今回は、従業員ポータルの主要機能や活用するメリット・作成方法に加え、使いこなすポイントを解説します。

従業員ポータルとは

従業員ポータルは、企業の従業員が業務に必要な情報にワンストップでアクセスできる、従業員専用Webサイトです。

ポータル（portal）は「門・入口」を意味する英単語を指します。従業員ポータルにはタスク管理やビジネスチャットなど、さまざまな機能があるため、社内の情報共有や業務効率化を促進してくれるでしょう。

ここでは、従業員ポータルの主要機能について、以下の10点を解説します。

• ビジネスチャット
• 社内掲示板
• 社内Wiki
• 社内FAQ
• オンラインストレージ
• 勤怠管理
• タスク管理
• プロジェクト管理
• ワークフロー機能
• レポート機能

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャット

従業員ポータルの主要機能の1つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットを用いることで、従業員間のコミュニケーションを円滑にできます。チャット形式で気軽にメッセージをやり取りできるため、質問や情報共有がスムーズです。

社内掲示板

従業員ポータルの主要機能の2つ目は、社内掲示板です。

掲示板機能は、社内への情報発信に役立ちます。業務連絡・イベント告知・社内規定の変更など、さまざまな情報を共有可能です。社員からの意見募集にも活用できるため、コミュニケーション活性化の一助となるでしょう。

関連記事：社内掲示板で情報共有するならツールを活用！おすすめツール10選も紹介

社内Wiki

従業員ポータルの主要機能の3つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiで業務に必要な情報（マニュアル・規定など）を一元管理することで、簡単に検索・閲覧できます。業務に必要な情報を自分で探し出し、自己解決しやすくなるでしょう。

社内FAQ

従業員ポータルの主要機能の4つ目は、社内FAQです。

社内FAQでは、従業員からのよくある質問とその回答をまとめられます。これにより、就業規則やシステムの使い方などよくある質問を一元管理しておけば、従業員自らが解決できるようになるでしょう。その分、質問対応の負担が軽減されます。

オンラインストレージ

従業員ポータルの主要機能の5つ目は、オンラインストレージです。

オンラインストレージ機能があれば、企業のデータを一元管理し、スムーズに共有できます。例えば、資料をカテゴリー分けしておけば、必要なファイルがすぐに探し出せます。大容量データも簡単に共有できるため、部門間の連携強化につながるでしょう。

勤怠管理

従業員ポータルの主要機能の6つ目は、勤怠管理です。

勤怠管理機能を活用すれば、簡単に出退勤を登録でき、休暇申請も可能になります。システム上で勤怠データを自動集計してくれるため、残業時間計算などの手間が省ける分人事労務部門の負担軽減にもつながるでしょう。

タスク管理

従業員ポータルの主要機能の7つ目は、タスク管理です。

タスク管理を従業員ポータル上で行えば、自身のスケジュール把握に加え、会議やタスクの割り当て・会議室予約なども簡単に行えます。リマインド機能を活用すれば、大切な予定を忘れるリスクも減らせるでしょう。

プロジェクト管理

従業員ポータルの主要機能の8つ目は、プロジェクト管理です。

プロジェクト管理機能を使えば、プロジェクトの進捗状況を可視化し、メンバー間で速やかに情報を共有できます。これにより、効率的なプロジェクト運営を実現できるでしょう。

ワークフロー機能

従業員ポータルの主要機能の9つ目は、ワークフロー機能です。

ワークフロー機能があれば、稟議や申請などをオンラインで完結できます。リモートワークでも簡単に稟議や申請の手続きが行え、ペーパーレス化にも有用です。

レポート機能

従業員ポータルの主要機能の10個目は、レポート機能です。

レポート機能を活用すれば、従業員ポータルに蓄積されたデータをグラフや表で可視化することで、データ分析や資料作成を容易に実行できます。データから意思決定を行いたい場合に使いこなしましょう。

従業員ポータルを活用するメリット

ここでは、従業員ポータルを活用するメリットについて、以下の5点を解説します。

• 情報伝達の促進
• ツールの統一
• 生産性向上
• 社内問合せの削減
• ペーパーレス化の促進

1つずつ見ていきましょう。

情報伝達の促進

従業員ポータルを活用するメリットの1つ目は、情報伝達の促進です。

従業員ポータルは、従業員間のコミュニケーションを円滑にするために役立ちます。SNS機能やメッセージ機能を活用することで、気軽に情報交換や意見交換が可能です。また、社内イベントの告知や、部署間の連携もスムーズに行えます。

