ビジネスシーンにおいても、コミュニケーション能力が欠かせません。コミュニケーションを構成する要素はいくつかありますが、その中で外せないポイントが伝達力です。いくら優れた考えでも、それが相手に伝わらなければ意味がありません。

コミュニケーション手段も多岐に渡りますが、それぞれの手段ごとに特徴があるので、その特徴を考慮しつつ、コミュニケーションを取る必要があります。どのコミュニケーション手段にも共通するポイントもあるので、それも十分押さえておきましょう。

そこで今回は、コミュニケーションでの伝達力が必要な理由や伝達しやすくする方法を解説します。

コミュニケーションを構成する要素

ここでは、コミュニケーションを構成する要素について、以下の4点を解説します。

• 意思伝達力
• 論理的表現力
• 好感表現力
• 対人調和力

1つずつ見ていきましょう。

意思伝達力

コミュニケーションを構成する要素の1つ目は、意思伝達力です。

意思伝達力は、自分の考えを相手に効果的に伝える能力です。ビジネスシーンでは、顧客へのプレゼンテーションや上司への提案など、様々な状況でこの力が求められます。

意思伝達力が高い人は、相手の性格や考え方を理解し、それに合わせて伝え方を調整できます。このような人は自分の意図を正確に伝えられるため、仕事を計画通りに進められる分、良い成果を出しやすい傾向にあります。

論理的表現力

コミュニケーションを構成する要素の2つ目は、論理的表現力です。

論理的表現力は、情報を整理して筋道立てて伝える能力です。ビジネスでは多くの場合、同僚・上司・顧客と共に業務を進めていくため、案件の背景や内容をわかりやすく共有する必要があります。

論理的表現力が高ければ、上司への報告も簡潔に行えるため、意思決定のスピードが向上するでしょう。また、論理的表現力が高い人は明確な説明やわかりやすい文章を作成できるため、企画プレゼンテーションや顧客提案などでもその力は大いに役立ちます。

好感表現力

コミュニケーションを構成する要素の効果の3つ目は、好感表現力です。

好感表現力は、相手に良い印象を与える表現ができる能力です。仕事は常に誰かと協力して行うもので、他者からの協力を得る場面も多くあります。そのとき、感じの良い人からの依頼であれば、相手も快く引き受けてくれるでしょう。

「あの人に頼まれたら協力したくなる」「いつも印象が良いから手伝ってあげよう」と相手に思ってもらえれば、業務はよりスムーズに進みます。好感を持たれるような態度や姿勢を表現できることも、効果的なコミュニケーション能力の1つです。

対人調和力

コミュニケーションを構成する要素の4つ目は、対人調和力です。

対人調和力は、相手の話に耳を傾けて、その意図や感情を理解する能力です。コミュニケーションは双方向のやり取りであり、お互いの理解があってはじめて成立します。

例えば、相手の意見を否定することから始めると、コミュニケーションは成り立ちません。まずは相手の考えを受け止め、考えの真意や求めていることの理解に努めることが重要です。相手に共感し理解を示すことで、より活発で建設的な対話が可能になり、良好な人間関係を築けます。

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コミュニケーションの伝達を円滑化させる重要性

ここでは、コミュニケーションの伝達を円滑化させる重要性について、以下の3点を解説します。

• 相手への信頼感・安心感
• 正確な業務遂行
• 人脈拡大

1つずつ見ていきましょう。

相手への信頼感・安心感

コミュニケーションの伝達を円滑化させる重要性の1つ目は、相手への信頼感・安心感です。

ビジネスコミュニケーション力が高いと、相手に確かな信頼感と安心感をもたらします。自社の商品やサービスの魅力を明確に伝え、顧客からの質問に的確に応える営業担当者がその好例です。

ただし、真の信頼を得るには話術だけでなく、相手の話に真摯に耳を傾けてきちんと理解して適切な情報提供や提案を行うことが求められます。

正確な業務遂行

コミュニケーションの伝達を円滑化させる重要性の2つ目は、正確な業務遂行です。

ビジネスコミュニケーション力は、あらゆる職種で欠かせません。
例えば、ソフトウェア開発では、顧客の要件を正確に理解し、チームメンバーと綿密に確認しながら作業を進める必要があります。

相手が伝えている内容を正しく理解し、それを成果物に適切に反映する能力が必要です。コミュニケーションの精度は、最終的な仕事の品質に直結します。

人脈拡大

コミュニケーションの伝達を円滑化させる重要性の3つ目は、人脈拡大です。

ビジネスコミュニケーション力を身につけることで、より多くの人々とつながりをもてます。社内外に幅広い人脈があれば、必要なときに様々な専門家から情報やアドバイスを得られるでしょう。

日常的に頻繁な交流がなくても、連絡を取り合える緩やかなつながりを持つことは、異なる価値観や新しい情報に触れる機会を生み出せる価値があります。

コミュニケーション伝達が必要になるシーン

ここでは、コミュニケーション伝達が必要になるシーンについて、以下の5点を解説します。

• 対面
• 電話
• メール
• 会議
• チャット

1つずつ見ていきましょう。

対面

コミュニケーション伝達が必要になるシーンの1つ目は、対面です。

対面コミュニケーションは、相手と直接会って行うコミュニケーション方法です。言葉だけでなく、表情や声のトーンなどの非言語要素も活用できるため、意図や感情をより正確に伝えられます。

