IT技術が進歩し技術的にリモートでできる業務の種類が増えたことに加え、働き方改革やテレワークの普及により、デジタルワークプレイスのニーズが高まっています。

デジタルワークプレイスを活用すれば、ペーパーレス化や場所にとらわれない雇用形態などが期待可能です。一方で、デジタルワークプレイスにはいくつか注意点があります。それらに適切に対処しなければ、思うような効果は得られません。

そこで今回は、デジタルワークプレイスの意味や成功させるポイントに加え、デジタルワークプレイスの活用事例を解説します。

デジタルワークプレイスとは

デジタルワークプレイスは、既存のオフィス環境を仮想化したものです。

新型コロナウイルス感染症拡大を機に、これまでの対面式の働き方から、デジタルワークプレイスへ移行させるケースが増えています。
デジタルワークプレイスによって、クラウドサービスなどを活用して、場所や時間に縛られない働き方が実現可能になりました。従業員の生産性向上やイノベーション促進が期待できます。

ここでは、デジタルワークプレイスの基礎知識について、以下の3点を解説します。

• デジタルワークプレイスへの注目度が高まる背景
• デジタルワークプレイスの5any
• デジタルワークプレイスに欠かせない3要素

1つずつ見ていきましょう。

デジタルワークプレイスへの注目度が高まる背景

デジタルワークプレイスの基礎知識の1つ目は、デジタルワークプレイスへの注目度が高まる背景です。

ここでは、以下の3点を解説します。

• DXの一般化
• 働き方改革
• テレワークの普及

1つずつ見ていきましょう。

DXの一般化

デジタルワークプレイスへの注目度が高まる背景の1つ目は、DXの一般化です。

近年、デジタル技術の進歩やセキュリティ強化により、ビジネスで利用できるITツールが増えてきました。これによりDXが一般化し、デジタルツールの活用が必須であるデジタルワークプレイスも普及しつつあります。

働き方改革

デジタルワークプレイスへの注目度が高まる背景の2つ目は、働き方改革です。

働き方改革の一環として、リモートワークやフレックスタイム制などが注目されています。デジタルワークプレイスを活用すれば、これらの働き方が実施しやすくなります。

テレワークの普及

デジタルワークプレイスへの注目度が高まる背景の3つ目は、テレワークの普及です。

新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、2020年ごろよりテレワークが急速に普及しました。しかし、テレワークには、社内コミュニケーションや業務品質確保など課題もあります。これらの課題を解決する手段の1つが、デジタルワークプレイスの導入です。

デジタルワークプレイスの5any

デジタルワークプレイスの基礎知識の2つ目は、デジタルワークプレイスの5anyです。

デジタルワークプレイスを実現するためには、以下に示す5つの”any”を満たす必要があります。

▼デジタルワークプレイスの5any

いきなり5any全てを満たすことは困難かもしれませんが、日々の業務でアナログな部分をクラウドサービスに置き換えていくことで、5anyに近づくでしょう。

デジタルワークプレイスに欠かせない3要素

デジタルワークプレイスの基礎知識の3つ目は、デジタルワークプレイスに欠かせない3要素です。

デジタルワークプレイスには、以下の3要素が欠かせません。

▼デジタルワークプレイスに欠かせない3要素

デジタルワークプレイスで実現できること

ここでは、デジタルワークプレイスで実現できることについて、以下の9点を解説します。

• パフォーマンス向上
• 従業員同士の連携強化
• 業務効率化
• テレワーク推進
• ペーパーレス化
• DX推進
• 新しい営業手法の実践
• 場所にとらわれない雇用形態
• 従業員のプライベート充実

1つずつ見ていきましょう。

パフォーマンス向上

デジタルワークプレイスで実現できることの1つ目は、パフォーマンス向上です。

デジタルワークプレイスでは、情報共有ツールで必要な情報やツールにいつでもどこからでもアクセスできるようになります。その結果、業務効率が上がり従業員のパフォーマンス向上につながるでしょう。

従業員同士の連携強化

デジタルワークプレイスで実現できることの2つ目は、従業員同士の連携強化です。

デジタルワークプレイスを実現するには、チャットツールやビデオ会議システムなど、さまざまなコミュニケーションツールを用いることになります。それによって、活発な情報交換が可能になり、チームワークも向上するでしょう。

業務効率化

デジタルワークプレイスで実現できることの3つ目は、業務効率化です。

デジタルワークプレイスでペーパーレス化や業務自動化を推進することで、業務プロセスの簡素化や生産性向上が期待できます。

テレワーク推進

デジタルワークプレイスで実現できることの4つ目は、テレワーク推進です。

デジタルワークプレイスでは、従業員は、場所を選ばずに働けます。その結果、テレワーク推進にもつながるでしょう。

ペーパーレス化

デジタルワークプレイスで実現できることの5つ目は、ペーパーレス化です。

デジタルワークプレイスでは、業務に必要な書類は電子データとして蓄積・共有することが欠かせません。その結果ペーパーレス化が推進され、業務効率化やコスト削減に貢献します。