関連記事：職場ではコミュニケーションの重要性が見逃せない！促進する手法やポイントも解説

ツールの統一

従業員ポータルを活用するメリットの2つ目は、ツールの統一です。

従業員ポータルには、掲示板・プロジェクト管理・ファイル管理などさまざまな機能が集約されています。その分、さまざまなツールを扱わずとも必要な情報にすばやくアクセスできるでしょう。

生産性向上

従業員ポータルを活用するメリットの3つ目は、生産性向上です。

従業員ポータルは、情報共有をスピードアップしてくれます。その結果、無駄な会議や情報の伝達ミスなどが減少し、生産性向上が期待できるでしょう。

社内問合せの削減

従業員ポータルを活用するメリットの4つ目は、社内問合せの削減です。

従業員ポータルにFAQ（よくある質問）を掲載することで、従業員が業務で疑問点が発生しても自己解決しやすくなるため、社内問合せの件数を減らせます。これにより、担当部署の業務負担を軽減してより重要な業務に集中できるでしょう。

ペーパーレス化の促進

従業員ポータルを活用するメリットの5つ目は、ペーパーレス化の促進です。

従業員ポータルで情報共有することで、ペーパーレス化を促進できます。紙の使用量を削減することで、コスト削減や環境への取り組みをアピールすることにもつながります。

従業員ポータルの作成方法

ここでは、従業員ポータル作成方法について、以下の3点を解説します。

• パッケージツール
• 無料ツール
• 自社開発

1つずつ見ていきましょう。

パッケージツール

従業員ポータルの作成方法の1つ目は、パッケージツールです。

従業員ポータルのパッケージツールを用いれば、専門知識がなくとも簡単に社内ポータルサイトを構築できます。デザインテンプレートも豊富に用意されており、短期間で従業員ポータルを作成したい場合におすすめです。ただし、機能やデザインのカスタマイズには制限がある可能性があります。

無料ツール

従業員ポータルの作成方法の2つ目は、無料ツールです。

Webサイト制作が可能な無料ツールも存在しており、そのようなツールを活用すれば低コストで社内ポータルサイトを構築できます。ただ、そのようなツールは機能やデザインに制限がある分、大規模なサイトや高度な機能を求める場合には向いていません。

自社開発

従業員ポータルの作成方法の3つ目は、自社開発です。

従業員ポータルを自社で一から開発すれば、自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。独自に高度な機能を実装することも可能ですが、開発期間が長くなりがちな上にコストも高額になりやすいことに注意しましょう。また、専門的な知識や技術も必須です。

従業員ポータルを使いこなすポイント

ここでは、従業員ポータルを使いこなすポイントについて、以下の5点を解説します。

• 運用目的の明確化
• 従業員教育
• 使いやすい従業員ポータルの選択
• 従業員ポータルの全社統一
• セキュリティ対策

1つずつ見ていきましょう。

運用目的の明確化

従業員ポータルを使いこなすポイントの1つ目は、運用目的の明確化です。

従業員ポータルの導入目的を明確にした上で、従業員ポータルの責任者を決めましょう。目的や責任者が不明確だと、従業員の混乱を招き、従業員ポータルの活用が進みません。

従業員教育

従業員ポータルを使いこなすポイントの2つ目は、従業員教育です。

従業員ポータルの目的や使い方を全従業員に共有しましょう。従業員が積極的に従業員ポータルを活用しやすくなります。

使いやすい従業員ポータルの選択

従業員ポータルを使いこなすポイントの3つ目は、使いやすい従業員ポータルの選択です。

従業員ポータルは、全従業員が使いやすいものであれば利用を促進できます。機能の高さばかりにとらわれず、操作性やデザインの分かりやすさにも着目しましょう。

従業員ポータルの全社統一

従業員ポータルを使いこなすポイントの4つ目は、従業員ポータルの全社統一です。

複数の従業員ポータルを一度に運用すると、管理が煩雑になり必要な情報も見つけにくくなります。基本的には全社で1つの従業員ポータルにまとめ、情報の集約化を図るとよいでしょう。

セキュリティ対策

従業員ポータルを使いこなすポイントの5つ目は、セキュリティ対策です。

従業員ポータルでは機密性が高い情報を取り扱うケースがあるため、セキュリティ対策にも注意しなければなりません。VPN環境の構築やアクセス制限などで、セキュリティを高めましょう。

まとめ

今回は、従業員ポータルの主要機能や活用するメリット・作成方法に加え、使いこなすポイントを解説しました。

従業員ポータルは従業員専用Webサイトで、社内Wikiやプロジェクト管理などさまざまな機能を使えます。ツールの統一や社内問合せの削減など、導入することでさまざまな効果が期待できます。

従業員ポータルは、パッケージツールや自社開発などで作成可能です。導入する際は、運用目的の明確化や従業員教育などが欠かせません。