社員情報の管理は、労務管理や人事評価をする上で欠かせません。手作業で管理していると生産性の低下を招くため、多くの企業が社員情報管理システムの導入を進めています。

しかし、社員情報管理システムは種類が多く、どのシステムが自社に適しているのか判断に迷うこともあるでしょう。そこで本記事では、2025年版のおすすめシステムを5つ厳選し、目的別に紹介します。自社にあったシステムを導入したい方は、ぜひご覧ください。

社員情報管理とは

社員情報管理とは、企業が従業員に関するあらゆる情報を適切に収集・管理し、活用することを指します。管理対象には、氏名・住所・連絡先などの基本情報に加え、給与額・人事評価・勤怠データ・キャリアプラン・健康診断の結果なども含まれます。

社員情報の中でも、健康情報や家族構成などのプライバシーに関わる情報は、慎重に取り扱わなければなりません。情報漏洩を防ぐセキュリティ対策を講じつつ、人材育成や評価に活かしていくことが重要です。

社員情報を管理する目的

社員情報を管理する目的には、以下の4つがあります。

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• 労務管理の生産性向上
• 人事評価の効率化
• 労働環境の改善
• 人材育成の円滑化

それぞれについて、詳しく解説します。

労務管理の生産性向上

社員情報を管理し最新の状態に更新することは、労務管理の生産性を向上させるために必要です。

例えば、緊急連絡先を定期的に確認することで、災害や事故発生時に迅速な対応が可能になります。

また、扶養家族の情報は社会保険や扶養手当に、住所情報は通勤手当の算出時に活用可能です。さらに勤怠情報があれば、残業時間や有給取得状況を把握できるため、労働環境の改善につなげられます。

人事評価の効率化

社員情報の管理は、人事評価の効率化のためにも必要です。

業務の成績や成果を記録することで、評価の根拠を明確にでき、公平かつ公正な判断が可能になります。

また、過去の給与額や昇進履歴を現在の役職と比較することで、昇格や報酬改定の計画も立てやすくなります。評価基準の透明性が高まれば、従業員の納得感も向上し、エンゲージメントの強化につながるでしょう。

労働環境の改善

社員情報の管理は、労働環境の改善にも大きく貢献します。

テレワークの普及により、労務管理者が社員の勤務状況を把握しにくいという課題を抱えている企業も珍しくありません。社員情報と勤怠管理を連携させれば、勤務時間の偏りや長時間労働を可視化し、是正が可能です。

また、蓄積された勤怠情報を分析することで、業務量の偏りや適性に応じた業務配分の見直しがしやすくなり、社員の負担軽減につながります。社員の労務情報を管理することで、働きやすい環境を整え、社員の健康やモチベーションを維持できるでしょう。

人材育成の円滑化

社員情報の管理は、人材育成の円滑化に大きく寄与します。

社員情報管理システムを活用すれば、各従業員のスキルや経験・保有資格・過去の業務実績を一元管理でき、個別の社員にあった育成計画を立てやすくなるでしょう。

例えば、実績や高度なスキルのある社員を能力を活かせる業務やポジションに配置することで、成長の機会を増やせます。一方で、スキルが不足している社員には、研修やOJTを実施することで成長を促しましょう。

社員情報を管理する2つの方法

社員情報を管理するには、以下の2つの方法があります。

• 表計算ソフトや紙で管理する
• 社員情報管理システムを導入する

適切な管理方法を選ぶためにも、詳しく見ていきましょう。

表計算ソフトや紙で管理する

社員情報を管理する方法には、表計算ソフトや紙を使う方法があります。

既存のテンプレートを活用できるため、すぐに運用を開始できる方法です。また、書式や管理ルールを事前に設定すれば、効率的に作成できます。

しかし、個別のファイルを作成・管理する必要があるため、「パソコンの容量を圧迫する」「紙の保管場所を確保しなければならない」といった問題は避けられません。

また、データを横断的に検索できず、情報の集計や分析に時間がかかります。加えて、複数の担当者が同時に閲覧・編集できないため、データの更新状況が不明瞭になることにも注意しましょう。

社員情報管理システムを導入する

社員情報を管理するために、システムを導入する方法もあります。

従業員の基本情報やスキル、評価などを一元的に管理し、人事・労務業務を効率化するためのツールです。

社員情報管理システムを導入すれば、各部門でバラバラに管理されていた情報が一元化できるため、データの集計・分析・検索を効率化できます。システム上で情報を管理するため、紙や表計算ソフトのようにファイルを個別に管理する手間もかかりません。

また、クラウド型のシステムを利用すれば、社員数が増えても保管場所の問題が発生せず、どこからでもアクセス可能になります。

社員自身が情報を直接入力・更新できるツールを使えば、データのリアルタイム反映が可能となり、最新の情報を正確に維持するのに役立つでしょう。

業務の効率化や正確性の向上につながるため、多くの企業で導入が進んでいます。

社員情報管理システムに必要な要件

社員情報管理システムを選ぶときには、要件を満たしているものを選ぶことが必須です。主な要件には、以下の5つがあります。

• 自社の求める機能
• 円滑な操作性
• セキュリティ機能
• 他システムとの連携
• サポート体制

それぞれ、詳しく解説します。

自社の求める機能

社員情報管理システムを導入するときは、まず自社の求める機能が備わっているかを確認しましょう。

企業ごとに管理したい情報や運用方法が異なるため、必要な機能を明確にし、対応できるシステムを選ぶことが大切です。

例えば、基本的な社員情報の管理に加え、勤怠管理・給与計算・人事評価・スキル管理など、自社で活用したい機能を備えているかを確認しましょう。

テレワーク環境下での活用を考慮し、クラウド対応やモバイルアクセスの可否も重要な確認ポイントです。

自社の業務フローや将来的な拡張性を踏まえ、最適なシステムを選ぶことで、社員情報の管理を効率化し、業務全体の生産性向上につなげられます。

円滑な操作性

社員情報管理システムを導入するときは、円滑な操作性が重要な要件です。

システムが直感的に操作でき、必要な情報を素早く入力・検索・更新できることが、業務の効率化につながります。

例えば、シンプルなUI（ユーザーインターフェース）で、社員情報の登録や修正が簡単にできるシステムが理想的です。複雑なマニュアルを読まなくても操作できれば、現場での定着も早まるでしょう。