このため情報の伝達精度が高く、相互理解が深まりやすい点がメリットです。ただし、相手の反応を見つつ慎重に会話を進める必要があり、自分の態度によって情報の伝わり方が変わる点にも意識しましょう。

電話

コミュニケーション伝達が必要になるシーンの2つ目は、電話です。

電話コミュニケーションは音声のみで行われる手段で、離れた場所にいる相手とも迅速に連絡が取れるため、緊急時の情報伝達に適しています。相手と直接会話できる点は魅力ですが、表情や身振りが伝わらないことは難点です。

そのため、言葉遣いや声のトーンに特に注意を払いましょう。また、相手の状況が見えないことから、電話をかけるタイミングや通話時間についても配慮しなければなりません。

メール

コミュニケーション伝達が必要になるシーンの3つ目は、メールです。

メールコミュニケーションは、テキストベースで情報やデータファイルを送受信できる手段です。内容の保存・管理が容易で、時差や距離を問わずコミュニケーションを実現できます。

一方で、非言語コミュニケーションが使えないため、文章表現やレイアウトを工夫した正確な情報伝達が求められます。
また、メールの見落としや誤送信のリスクもあるため、特に緊急性や機密性の高い内容については、別の連絡手段も検討すべきです。

会議

コミュニケーション伝達が必要になるシーンの4つ目は、会議です。

会議は、複数人に同時にコミュニケーションを取りたい場合に向いています。ビジネスアイデアの交換や事業方針の合意形成などに有効です。

近年は、オンライン会議も増えてきました。オンライン会議の場合は、移動費や会場費の削減が可能で、より多くのメンバーが参加できます。

チャット

コミュニケーション伝達が必要になるシーンの5つ目は、チャットです。

ビジネスチャットは、アクション機能やスタンプなどを用いて手軽な業務連絡に向いています。ツールによっては、タスク管理やファイル一覧機能も使え、業務効率化を実現できます。また、目的別のチャットルームやクリップ機能を活用すれば、情報の見逃しを防げるでしょう。

コミュニケーションの伝達をより良くするポイント

ここでは、コミュニケーションの伝達をより良くするポイントについて、以下の4点を解説します。

• 信頼関係の構築
• 受信への意識
• 相手が発言した内容への尊重
• 伝えるタイミングの配慮

1つずつ見ていきましょう。

信頼関係の構築

コミュニケーションの伝達をより良くするポイントの1つ目は、信頼関係の構築です。

コミュニケーション上達には話し方の練習だけでなく、相手との信頼関係構築が欠かせません。何を言うかだけでなく誰が言うかも重要です。どんなに正しいことを言っても、信頼関係がなければ相手に聞き入れてもらえないでしょう。

例えば、自分の話ばかりする人から「相手の話を聞くことが大切」と言われても、説得力はありません。人は話の内容だけでなく、話し手の人間性も見ています。

まずは相手を知り、自分のことも知ってもらいましょう。信頼関係が築けると、自分の言葉の意図が理解されやすくなり、円滑なコミュニケーションが可能です。

受信への意識

コミュニケーションの伝達をより良くするポイントの2つ目は、受信への意識です。

受信への意識も、コミュニケーションも重要です。コミュニケーションは「発信」と「受信」に分けられます。発信は自分の考えを伝えることで、受信は相手の意図を理解することです。

コミュニケーション向上を目指す人は発信に注目しがちですが、受信にも着目しましょう。受信がしっかりできていないと、相手の意図や背景を適切に捉えられず、信頼関係構築も困難です。相手が話している間に適度に相槌や頷きを入れることで「自分の話をしっかり聴いてくれている」と安心感を与えられます。

相手が発言した内容の尊重

コミュニケーションの伝達をより良くするポイントの効果の3つ目は、相手が発言した内容の尊重です。

コミュニケーション向上には、相手の言葉を尊重する姿勢が欠かせません。人は自分の考えを相手も尊重してくれると、信頼や安心を感じます。逆に、自分の考えが軽んじられていると感じれば、相手の言葉を聞く意欲も失われるでしょう。

そのため、円滑なコミュニケーションには相手の言葉や考え方を尊重する行動が重要です。相手が使う言葉を自分も取り入れることや、相手の意見を反復することで相手が「自分を尊重してくれている」と認識してもらえます。

伝えるタイミングの配慮

コミュニケーションの伝達をより良くするポイントの4つ目は、伝えるタイミングの配慮です。

正しい内容でも、タイミングによっては「今は聞きたくない」と相手が感じることもあるでしょう。このように、コミュニケーションでは相手の立場への配慮が欠かせません。

また、重要な話を切り出すタイミングも重要です。
例えば、金曜の帰宅間際や夜遅くに重要な話をすると、相手はその問題を抱えたまま週末を過ごさなければなりません。

ショックを与える可能性のある内容などは、午後一番に伝えて夕方まで様子を観察するようにしましょう。同様に、月曜の朝一番に重要な話をすることも避けた方が良いでしょう。

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まとめ

今回は、コミュニケーションでの伝達力が必要な理由や伝達しやすくする方法を解説しました。

コミュニケーションの伝達を円滑化させることで、相手への信頼感・安心感や正確な業務遂行など、様々な効果を期待できます。コミュニケーション伝達が必要になるシーンは、対面やチャットなど幅広く、それぞれ特徴があることに注意しましょう。

コミュニケーションの伝達をより良くするポイントとして、信頼関係の構築や受信への意識があります。自社においても、従業員間やクライアントとのコミュニケーション伝達力を向上させ、業務に役立てましょう。