職場では、チームワークを大切にして日々の業務に取り組む必要があります。チームワークを発揮するためには、職場でのコミュニケーションの活性化が欠かせません。

しかし、現在の職場のコミュニケーションに課題を感じている方もいるでしょう。職場でコミュニケーションを促進する方法は多数あるので、引き出しとして1つでも多く身につけておきたいところです。

そこで今回は、職場コミュニケーションの重要性や手法に加え、職場でコミュニケーションを活性化させるポイントを解説します。

職場でコミュニケーションを活性化する重要性

ここでは、職場でコミュニケーションを活性化する重要性について、以下の5点を解説します。

• 生産性向上
• 定着率向上
• 従業員の主体性向上
• 問題解決力向上

1つずつ見ていきましょう。

生産性向上

職場でコミュニケーションを活性化する重要性の1つ目は、生産性向上です。

社内コミュニケーションが円滑になると、コミュニケーション不足に起因する業務ミスが減り、その分、生産性が向上します。例えば、進捗状況をこまめに共有することで、進捗が遅れる気配をいち早く察知してお互いにカバーできるため、組織全体の業務遂行がスムーズになるでしょう。

定着率向上

職場でコミュニケーションを活性化する重要性の2つ目は、定着率向上です。

職場でのコミュニケーションが盛んであれば、職場の人間関係が良好になります。職場の人間関係は、従業員の定着率に大きな影響を与えるものです。実際に「令和5年雇用動向調査結果の概況（P15） 」で、以下の結果が報告されています。

▼「令和5年1年間の転職入職者が前職を辞めた理由」（個人的理由のみ）

出典：令和５年雇用動向調査結果の概況｜厚生労働省

このように、職場の人間関係が原因で退職を選択する従業員は、男女問わず多いのです。裏を返せば職場の人間関係が良好であれば、退職せず職場に定着する確率が高まるのです。

職場でのコミュニケーションが盛んになれば、定着率向上が見込めます。

従業員の主体性向上

職場でコミュニケーションを活性化する重要性の3つ目は、従業員の主体性向上です。

職場コミュニケーションの活性化に伴って、メンバーの組織や他メンバーへの愛着が強まっていきます。その結果、組織のために働きたいと考えるようになり、主体性が向上するでしょう。各自が自分で考えて仕事するようになり、組織全体のパフォーマンスも向上します。

問題解決力向上

職場でコミュニケーションを活性化する重要性の4つ目は、問題解決力向上です。

職場内でコミュニケーションを活発に行うことで、従業員同士で互いのアイデアや知識を伝え合う場面が増えるでしょう。その結果、今まで自分だけでは思いつかなかったアイデアがふとしたことから思いつくようになり、問題解決力向上につながるのです。

職場のコミュニケーション不足を引き起こす要因

ここでは、職場のコミュニケーション不足を引き起こす要因について、以下の5点を解説します。

• 指示・フィードバック不足
• 時間・リソース不足
• 不適切なツール
• 組織の悪い文化
• 上下関係の強さ

1つずつ見ていきましょう。

指示・フィードバック不足

職場のコミュニケーション不足を引き起こす要因の1つ目は、指示・フィードバック不足です。

上司から具体的な指示・フィードバックがなければ、従業員は自分の仕事が評価されているかどうかわかりません。そのため、モチベーションが低下することもあるでしょう。自分が次に何をすべきか明確にならないため、業務効率が悪化する恐れもあります。

時間・リソース不足

職場のコミュニケーション不足を引き起こす要因の2つ目は、時間・リソース不足です。

コミュニケーションにかける時間・リソースが不足すると、従業員同士の意見交換や情報共有をできる機会が減少します。その結果、コミュニケーション不足が発生します。

不適切なツール

職場のコミュニケーション不足を引き起こす要因の3つ目は、不適切なツールです。

職場のコミュニケーションに役立つツールは多数ありますが、ツールを適切に使っていない場合や、従業員のニーズに合っていないツールを使っている場合、効果は限定的です。その結果、職場コミュニケーションが思うように進まなくなるでしょう。

組織の悪い文化

職場のコミュニケーション不足を引き起こす要因の4つ目は、組織の悪い文化です。

組織内で意見を自由に発言できる雰囲気がないと、従業員が自分の考えを隠してしまっても無理はありません。また、従業員同士で気軽にコミュニケーションが取れない環境も、情報共有の妨げになります。

上下関係の強さ

職場のコミュニケーション不足を引き起こす要因の5つ目は、上下関係の強さです。

上下関係が厳しく、上司から部下への一方的なコミュニケーションが主流になっている組織では、意見交換が活発に行われません。また、情報が歪められて伝わることもあるでしょう。その結果、職場コミュニケーションが阻害されます。

職場のコミュニケーションを促進させる手法の具体例

ここでは、職場のコミュニケーションを促進させる手法の具体例について、以下の6点を解説します。

• 1on1ミーティング
• 社内イベント
• 社内報
• ランチ時の交流
• 社内SNS
• フリーアドレス制

1つずつ見ていきましょう。

1on1ミーティング

手法の具体例の1つ目は、1on1ミーティングです。

上司と部下で定期的に1on1ミーティングをすることで、上司と部下は互いの理解を深められます。上司としては、部下の悩みや目標を把握することで部下の成長をサポートできるでしょう。

