デジタルワークプレイス戦略の5つの重要ステップ

2025-01-29

イントラネット・デジタルワークプレイス

従業員を鼓舞するデジタルワークプレイス戦略を構築するには：

1. デジタルワークプレイス戦略を理解する

デジタルワークプレイスとは、人事システムや顧客管理システム (CRM) アプリケーション、メールといった、従業員が仕事で使用するすべてのテクノロジーの集合です。

すでにさまざまなデジタルツールを使っている組織がほとんどであり、より効果的なデジタルワークプレイス環境を構築しやすくなっています。

実際、具体的なデジタルワークプレイス変革戦略を策定することで、多くの組織がオフィスの近代化に向けた取り組みによって目に見える成果を上げています。

では、デジタルワークプレイス戦略とはどのようなものなのでしょうか？

デジタルワークプレイス戦略を構築する際は、従業員、テクノロジー、管理、ビジネス目標の4つの層を考慮する必要があります。

この4つの層すべてを組み合わせると効果的な戦略となり、従業員の生産性、満足度、定着率、コミュニケーションを向上させることができます。

明確なビジョンを持たないまま新しいテクノロジーやプラットフォームに投資してしまうと、組織にとって長期的にはメリットのないものになってしまう可能性があります。

良い成果を上げるためには、デジタルワークプレイスのビジョンをビジネスゴールと一致させなければなりません。

では、デジタルワークプレイスのビジョンはどのように定めればいいのでしょうか？

まずは、従業員のエンゲージメントと生産性の向上など、職場環境を改善したい理由を明確にしましょう。

次に、管理職やディレクターといった関係者と緊密に連携して計画を練り、実行に移します。

デジタルワークプレイス導入計画、つまりロードマップを作成することで、組織内の全部署が連携し、ビジネス目標の達成に取り組めます。

さらに全部署を関わらせると、全従業員がプロセスの一部を担うことができ、イニシアチブの有効性が大幅に向上します。

では、新しいデジタルワークプレイス戦略のロードマップを作成するにはどうすればいいのでしょうか？研究開発、マーケティング、営業、顧客サポート、製造、人事、ITなどの各部署に、次のことを聞いてみましょう。

その後、独自にリサーチを行い、得られた回答をもとに組織に導入する新しいテクノロジーを決定します。

デジタルワークプレイスのツールボックスには、従業員が仕事を行うのに必要なツールとテクノロジーがすべて入っています。

ただし、理想とするデジタルワークプレイスのビジョンを定めていなければ、効果的なツールボックスを構築することはできません。

ビジョンがなければ、新しく導入するツールは特定の部署やグループしか恩恵を受けられないものになってしまう可能性があり、最悪の場合には、誰一人として恩恵を受けられないものになってしまう恐れすらあるからです。

では、デジタルワークプレイスのツールボックスには何を入れるべきなのでしょうか？

デジタルツールは、ほとんどの組織で大きく分けて8つのカテゴリに分類されており、それぞれ独自の方法でビジネス目標の達成をサポートしています。

メッセージング：迅速なコミュニケーションを実現するツール (メール、インスタントメッセージ、つぶやきサイト、モバイルメッセージングなど)
生産性：従業員が効率的に作業できるようにするツール (ワードプロセッサ、表計算ソフト、電卓、プレゼンテーションソフトなど)
共同作業：従業員が共同作業できるようにするツール (Wiki、ウェブ会議、コミュニティ、チームルームなど)
コミュニケーション：社内情報の発信と情報共有をサポートするツール (ブログ、イントラネットプラットフォーム、ポータル、パーソナライズされたホームページなど)
業務アプリケーション：従業員がセルフサービスアプリケーションにオンラインでアクセスできるようにするツール (ERP、CRM、人事システム、経費精算など)
クラウドソーシング：組織が従業員のフィードバックやアイデアを集めるられるようにするツール (投票、フォーラム、調査など)
接続性：組織全体からそれに詳しい人や従業員を簡単に探し出せるツール (従業員名簿、組織図など)
モビリティ：リモートワークを可能にするツール (ノートパソコン、スマートフォン、ホームオフィス、リモートスキャナーなど)

組織のビジネス目標を最もサポートしてくれるソフトウェアを選択したら、新しいテクノロジーを安全に導入するための計画を策定することが重要です。