セキュリティ機能

社員情報管理システムを選ぶときには、セキュリティ機能の確認も欠かせません。

社員の個人情報や給与、評価データなど、機密性が高い情報を扱うため、不正アクセスや情報漏洩を防ぐための対策を講じる必要があります。

例えば、管理者・人事担当者・一般社員など、ユーザーごとに閲覧・編集可能なアクセス制限があれば、不要な情報の閲覧を防げます。

また、データの暗号化や多要素認証（MFA）を導入し、セキュリティレベルを高めることも有効です。

クラウド型システムの場合は、通信の暗号化やデータバックアップ機能の有無も重要なチェックポイントとなります。複数のセキュリティ対策を講じ、安全に社員情報を管理できるシステムを選びましょう。

他システムとの連携

社員情報管理システムを導入するときは、他システムとの連携も重要な要件です。

給与計算・勤怠管理・人事評価・研修管理など、企業内のさまざまなシステムと連携できれば、業務効率を高められます。

例えば、勤怠管理システムと連携できれば、人事評価や給与計算にも活用できるでしょう。クラウド型のシステムであれば、APIを活用して他システムとのデータ連携が容易になり、二重入力の手間を省けます。

システム間の情報を一元管理し、データの正確性を向上させて企業全体の業務をスムーズに進めましょう。

サポート体制

社員情報管理システムを導入するときは、サポート体制の確認も欠かせません。

システムの運用中に発生するトラブルや疑問を迅速に解決できる環境が整っていれば、業務の停滞を防ぐことができます。

例えば、システムの導入時に初期設定や操作方法のレクチャーが受けられるサポートがあれば、スムーズに運用を開始できます。また、運用後も電話やメール、チャットで迅速に対応してもらえるカスタマーサポートがあれば、万が一のトラブル時にも安心です。

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おすすめの社員情報管理システム5選

ここからは社員情報管理システムにおすすめのツールを5種類紹介します。各ツールの特徴を理解して、自社に合った社員情報管理システムを選定してください。

Lumapps

LumAppsは、社員情報管理と社内コミュニケーションを強化するためのクラウド型プラットフォームです。

社員検索機能を活用することで、必要なスキルや経験を持つ人材を迅速に見つけ、適切なプロジェクトチームを編成することができます。

また、社内コミュニティ機能を備えているため、部署や職種を超えた情報共有や意見交換の促進にも役立ちます。

Google Workspaceとも連携可能で、情報管理と業務効率化を同時に実現できる点も魅力です。直感的な操作性と多機能性で、企業の生産性向上に貢献するツールです。

カオナビ

カオナビは、社員情報を顔写真付きで管理し、人材配置や評価を効率化するクラウド型の社員情報管理システムです。

顔写真付きのデータベースにより、社員のスキルや評価、適性などを視覚的に把握できます。

特に、AIを活用したインサイトファインダー機能が特徴で、社員の声を自動で集約・分析し、頻出するキーワードを一覧や視覚的な図として表示することも可能です。

導入を検討する企業向けにオンラインセミナーも実施しているため、初めて社員情報管理システムを導入する企業にも最適です。

人事労務freee

人事労務freeeは、クラウド上で労務管理業務を一元化できるシステムです。

勤怠管理・給与計算・年末調整・入退社手続きなど、労務に必要な機能を備えています。

勤怠データや従業員情報から自動で給与計算ができるため、給与明細の作成・配布もオンラインで完結可能です。クラウド型のため、どこからでも最新の社員情報を確認・更新でき、急な異動や入退社にも柔軟に対応できます。

クラウドを活用したマイナンバー管理や電子給与明細の配布など、セキュリティ対策を備えているのもポイントです。

SmartHRタレントマネジメント

SmartHRタレントマネジメントは、人事業務の効率化から人材の特定・育成までを一貫して支援するクラウド型のシステムです。

労務手続きで収集したデータを、人事評価や配置シミュレーションなどの人事施策にも容易に展開できます。

従業員サーベイ機能を備えているため、社員の満足度やエンゲージメントを可視化することも可能です。シンプルで直感的な操作性で、人事担当者や管理者が利用できるため、社員の研修コストを抑えられるでしょう。

HRBrain

HRBrainは、企業の人材管理を効率化し、組織力を最大化するためのクラウド型タレントマネジメントシステムです。

人事評価・スキル管理・組織診断サーベイ・労務管理など、多彩な機能を備えています。

企業の課題に合わせて必要な機能を選択できる柔軟なプラン構成が特徴で、他社システムとの連携も可能です。専任のカスタマーサクセス担当者がつくため、導入から運用まで手厚いサポートを受けたい企業にも向いています。

人事業務の効率化とデータに基づく戦略的な人材活用の実現に役立つツールです。

まとめ

本記事では、社員情報管理システムの概要や導入メリット、おすすめシステム5選を紹介しました。社員情報管理システムを導入することで、労務管理の負担軽減や人事評価の効率化、適切な人材配置が可能になります。

社員情報を適切に管理することは、企業の成長にも直結します。自社のニーズに合ったシステムを選び、業務の効率化を実現しましょう。