社内イベント

手法の具体例の2つ目は、社内イベントです。

社内イベントを通じて、普段交流のない従業員同士がコミュニケーションを取りやすくなります。これにより、部署を超えた全社的な一体感が作られ、組織全体の活性化が可能になります。

社内報

手法の具体例の3つ目は、社内報です。

社内報は、経営方針や社員の取り組みなどを全社的に共有できるため、全社的な共通認識を醸成したい場合に向いています。従業員に対し、会社への理解と帰属意識を強めてほしい場合にうってつけです。

ランチ時の交流

手法の具体例の4つ目は、ランチ時の交流です。

部署を超えてランチタイムを過ごすことで、普段交流のない従業員との関係を築いて新しい視点を得られることもあるでしょう。また、従業員同士の交流で新たなアイデアが生まれるかもしれません。

社内SNS

手法の具体例の5つ目は、社内SNSです。

社内SNSは社内限定で用いるSNSのため、従業員同士で気軽に情報共有や意見交換ができます。部署間の連携を強化し、組織全体のコミュニケーションを活性化したい場合におすすめです。

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フリーアドレス制

手法の具体例の6つ目は、フリーアドレス制です。

フリーアドレス制では、各従業員の座席を固定しません。毎日違う座席で仕事ができるため、気持ちが新鮮になるだけでなく、他の多くの従業員とコミュニケーションを取りやすくなります。

職場のコミュニケーションを活性化するためのポイント

ここでは、職場におけるコミュニケーションを活性化するためのポイントについて、以下の6点を解説します。

• 話題の用意
• 適切な話し方
• 相手の話を傾聴
• 相手への関心
• 自己開示
• ノンバーバルコミュニケーション

1つずつ見ていきましょう。

話題の用意

ポイントの1つ目は、話題の用意です。

仕事の合間や業務後などで、従業員同士のちょっとした会話が増えてくると職場のコミュニケーションが増えます。それには、従業員同士で話せるよう事前に共通の話題を準備しておくとよいです。仕事の話だけでなく趣味やニュースなど、さまざまな話題を用意しておくと相手との共通の話題を見つけやすくなります。

また、日々の業務で感じたことや疑問点を共有することもおすすめです。ただし、否定的な話題や愚痴は避け、建設的な会話を心がけましょう。

適切な話し方

ポイントの2つ目は、適切な話し方です。

同じ内容を伝える場合でも、話し方によって相手に与える印象は大きく変わります。丁寧な言葉遣いを心がけ、相手にわかりやすく伝えましょう。

また、重要なポイントを伝える際は、ゆっくり大きな声で話すと強調できます。これらのポイントを意識することで、意思疎通がスムーズになるでしょう。

相手の話を傾聴

ポイントの3つ目は、相手の話を傾聴することです。

コミュニケーションを取る際は、自分がうまく話すことばかりを考えず、相手の話をしっかりと聴くことを心がけましょう。ただ黙って聴くだけでなく、適度に相づちを打ち、共感の言葉を交えることで、相手が話しやすい雰囲気を作ることができます。その結果、コミュニケーションを促進できるのです。

相手への関心

ポイントの4つ目は、相手への関心です。

相手の話を通じて、相手に関心をもつとコミュニケーションを取りやすくなります。人は、相手が自分の話や自分自身に興味をもって積極的に話しかけてくると、ポジティブな感情をもちやすいものです。

また、随所で相手をほめると一層相手はいい気分になります。その結果、コミュニケーションを活性化できます。

自己開示

ポイントの5つ目は、自己開示です。

自分のことばかり話すことは問題ですが、相手の話もしっかり聴きつつ自分のプライベートや価値観を積極的に話すことも、自己開示になって相手との信頼構築につながります。

例えば、部下に対して自分の失敗談を伝えることは、部下にとっては学びになる上、親近感をもってもらうきっかけにもなるでしょう。

ノンバーバルコミュニケーション

ポイントの6つ目は、ノンバーバルコミュニケーションです。

コミュニケーションを取る際は、話す言葉だけでなく、表情や声のトーンなどノンバーバルな部分も、相手に自分の気持ちや考えを伝えるために重要です。同じ言葉でも、文字情報だけでは相手がどのような気持ちかなかなか見えてきません。対面であれば、ノンバーバルコミュニケーションを通じて相手の気持ちを読み取れるため、積極的に活用しましょう。

まとめ

今回は、職場コミュニケーションの重要性や手法に加え、コミュニケーションを活性化させるポイントを解説しました。

職場のコミュニケーションを活性化させることで、定着率の向上や問題解決力の向上などの効果が期待できます。

時間・リソース不足や組織の悪い文化によってコミュニケーション不足に陥っている企業は珍しくありませんが、1on1ミーティングや社内SNSなどの手法をうまく活用すれば、職場コミュニケーションの活性化は可能です。

相手の話を傾聴しつつ、積極的に自己開示して相手との関係性を構築していきましょう。