DX推進

デジタルワークプレイスで実現できることの6つ目は、DX推進です。

デジタルワークプレイスを用いることで、企業全体のデジタル化を加速させます。このことは、DXを推進する第一歩となるでしょう。

新しい営業手法の実践

デジタルワークプレイスで実現できることの7つ目は、新しい営業手法の実践です。

デジタルワークプレイスでは、インサイドセールスなどの新しい営業手法を取り入れやすくなります。これにより、営業効率を向上させ、顧客との関係性を深めやすくなるでしょう。

場所にとらわれない雇用形態

デジタルワークプレイスで実現できることの8つ目は、場所にとらわれない雇用形態です。

デジタルワークプレイスでは、場所や時間に縛られない働き方が可能になります。従業員の多様なニーズに対応可能で、家庭の事情などでオフィスで働けない人材を確保できます。

従業員のプライベート充実

デジタルワークプレイスで実現できることの9つ目は、従業員のプライベート充実です。

デジタルワークプレイスでは、デジタル空間だけでさまざまな業務を完結できます。その結果、通勤時間などが削減されてプライベートの時間を増やせるでしょう。そのことが、従業員のプライベート充実、ひいては従業員の満足度向上につながります。

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デジタルワークプレイスの注意点

ここでは、デジタルワークプレイスの注意点について、以下の3点を解説します。

• コミュニケーション手段
• 勤怠管理
• セキュリティ対策

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーション手段

デジタルワークプレイスの注意点の1つ目は、コミュニケーション手段です。

デジタルワークプレイスでは対面コミュニケーションが減る分、オンラインツールで円滑なコミュニケーションが欠かせません。従業員にツールの使い方や運用ルールを徹底させることが求められます。

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勤怠管理

デジタルワークプレイスの注意点の2つ目は、勤怠管理です。

リモートワークが増えると、目の前に従業員がいない分、従来の勤怠管理では対応できなくなります。クラウド型の勤怠管理システムなどを導入して従業員が使いやすいシステムを構築しましょう。また、人事評価制度も、リモートワークに対応できるよう見直すことが必要です。

セキュリティ対策

デジタルワークプレイスの注意点の3つ目は、セキュリティ対策です。

デジタルワークプレイスでは、テレワークやクラウドを積極的に利用する分、セキュリティリスクにも気を配ることが欠かせません。VPNやゼロトラストセキュリティなどのセキュリティ対策を講じることで、情報漏えいを防ぎましょう。

デジタルワークプレイスを成功させるポイント

ここでは、デジタルワークプレイスを成功させるポイントについて、以下の3点を解説します。

• 業務にマッチしたツールの活用
• デジタルワークプレイスに合わせたルール策定
• ネットワーク環境の整備

1つずつ見ていきましょう。

業務にマッチしたツールの活用

デジタルワークプレイスを成功させるポイントの1つ目は、業務にマッチしたツールの活用です。

デジタルワークプレイスを成功させるには、業務内容に合ったツールを選ぶことが欠かせません。Web会議システムやビジネスチャットツールなどさまざまなツールがありますが、自社の規模や業務内容に合わせて最適なものを選びましょう。

デジタルワークプレイスに合わせたルール策定

デジタルワークプレイスを成功させるポイントの2つ目は、デジタルワークプレイスに合わせたルール策定です。

デジタルワークプレイスでは、従来のオフィスワークとは異なる働き方が可能になります。そのため、リモートワークやフレックスタイム制などに対応できるよう、就業規則の見直しが欠かせません。特に、従業員の評価方法や勤怠管理システムは、デジタルワークプレイスに適した形に改めましょう。

ネットワーク環境の整備

デジタルワークプレイスを成功させるポイントの3つ目は、ネットワーク環境の整備です。

デジタルワークプレイスを導入する際は、ファイル共有などの遅延が発生しないよう、強固なネットワーク環境を整備しましょう。また、サーバー攻撃のリスクが高まっているためセキュリティ面も重要です。

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デジタルワークプレイスの活用事例

ここでは、デジタルワークプレイスの活用事例について、以下の2点を解説します。

• IT企業A
• 地方自治体B

1つずつ見ていきましょう。

IT企業A

デジタルワークプレイスの活用事例の1つ目は、IT企業Aの事例です。

IT企業Aは、10年以上前からテレワークの推進を進めており、新型コロナウイルス感染症拡大時には、全従業員が在宅勤務を実現しました。仮想デスクトップやテレビ会議ツールなどを活用することで、デジタルワークプレイスを実現した企業として有名です。

地方自治体B

デジタルワークプレイスの活用事例の2つ目は、地方自治体Bの事例です。

地方自治体Bでは、職員の負担軽減と業務効率化を目的に、デジタルワークプレイスが導入されました。例えば、スマートフォンからさまざまなシステムにアクセスできる環境を整え、出張や人員削減に対応しています。

まとめ

今回は、デジタルワークプレイスの意味や成功させるポイントに加え、デジタルワークプレイスの活用事例を解説しました。

デジタルワークプレイスは、既存のオフィス環境を仮想化したもので、DXの一般化や働き方改革などに伴い注目度が高まってきました。従業員のプライベート充実や場所にとらわれない雇用形態など、導入することで業務への効果が期待できます。

ただし、勤怠管理やセキュリティ対策には注意が必要です。デジタルワークプレイスにマッチしたルール策定やネットワーク構築、さらにはツールの導入が求められます。